7 åtgärder som bidrar till att arbeta med din e-post snabbare

Röran i din brevlåda är inte bara förstöra stämningen, men också på rankan döda din produktivitet. Vad ska jag göra om berget inkommande e-post växer och du inte har tid att ta itu med allt detta?

1. Bli av med skräp

Dessa inkluderar inte bara en uppriktig spam. Detta och nyhetsbrev, och ett urval av rabatter och erbjudanden på nätet handla - allt vad du en gång prenumererar på och vilken tid användnings från tid till annan. Tanken är denna: när du öppnar e-post, som bokstäver för att distrahera dig och störa fokus på jobbet.

Inte att avgå oss till eviga striden med kaos, skickar vi denna korrespondens till de utvalda områdena.

Microsoft Outlook 2016 Den tillåter dig att konfigurera filtrering av inkommande så att bokstäverna på standard låg prioritet utvecklats till mappen "Non-brådskande". Här kommer de att väntar i kulisserna, inte förhårdnader dina ögon.

2. Säkerhetskopiera e-postmeddelanden som har förlorat relevans

Självklart, om något inte behöver just nu, det betyder inte att det inte är användbar i framtiden. Men i inkommande och utgående meddelanden behöver för att upprätthålla ordningen.

Inlägg som innehåller viktig information som du nu i onödan, bör skicka till arkivet. Det mest bekväma sättet att göra detta automatiskt, konfigurera säkerhetskopior med en viss periodicitet. Här är sekvensen av åtgärder: "File» → «Inställningar» → «Avancerat" i 'Arkivera', tryck "Konfigurera Arkivera" och välj "Kör Arkivera automatiskt varje N dagar", specificera önskad tid intervall.

Listan (CTRL + E), kommer du enkelt navigera i arkivet och kan återuppta samtalet om det behövs. Som ett resultat, är brevlådan inte är full, och du behöver inte slösa tid på att försöka hitta rätt e-post bland inte särskilt relevant.

3. Klyftan i grupper av mottagare

Till om och om igen att inte producera samma typ av e-postlistor, skapa tematiska grupper, som du kan distribuera mottagarna av dina e-postmeddelanden.

Familj, vänner, arbete på projektgruppen - Outlook Det gör att du kan lägga till en grupp människor från adressboken eller dina kontakter i Excel.

Vad är bekväm? Du behöver inte ständigt skotta alla destinationer för att hitta rätt. Inom gruppen kan du snabbt dela dokument, sedan att arbeta tillsammans med dem. Meddelanden sorteras i konversationer, så att du snabbt kan hitta viktig information och lösa akuta problem. För att skapa en kontaktgrupp genom att trycka på CTRL + SKIFT + L.

4. Använd mobilappen

I de fall där ett akut behov av att ta itu med alla problem, är det viktigt att ha tillgång till e-post när som helst, var som helst - hemma och på vägen.

Använder Outlook applikationer för mobila enheter kan du visa meddelanden, arbeta med en lista med kontakter och filer från din smartphone eller surfplatta. All data omedelbart synkroniseras, så risken att viktig information kommer att passera dig, är utesluten.

5. Konfigurera skicka e-post planerad

Det var inte nödvändigt att lösa flera problem när det gäller heltids problem, göra arbetet i förväg. Microsoft Outlook kan du automatiskt skicka meddelanden vid en viss tidpunkt.

Tänk på all information om vem, vad och när du lovade att skicka, är svårt. Chanserna är goda att du helt enkelt glömmer att göra det. Ange skriv dag och tid för avgång, så att du inte kommer att distraheras av leverans av meddelanden om möten eller påminnelser om deadlines närmar sig.

6. Hantera e-post med hjälp av regler

I Outlook 2016 regler - är åtgärder som automatiskt tillämpas på meddelanden baserat på angivna villkor. Regler är indelade i två kategorier: anmälan och organisation.

Till exempel kan du ställa in ljudvarningar om meddelanden från en person eller bara skicka in en separat grupp av meddelanden med vissa ord i ämnesraden. Använd de erbjudna tjänsten mallar eller skapa sina egna regler. De kan användas för inkommande eller utgående meddelanden i ett eller flera konton.

7. Håll alla dina mail på ett ställe

Arbets box, personlig e-post - gör inte föröka enheter utan nödvändighet. Mycket lättare när samtidigt ha tillgång till alla e-postmeddelanden.

Med Outlook 2016 kan du sätta ihop inkommande meddelanden för flera konton.

Lägg till detta kontaktgrupp inställning och filtrera meddelanden med låg prioritet - sparar tid ser mycket imponerande.

programpaket Microsoft Office 365, vilket inkluderar Outlook 2016- en kombination av välbekanta verktyg med nya funktioner som gör arbetet lättare och snabbare. Synkronisera dokument, post och kalenderuppgifter, interaktion med molnverktyg utan tillgång till nätet, och tillgång till texterna presentationer från en webbläsare - det är bara en liten del av innovationer som hjälper dig att hantera vardagliga uppgifter snabbt och utan onödiga insatser.