När vi gör att mail att styra sig själva och vad de ska göra

Om du arbetar med e-post verkar för dig, om du spelar spel där du behöver för att "hinna ikapp" med en hammare plötsligt kommer ut i den ena eller andra mink mullvad, du är inte ensam. E-post standard - den främsta kanalen för affärskommunikation. på utvärderingar Radicati Group, den genomsnittliga kontorist erhåller cirka 100 e-postmeddelanden per dag. Detta antal ökar årligen med 15%. I juli 2012 konsultföretaget McKinsey Global Institute publicerat en rapport med titeln "Den sociala ekonomin: att öka värde och produktivitet genom sociala teknik »(den sociala ekonomin: Unlocking värde och produktivitet genom sociala Technologies). Den säger att gräsrötterna anställda tillbringar 28% av sin tid åt att arbeta för hantering av e-post.

Tänk på det. Om du har en 50-timmars arbetsvecka, 14 timmar har du spenderar läsa och skriva e-post. Det är osannolikt att du tillbringar så mycket tid i Word, Excel eller andra arbetsprogram.

Kanske dessa siffror inte skulle vara ett problem om e-post var verkligen en effektiv kommunikationskanal. Snarare är det så för vissa företag. Men i de flesta fall är det inte. Naturligtvis har e-post rätt att existera, men inte engagera sig. forskning

showAtt konstant kontroll av inkommande sänker IQ.

Under de senaste åren har e-post blivit en riktig gissel affärskommunikation. Det bör dock inte klandras för alla sjukdomar. Att skylla teknik är bekvämt: det är en bra ursäkt för att inte titta i spegeln. När allt kommer omkring, om vi tittar på insidan, kommer du att förstå att problemet inte är i e-postmeddelandet som sådan, men hur vi använder dem.

Poängen är inte att ge upp e-post (även om vissa gör). Tanken är att använda det rationellt.

Var ska man börja?

Förstå, e-post ≠ samtal

Via e-post kan inte föra en dialog på samma sätt som i verkliga livet. I breven finns det alltid tidsintervall och textmeddelanden är inte avsedda att nära vänskap visas till den andra parten. Justin Kruger (Justin Kruger) från New York University och Nicholas Epley (Nicholas Epley) University of Chicago bevisadeAtt i avsaknad av icke-verbala signaler människor felaktigt tolka e-post.

Psykologer har funnit att för att korrekt tolka stämningen är bara hälften av fallen som erhållits i ett textmeddelande. Smilies, tyvärr, inte hjälp, till exempel för att skilja humor sarkasm. Detta leder ofta till missförstånd. Är du redo varje gång att kasta ett mynt i ett försök att gissa om din samtalspartner är klart löfte?

Följ regeln om tre bokstäver

Acceptera det faktum att e-post är inte den bästa platsen för intima samtal, gå till handling.

Använd regeln om tre bokstäver: om problemet inte är löst i tre e-post, behöver du ett personligt möte.

Det är tillämpligt på lösningar som de administrativa uppgifter (t.ex. uppfyller planering) samt personliga. Det kommer att spara mycket tid och kommer att skydda från en mängd olika besvikelser. Men som det är inte för alla, vara beredd att missnöje några kamrater. Med en rimlig andel av de antaganden, men det är dags att bli av med installationen "på alla frågor fick mail."

Inte besluta om brådskande frågor e-post

Om problemet är verkligen viktigt och kräver omedelbara åtgärder, inte lösa det i e-post. För att göra detta, det finns en telefon. Låt detta vara en regel i ditt företag.

Använd inte e-post för att hantera uppgifter

E-post - detta är inte en uppgift manager. Men många människor använder e-post i sin egenskap av sådan. Inte undra på att de ständigt distraherad. Jag öppnade lådan för att konsultera med de uppgifter och du träffar flödet av affärs- och personlig kommunikation. Det är lätt att byta till dem, glömmer vad det öppna e-postklient.

Ärendehantering har separata program: Todoist, DropTask, Flow och andra. Detta är inte en e-ersättning, de syftar till mål som du försöker uppnå.

Samma projektledning. Trello, asana eller Basecamp - bekväma och prisvärda verktyg som kommer att spara dig från den kilometerlånga samtal.

Tänk inte på hur man kommunicerar till kolbrytning i gruvan

Få människor är fria i sina arbetsrelationer. många De hatar sitt jobb, Inklusive det faktum att de inte kan välja sina kollegor, kunder och partners. Några av dem är för "upptagen" för att prata i telefon - bättre skriva ett dussin inlägg, i stället för två minuter för att diskutera allt i ord.

I det här fallet måste du vara uppmärksam på det sätt som deras kommunikation (ord, hastighet och så vidare). Fråga dig själv om du verkligen vill att interagera med människor som skygga från telefonen och tala. Titta till sökandena den lediga tjänsten i ditt företag till potentiella kunder eller möjliga framtida leverantörer. Om de ursprungligen kommunicera som om bruten malm i gruvan, vad är chansen att de kommer att förändras?

Var medveten om liv bortom e-post

Där är hon! Var inte rädd för att nära brevlåda. Världen inte kollapsa. Detta är självklart, men för många kan vara en uppenbarelse. Så, i sällskap med Klick Health förbjudna anställda använder e-post. Enligt dess generaldirektör, e-post - ett verktyg för att överlåta kontrollen över sig själva till andra.

Vad tror du: om e-post manipulerar folk eller inte, Tvingar dem uppgifter och ordning om de utförs?