Hur att gruppera uppgifter som fortfarande har tid
Produktivitet / / December 23, 2019
Alla har länge vetat att multitasking är inte så bra: det inte möjligt för oss att på ett effektivt sätt att fokusera på något man.
Saken är den att byta från en uppgift till en annan tar lång tid - den stöds av forskningMultitasking: Switching kostnader. Människor arbetar mest effektivt, kommer in i staten flödeFullt fokus på en session utan att distraheras till något annat.
Tyvärr, för att fånga flödet visar sig inte alltid, eftersom vi ständigt översvämmas av en massa olika saker som kräver vår uppmärksamhet. Det finns dock en teknik som gör det möjligt att minimera slöseri med tid och energi för att växla mellan de olika verksamheterna. Det kallas "grupp" eller "kombinationserbjudanden" uppgifter (uppgift dosering).
Kärnan i denna metod är följande: du kombinerar samma typ av problem i de så kallade paket, och sedan utföra dem i en folkmassa. Det är enkelt.
Varför är det bra att gruppuppgifter
Gör saker slumpmässigt enklaste sättet: behöver inte bada med planering, prioritering och andra tråkigt för. Du kom ihåg något - och de gjorde det. Och flyttade sedan vidare till nästa uppgift.
Det är just en sådan strategi är inte så bra för din förmåga fokus. enligt en studieDen verkliga kostnaden för Multi-taskingPubliceras i tidskriften Psychology Today, en person förlorar upp till 40% av sin kapacitet när du växlar mellan obesläktade uppgifter.
Med andra ord, om du först skriver en rapport, och sedan börjar att svara på e-post, och sedan tolka pappersdokument, som När han återvände tillbaka till rapporten varje gång förlora tid på att försöka koncentrera sig på det nya jobbet, verkar inte föregående. Tom DeMarco, författare till boken "Mänsklig faktor: framgångsrika projekt och team"Hävdar att en sådan" växling "tar upp till 15 minuter, eller ännu mer.
Batch gruppera uppgifter gör det lättare att flytta från en aktivitet till en annan. Ju mer liknande dina mål, desto bättre, avslutar en, för att ta upp nästa.
Lär⏰
- Varför bli distraherad från arbetet under 2 minuter, tillbringar vi 25
Hur man använder satsbehandlingsuppgifter
1. Skapa en att göra-lista
Först av allt, skriva ner vad du tänker göra i en enkel lista, rad för rad. Du kan göra detta på papper eller använda flera program för att hantera uppgifter. Det viktigaste - att fixa allt. Ideal ägna varje dag (eller åtminstone en gång i veckan) lite planering tid.
2. Dela in uppgifter i kategorier
Nu när listan är klar, bryta alla element i kategorier. De kan vara annorlunda - välj vad du vill. Det viktigaste är att vara bekväm och intuitiv.
Till exempel skriver du "Svara på e-post" problem eller "Samtals kollegor" i avsnittet "förhandlingar" och "Skriv en artikel" och "göra ändringar" i avsnittet "Text". Skapa separat kategori för hushållssysslor, arbetsuppgifter, shopping och så vidare. Guidad i en sådan ordnad lista kommer att bli lättare.
Ett annat alternativ - att samla uppgifter i förpackningar där de bör genomföras. Till exempel, länka alla inköp till platsen för "Supermarket" och arbetar fallet för "Office" och så vidare. Således Om befinner dig i närheten av butiken, kommer du att kunna titta på listan och med en blick se alla inköp du behöver.
3. Block tid
Satsvis bearbetning av uppgifter fungerar bra tillsammans med den så kallade metoden blockeringstid. När bryts sönder på listan över kategorier, välja var och en av dem under en viss tid på dagen. Och lägg till motsvarande block till sin kalender. För en tid endast enhet som sysslar med affärer i samma kategori, och ignorera de andra.
Ett annat alternativ - att binda till Packaging Task populär teknik Pomodoro. 25 minuter, du gör, utan att distraheras från uppgifter paketet. vila än 5 minuter. Sedan upprepa cykeln med en annan grupp av fallen.
4. Tänk på din topp produktivitet
Definiera vilken tid på dagen när du är mest produktiva. För de flesta människor i morse, men det finns nattugglor, som är lättare att fokusera i mörker. Hitta din topp produktivitet och försöker utföra uppgifter de prioriterade kategorierna stod för det.
prova🤔
- Hur man hittar tid att göra den högsta produktiviteten och den högra schemat
5. eliminera distraktioner
När intäkterna till nästa grupp av uppgifter, se till att du inte av misstag störa meddelande eller telefonsamtal. Du kan välja en viss tid för att kontrollera smartphone. Så länge du gör uppgifter från en kategori, oroa dig inte om resten.
Vilka uppgifter kan monteras i grupper
I själva verket, i allmänhet, någon. Scott Young, en författare, en programmerare, en entreprenör och ett stort fan av de uppgifter batchbearbetning, vilket resulterar i20 tips för dosering för att spara tid och kapa Stress Några exempel:
- E-post. Tim Ferriss, författare till "Hur man arbetar 4 timmar i veckan"Ibland får 300 mejl per timme. Och trots denna volym, svarar han dem bara en gång om dagen speciellt avsätta tid bara för detta.
- Läsa. Läs något mellan tider är nästan meningslöst, eftersom du fortfarande minns lite. Det är bättre att bestämma själv när du föredrar att få informationen noga, och gör tid att läsa.
- Telefonsamtal. Skriv ner namnen på de personer som du behöver för att ringa och deras telefonnummer i en lista. Sedan ringa alla kandidater från listan på en gång. För det första kommer du inte bli distraherad av telefonsamtal igen. För det andra kommer du att kunna välja vilken tid på dagen när folk är minst upptagen och kan prata med dig.
- Rekreation och underhållning. Överföra all underhållning - filmer, dataspel, walking - i slutet av dagen. Det smotiviruet du snabbt avsluta arbetet, och det blir lättare att slappna av, att veta att allt redan idag konverteras.
- Shoppingtur. Innan du lämnar huset, samlas i en hög med allt, shopping och ärenden och utför dem på en gång. Till exempel kan du besöka snabbköpet, postkontor och kemtvättar samtidigt. Det sparar inte bara tid utan också bensin.
- Korrespondens i sociala nätverk. Ta en timme på kvällen att chatta på Internet. Och resten av tiden hålla kunderna meddelanden om sociala nätverk är inaktiverad.
- Matlagning. Troligtvis du ständigt inte har tillräckligt med tid att laga något varje dag. Lyckligtvis har civilisationen gett oss en sådan enhet som en mikrovågsugn. Höjdpunkt 1-2 till färdigmat nästa vecka, och sedan bara värma den.
- Reparation. Träffas och slutligen göra alla dessa små sysslor som har väntat i kulisserna. Byt bränt ut glödlampor, reparera dörrhandtag och en droppande kran.
- Reflektioner. Du tror alltid att du försöker planera något för att lösa vissa problem, men det fungerar inte för dig? Scott Young råder även en sådan sak som tänkande, engagerade i en strikt definierad tid. Förvärva vana varje vecka plan 2-3 timmar, än du tar på och vilka mål du vill uppnå.
Åh, och om det kommer till att förbereda paket av uppgifter - är också en utmaning. Därför avsätter speciell tid, helst på kvällen, för att fördela posterna på listan i morgon.
se även🧐
- Hur organisera din dag: metoder för produktivitets genier
- Hur man utför ett stort projekt med hjälp av att göra-listor
- Vad är skillnaden mellan produktivitet och effektivitet, och ännu viktigare