Vad är en planerings fel och hur man ska värdera timingen

Vad är en planerings fel

Under de senaste tre åren har jag målat fem rum hemma. Jag börjar med sovrummet och det var planerat att köra med henne i en vecka. Men sista touch görs endast efter en månad.

Tänk, flytta till det andra rummet, har jag lämnat henne målning av en månad? Och här och där. Jag var säker på en gång redan fyllda handen, då, bara för att avsluta helgen, maximalt - till nästa. Men jag har en månad kvar igen. Som i varje alla andra rum. Utom köket - på henne det tog ännu längre tid.

Varje gång redo att måla ett annat rum, jag väntade i en vecka eller två allt kommer att vara redo. Erfarenheten sa att jag inte skulle klara på mindre än en månad. Men att ge upp förtroende i det faktum att mycket i den här gången kommer definitivt att gå snabbare, var det svårt.

I detta förmätet, eftersom vi underskattar behovet för oss att lösa problemen med tid, har ett namn: planering fel. Detta koncept är i slutet av 70-talet in

Intuitivt förutsägelse: fördomar och korrigerande procedurer psykologer Daniel Kahneman och Amos Tversky.

Vetenskapsmän förklarade att när planering människor ofta ignorera deras tidigare erfarenheter. I mitt fall var det faktum att rummet måla varje gång jag behövde en hel månad. Vanligtvis fokuserar vi bara på uppgiften: det är ett litet rum, därför måste måla den för länge.

Daniel Kahneman berättar i detalj om detta i bok "Tänk långsam... Bestäm dig snabbt." Han hävdar att felen i planeringen vanligtvis förknippas med två saker:

1. Vi anser inte hur lång tid det tog att utföra liknande uppgifter i det förflutna.
2. Vi antar att inte ställas inför svårigheter, vilket kommer att orsaka förseningar.

Vad som orsakar en felaktig uppskattning av tiden

enligtFramgång i Disruptive Times Project Management Institute, bara drygt hälften av alla projekt är klara på schemat.

Men en sak - att underskatta den tid som du behöver för att måla rummet (det bara tar dig lite besvär). Det är en helt annan - att göra samma misstag i bedömningen av arbetsuppgifter och projekt. Här kan konsekvenserna bli mycket allvarligare.

I bästa fall kommer detta att leda till det faktum att du eller ditt lag kommer att få arbeta övertid. I värsta fall - en brist på budget, små vinster, chefer och kunder missnöje.

Hur man bedömer problemet korrekt

Du måste sluta planering, ensam lita intuition. Det är bättre att använda särskild utrustning.

1. Bygga vidare på tidigare erfarenheter

Psykologer rekommenderar att Kahneman och TverskyIntuitivt förutsägelse: fördomar och korrigerande procedurerInnan arbetet inte bara bör bedöma vad som behöver göras, och mer, och att uppskatta hur mycket tid brukar spenderas på dessa uppgifter.

Till exempel, måste du skapa en ny funktion för mobila applikationer - Ta reda på hur mycket tid att spendera på ditt lag har ett liknande problem. Vill du skriva ett blogginlägg längd 4000 ord - få uppgifter om hur många timmar eller dagar du tog förra gången.

Om du arbetar ensam, att det enklaste sättet samla denna information - använd ansökan att spåra tid. Använd den med olika typer av uppgifter, och sedan använda den färdiga rapporter.

För verksamheter i laget användbar projektledning programvara. De flesta av dem använder flera metoder för insamling av data, såsom redovisning av den faktiska driftstiden och konstruktionen av ett Ganttdiagram.

2. Be den andra att bedöma din problem

År 1994 Journal of American Psychological Association 'Personality och socialpsykologi, "publicerade resultatenUtforska «Planning Felaktig»: Varför människor underskattar sin uppgift Slutförande Times fem studier som utförts av Roger Bühler, Dale Griffin och Michael Ross.

De bekräftade att människor gör ofta misstaget att planera beskrivs av Kahneman och Tversky. Men jag hittade något annat: vi ofta miss kostnaderna för sina egna problem, men det kan vara skönt att förutsäga hur lång tid det tar någon annan.

Forskarna bad deltagarna att föreslå hur lång tid det tar att utföra en viss uppgift till en annan person. När du svarar de oftare förlitat sig på tidigare erfarenheter. Och även när det inte var deras beräkningar var mycket mer rationellt än slutsatserna från dem som hade att utföra uppgiften.

Detta beror på att vi är vanligtvis mycket optimistisk inställning till deras förmåga. Och mycket mer objektiv när det gäller någon annan. Så istället för att försöka bedöma problemet på egen hand, be en vän eller kollega att göra det åt dig.

3. Gör ett datumintervall, och överväga möjligheten att förseningar

Det finns välkända välkänt - saker som vi vet att vi känner dem. Det finns också kända okända - saker som vi vet att de inte vet. Men det finns fortfarande okänd, okänd - det är saker som vi inte vet att vi inte känner till dem.

