Hur du sätter «Google Spreadsheets" i perfekt GTD-systemet
Produktivitet Webbtjänster Tjänster~~Pos=Headcomp / / December 23, 2019
År 2001 en bok dök upp på hyllorna "Hur i ordning: konsten att stress-free produktivitet"Författad av David Allen (David Allen). I sin expert på produktivitet och time management har visat hur viktigt det är att ha ett beprövat system för personligt, affärer eller andra syften.
Allen infört ett system som kallas GTD, Vilket har bidragit till ett stort antal människor få ordning på sina affärer. Som ett slags skal den kan användas för olika tjänster som Wunderlist, Todoist, Trello och Evernote, men ofta är alltför komplicerade eller inte är tillräckligt funktionella. Dessa tjänster har inte på något sätt självklart, men en värdig alternativ - «Google Spreadsheets ".
Fördelar jämfört med andra program
1. Bra visualisering = bättre förståelse
Disorder, fysisk eller digital - är det verkliga problemet med de fysiologiska konsekvenser. En av de stora - effektivitetsförlust. När man tittar på listan över projekt som upptar en hel del utrymme för text och allehanda investeringar till hjärnan börjar panik. På grund av detta, blir du mindre produktiv.
«Google Kalkylark" i sin tur - en uppsättning av kolumner och rader. Även när framför ögonen 35 projekt, alla av dem är enkla element i tabellen: det välbekanta, kompakt och samtidigt full av information.
2. Lätt att komma in och redigera
God produktivitet systemet - är det som är lätt att mata in information. Ingenting bör hindra tillägg av projekt och uppgifter, liksom deras förändring.
För att lägga till något till bordet, tillräckligt för att klicka på cellen och mata in text. Det finns inga fästingar, optioner och knappar - du helt enkelt skriva texten allt som behövs.
Om det är nödvändigt, för att någonstans lägga till en kolumn, Merge celler, och så vidare - en massa alternativ.
3. flexibilitet
Varje produktivitet av systemet måste vara tillräckligt flexibel. Du bör vara bekväm sortera och filtrera innehåll baserat på förändrade prioriteringar. «Google Spreadsheets" låter dig skapa filter baserade på olika kriterier.
Vissa människor som ansluter sig till GTD och andra system som används i varje uppgift sammanhang. Till var och en av dem är fäst etikett som "@ telefon" eller "@ dator" kan du visa Endast de fall som är möjliga där du är, och med de verktyg som har från Dig enligt handen.
I «Google Spreadsheets" är mycket lätt att underhålla anpassade filter med många kriterier. Du är fri att kalla dessa filter som du vill, vilket snabbar upp sökandet efter dem.
4. Enkelheten och bredden av förmåga
En av de viktigaste fördelarna med tabellerna - sin enkelhet. Och eftersom de är lätta att använda, ger de stora möjligheter. Dessa är anordnade med lätthet och kommunicera med annan information.
Du kan skapa en cell med vanlig text, och du kan skriva en formel som kombinerar flera stycken av data till funktionen. Du bestämmer hur det ska länkas dina data.
5. Plattformsoberoende
Allt ovanstående gäller för alla program för att skapa kalkylblad: Microsoft Excel, Libreoffice, Openoffice Calc, Apple siffror och så vidare. I alla - samma grundläggande principerna för rader, kolumner och formler. Men «Google Spreadsheets" fungerar helt i molnet, med snabb och tillförlitlig.
Du är fri att arbeta med alla operativsystem, från vilken enhet som helst. Det räcker med att ha en internetuppkoppling och en webbläsare installerad.
exempel på användning
Din GTD-dokument kan innehålla ett obegränsat antal ark. Tänk dig att de har sju.
- projekt. Allen definierar ett projekt som en uppgift, som består av mer än två steg och vars genomförande kräver upp till 12 månader. I listan kan du göra vad som helst - även projektet kan ersättas motorolja.
- kommande verksamhet. En lista över saker du kan göra just nu. Du kan ange den ungefärliga datum och prioriterade genomförande.
- förväntan. Saker som prestanda du förväntar dig från andra människor. lägga till relaterade projekt och spela in, om så önskas, om den senaste gången du pratat med dessa människor.
