Skicka inte! 9 misstag när du skriver e-post

Lång eller kort e-post, e-adresser för 1000, klumpigt skrivet oformaterad text och inga resultat. Kommunicerar via e-post är inte så lätt som det kan verka, och var tredje användare gör ett misstag, infuriates sina partners och kunder, och inte få resultat. Det finns nio vanliga misstag som bör veta innan du skriver en annan e-post.

1. Du skickar e-post endast då något måste vara

Inte den bästa tiden att upprätta förbindelser med en man, när du behöver något från honom. Först måste du kontrollera förhållandet och försök att stärka dem. Till exempel kan du göra det till en regel varje lördag skickade 5 brev till personer som intresserar dig. I ett brev till gratuleras på framgången eller uttrycka min beundran för projektet. Detta är ett bra sätt att inte glömma de människor som i framtiden kommer att ha något att fråga.

2. Du glömmer att din e-post kommer att läsas levande person

Skriver ett brev, är det viktigt att komma ihåg att det kommer att läsas inte en robot, men en man. Du kommer inte att ge en annan torr lag, kom för att besöka honom?

Sätt några varma fraser i början och slutet av ditt meddelande - det kommer att inrätta en mottagare på en vänlig fot.

Till exempel, som en upptakt till gratuleras på ett lyckat projekt, och avslutade med att önska all lycka.

3. Alltför många "I"

Många människor skriver sin e-post bara från den första personen och lägga för mycket "I", till exempel: "Jag inbjuder dig till en föreläsning, och jag tror att du kommer att vara intresserad av att höra det. Jag hittade författaren berättar om ...". Sådana brev är svåra att läsa och gör det onödigt att fokusera på personlighet författaren, så kolla din e-post till ett överskott av "I" och ersätta den.

4. Att skicka brev till fel tid

Om du skrev ett brev i dag, betyder det inte att det ska skickas omedelbart. Först måste du utvärdera hur relevant information, och om du kan skicka det senare. Efter att ha planerat att skicka ett brev i en dag eller två, ge dig själv tid att slappna av.

Dessutom är du inte längre räkna med omedelbar respons och kommer därför att vara först att svara på de viktigaste bokstäver, och sedan - allt det andra.

5. Skicka e-post för många människor

Det är bättre att skicka e-post till tre intresserade människor som kan svara dig än femtio som inte vet vad du skriver. Ju bättre du känner personen som får ditt meddelande, desto mer sannolikt att svara. I varje fall är begäran av främlingar uppfattas som spam.

6. Du vet inte något om den person som kommer att få din e-post

Försök att lära sig mer om mottagarens. Detta kan göras med hjälp av Rapportive plugin som fungerar i Chrome och Firefox. Öppning e-post, visas information om avsändaren - foto länkar till Twitter och Facebook och professionella data med Linkedin.

7. Glöm korta påminnelser

Om du väntar några viktiga meddelanden som tiden kan sträckas till oändlighet.

För att vara säker på att mottagaren har läst ditt meddelande alls, kan det vara i väntetid för att påminna honom om han kort lite på en rad e-post.

Till exempel: "Hej. Jag vill påminna sitt förslag. Nästa vecka kan vi göra den första leveransen. Om du har några frågor, låt mig veta. "

8. Meddelande för lång

Ju längre budskapet, desto mindre troligt att någon läser det.

Det är inte nödvändigt att i detalj beskriva sin strategi planer på att e-post och allt annat. För detta ändamål finns bättre verktyg, till exempel Google Dokument, Basecamp eller andra program för projektledning.

9. Genom att bara använda e-post

Det är inte nödvändigt att basera sitt arbete endast i överensstämmelse med e-post - övriga instrument förtjänar inte mindre uppmärksamhet. Chat, Skype, e-post - alternativa kommunikationsmedel för att hålla kontakten.

När du rätta till felet, är det värt att tänka och skriva stil.

Hur man skriver bättre?

1. Catchy berätta historier. ADD illustrationer berättar om problemet som intresserar dig är att göra texten enklare och tydligare för människor. Läsaren bör omedelbart se din historia och känsla för att passa.
2. Följ regeln om fyra förslag.
   

   Försök att passa din idé om fyra (högst fem) förslag och att fokusera på den viktigaste frågan.

3. Övervägutländsk stil. Se hur man kommunicerar med andra människor och försöker vara lika i stil svar. Du har skickat tre torra fraser? Skriv inte en lång svar matcha med samtals och besvara den så korta och affärsmässig.
4. Håll vad du vill. Förlängning för Evernote Web Clipper webbläsaren kan du snabbt spara önskad text för att återgå till det senare.
   

   Kort meddelande, tackbrev, kampanjerbjudanden - hålla allt som du tror intressant, och senare, när du skriver breven kommer du att kunna hämta inspiration från dem.