Donald Rumsfeld, USA politiker

På detta citat citeras ofta i projektledning. För att möjliggöra okända okända nämns av Rumsfeld, chefer använder så kallade kon av osäkerhet. Den är utformad för att avbilda en rad tid, vilket kan kräva uppgift.

När du börjar arbeta med projektet, är du lite mer om det du vet. Därför den faktiska tid som krävs för att slutföra det, kan variera kraftigt med prognosen. Tror du att arbetet kommer att ta två dagar, och kan faktiskt behöver åtta. Eller bara några timmar.

Men under loppet av denna process område minskas. Men att säga exakt hur mycket tid du behöver, kommer du att kunna först i slutet - när projektet färdig.

Och ändå tillåter kon av osäkerhet oss att ge en mer korrekt uppskattning. Om du vet lite om kommande projekt, dela den beräknade tiden arbeta för fyra för att hitta den nedre gränsen av intervallet, och multiplicera med samma belopp för att fastställa den övre gränsen. Som kommer att ha till exempel från 1 till 16 dagar.

Om en sådan stort utbud inte passar dig, använda kontot endast den övre gränsen - då, förmodligen, kommer arbetet att ta 16 dagar. Detta är inte det exakta antalet, men troligtvis är det närmare verkligheten än din ursprungliga uppskattningen.

4. Rate uppgift att tre punkter

Denna metod kommer att vara mer objektiv. För varje uppgift, måste du utvärdera:

• det bästa scenariot;
• värsta fall;
• det mest sannolika scenariot.

Den första siffran är sannolikt att sammanfalla med din ursprungliga uppskattningen. Utvärdering av den mest sannolika scenariot kan baseras på empiriska data som du har. Men vid bedömningen av värsta behovet av att överväga hur mycket tid det skulle ta om saker går fel.

Med tre siffror, beräkna ett medelvärde. Till exempel, om det bästa scenariot - under tre dagar, de sannolika - fem dagar, och det värsta - nio, bara lägga 3 + 5 + 9 = 17. Sedan dela den siffran med tre. Det visar sig i genomsnitt 5,67 dagar - det här är din prognos för önskad tid.

5. Beräkna felet koefficienten

Steve Pavlina författare böcker "Kursen för personlig utveckling för smarta människor" rekommenderar räkna hastighet hur mycket du har fel i planeringen. I framtiden kommer detta nummer att användas för alla dina uppgifter.

Bedöm tiden för flera fallSom du behöver för att utföra inom en snar framtid. Spela in dina antaganden. Efter avslutat arbete, notera hur mycket du spenderat totalt.

Lägg upp hela den schemalagda tiden tillsammans. Gör samma sak med den faktiska. Nu den faktiska tiden är uppdelad i en första utvärdering - du får rätt balans.

Till exempel har man räknat ut att utföra flera uppgifter kräver 12 timmar. Men i slutändan tillbringade vi 15. error-förhållande: 15/12 = 1,25. Det innebär att uppgiften tog dig 25% mer tid än du planerat.

Nu alltid multiplicera sin första bedömning på den resulterande felfrekvensen - och de kommer att vara mer exakt.

6. Utvärdera i den mest improduktiva tid på dagen

Amerikansk analytiker och författare av affärslitteratur Daniel Pink i hans bok "Taymhaking. Som vetenskap hjälper oss att göra allt i tid ", säger han störtade ner i forskning om vår chronotype - interna klocka.

Han studerade hur de påverkar vårt välbefinnande under hela dagen. Och jag fann att chrono inte bara styra vår fysiska och mental aktivitet, och mer och bestämma vilken tid på dagen vi är mest kreativa när och tenderar att de positiva och negativa tankar.

Pink hänvisar till en studieDygns och Seasonal Mood varierar med arbete, Sömn och dagslängd Across olika kulturer Scott Golder och Michael Macy, som analyserat stämningen människor på Twitter-meddelanden. De fann att användaren normalt positioner malopozitivny just i perioder av recession produktivitet.

För de flesta människor, kommer denna nedgång i mitten av dagen, strax efter lunch. Enligt Golder och Macys osannolikt att vid denna tid kommer du att ha ett gott humör. Att detta kan hjälpa dig att undvika överdriven självförtroende och optimism, och till slut - att planera mer effektivt.

Således kärnan i den senare metoden - att bedöma problemet, medan produktiviteten minskar. Det handlar om sex timmar efter uppvaknandet. Men du kan bara vänta tills tillräckligt känsla av spridning och trötthet.

Resultatet av kontrollen som du är närmare verkligheten, planera sin tid på det här sättet.

---

Mycket förståelse för planering misstag kommer att hjälpa dig att bedöma problemet ordentligt. Kanske du inte får styra deras tendens att överskatta sin egen förmåga. Men om du är medveten om effekten av överdriven optimism och försöka minska denna effekt, kommer det att bli mycket bättre hantera din tid.

Layfhaker kan få en provision från inköp av varor som presenteras i publikationen.