- agenda. De verk som behöver diskuteras vid regelbundna möten. Till exempel, om du pratar med en kollega vecko ansikte mot ansikte, sedan fylla i här som vill förhandla med honom. Det är också möjligt att lägga till en kolumn med liknande projekt.
- inkubator. Lista de saker du vill göra en dag, men ännu inte vet exakt när.
- Weekly Review. En checklista över uppgifter som du utför när Sammanfatta vecka. Detta kan vara att kontrollera befintliga projekt och tillägg av nya, stänga "svansar", och så vidare.
- genomförda projekt. Carve avslutat projekt och sätt in den i listan och markera när den är klar. Om projektet bara tvungen att bli av med, är det också att spelas in.
projekt
Antalet kolumner i detta blad kan vara olika, men det finns två huvudsakliga, som hela systemet vilar: "Project ID" och "Kommande frågor."
Project ID - är dess unika nummer. Tilldela identifierare sträcker sig utanför «Google Kalkylark." De kan hålla alla dina organisatoriska system. Till exempel, om du lagrar filer och anteckningar i samband med projekt inom andra tjänster kan du använda samma nummer i dem. Detta snabbar avsevärt upp sökandet efter filer och information, och låter dig inte hålla många saker i åtanke.
I kolumnen "De kommande fall" spårade de tre aspekterna av varje projekt:
- hur många fall läggs till fliken "Kommande angelägenheter";
- hur många objekt som är associerade med detta projekt är att "Waiting" -fliken;
- som element i samband med projektet, som ligger på fliken "Agenda".
formeln - en enkel funktion av räkningen, som verifierar dessa tre flikar, och ger information om hur många aktiviteter kopplade till det här projektet identifierare. Den här kolumnen kan du snabbt hitta projekt utan de uppgifter som utförs. Sekvensen av "0 | 0 | 0 "indikerar att det är nödvändigt att antingen lägga till åtgärder för att projektet eller skjuta upp det.
"Waiting" och "Agenda"
På dessa sidor visar personens namn som du behöver från honom, och när du bad om det, det gäller för alla projekt. Om du regelbundet träffa den personen, då det skickas till "agenda". När du ser honom bara ibland, lägg sedan till den till "Waiting".
inkubator
I en intervju Allen sade att om alla projekt för en vecka inte har flyttat ett dugg, skickar den till den "Incubator". Idén är enkel: om du inte gör ett projekt på regelbunden basis, sedan bort den från listan, som är ständigt på sinnet. På grund av detta projekt finns det en enda röra och som en följd finns det en psykologisk barriär för genomförandet av viktiga ärenden.
Varje vecka, titta i "Incubator" och antingen ändra status för projektet på "aktiv" eller inte röra den, eller helt tas bort.
Weekly Review
Den här fliken hjälper se till att din att göra-listor bidra till att förbättra din personliga och näringslivet. Så du måste ständigt granska dessa listor och hålla dem aktuella.
"Weekly Review" kan bestå av frågor och idéer för reflektion. Faktum är att denna lista med unika triggers som påminner om behovet av projektet. Dessutom hjälper det att kontrollera om du fortfarande uppfyller dina mål för dina ändamål.
genomförda projekt
Om du behöver komma ihåg resultatet av ett projekt för att hjälpa bladet. Och även om du vet vad projektet har avslutats - till exempel kastade du det - att det ibland är bra att ta reda på när du har gjort detta beslut.
«Google Spreadsheets" Användbara funktioner
anteckningar
De kan användas på flera sätt. En av dem - att skriva ner alla möjliga kommande fall för ett visst projekt. Sedan kan du kopiera dem direkt i listan över "Kommande angelägenheter", lägga önskat slutdatum.
Notes är också användbara för avsett ändamål. Lägg till anteckningar till status av projektet, för att fira viktiga milstolpar och lägg användbar information.
För att lägga till en anteckning, högerklicka på cellen och välj "Infoga note".
kommentarer
Kommentarerna i motsats till noterna automatiskt formaterade länkar som ibland kan vara användbara. Antal kommentarer visas på fliken bladet längst ner. Förutom kommentarer kan du samarbeta med andra användare. De lägger liknande anteckningar.