Metod Inbox Zero - det bästa sättet att hantera tusentals olästa e-postmeddelanden
Produktivitet / / December 23, 2019
En hög med olästa e-postmeddelanden, ständigt umgås i "Inkorgen" -mappen, kommer att orsaka panik i någon. Om du har en hel del affärspartners och kollegor som du samverkar på korrespondens, behöver du bara hålla din brevlåda rent och snyggt.
VD JotForm Aytekin Tank erbjudanden ett intressant sätt att organisera e-post med titeln Zero inkorg. Som namnet antyder, är metoden att helt enkelt hålla mappen "Inkorgen" är tom.
Generellt hade Tank inte uppfinna något nytt. Zero Inbox länge sedan etablerad författare och bloggare Merlin Mann och är en beprövad och välkänd metod. Ungefär tekniken att arbeta med dokument beskriver mer David Allen i sin bok "Hur angelägenheter i ordning». Tank bara anpassat det till Gmails webbgränssnitt.
Jag skicka och ta emot hundratals e-postmeddelanden varje dag. Men i slutet av dagen min brevlåda är alltid tom. Jag har inte en sekreterare som skulle behandla min korrespondens. Jag står fast vid principen, som kallas Zero inkorg. Detta är ingen stor sak.
Aytekin Tank, entreprenör, grundare och VD JotForm
Tank listar fördelarna med metoden Inbox Zero:
- Du kommer inte missa ett viktigt meddelande, om mappen är "Inkorgen" är tom.
- Du kommer inte att göra mottagarna vänta länge, för snart kommer att kunna svara på deras brev.
- I din brevlåda kommer inte ackumuleras hundratals eller tusentals olästa e-postmeddelanden.
- Du sparar mer tid på de verkligt viktiga uppgifter och kommer inte att tillbringa timmar leka med e-post.
Aytekin TankJag vet att många människor som omhuldar alla dina e-postmeddelanden utan att ta bort någon. Som ett resultat av deras brevlåda börjar se ut som en Twitter-flöde. Detta är obekvämt. Du kommer ständigt gå vilse i breven.
Anta att du använder Gmail - även om denna metod kan anpassas till varje leverantör (Hotmail, «Yandex», Yahoo) eller e-postklient (Outlook, Thunderbird eller Sylpheed). Ta en blick fyndigheter av olästa meddelanden och fortsätta.
1. Rengör inkorgen
Således genom att anta metoden Zero Inbox måste du agera beslutsamt. Öppna "Inbox", välj alla ackumulerade där e-post och arkivera dem alla på en gång. Till viss kommer det att verka existerande galenskap, men Tank rekommenderar att göra just detta.
Aytekin TankDu måste börja med en tom brevlåda. Den här guiden hjälper inte dig, om i "Inkorgen" ackumulerade tiotusentals brev. Så tillbaka upp allt och börja om från början.
2. Behandla dina brev i kronologisk ordning
Att utveckla denna användbara vana, behöver du en viss disciplin. När du bearbetar din e-post, börja med det äldsta meddelandet och flytta till frisk. Så du kommer att spara en kronologisk ordning och inte bli förvirrad.
Processen för att skriva kommer att hjälpa dig två funktioner i Gmail:
Aktivera "Auto-förskott". För att göra detta, gå till "Inställningar» → «General", bläddra till 'Auto-förskott' och aktivera det. Nu, när du svarar eller backup Gmail-meddelanden inte kommer du tillbaka till listan över inkommande meddelanden och visar följande meddelande. Så du kommer att kunna hantera bokstäverna en efter en i den ordning de tas emot, oavsett vad distraktioner.
Slå sedan på knappen "Skicka & Arkiv" om du inte har aktiverat. Öppna "Settings» → «General» och hitta alternativet 'Visa' Send & Archive 'i svaret.' Så du kommer att spara tid. Trots allt, om du redan har svarat på brevet, det finns ingen mening med att hålla den i "Inkorgen", är det inte? Klicka på skicka-knappen, och e-post automatiskt flyttas till arkivet.
Och en annan viktig sak:
Aytekin TankAnvänd inte e-post som chatt. Det finns inget värre än att producera mycket lång kedja Svar från ständigt citerade brev. Om du behöver prata, använda snabbmeddelanden, chatt Slack eller kontakt via telefon. E-post är inte lämpade för detta.
3. Besvaras - Arkiv
Huvudregeln är metoden för Zero Inbox: din mapp "inkorg" - detta är inte den plats där du vill spara posten. Alla e-postmeddelanden i brevlådan ska behandlas omedelbart. Läs dem en efter en och svara på alla och arkivera, om meddelandet kräver ett svar, eller helt enkelt arkivera den, om svarsmeddelandet inte behövs.
Om du inte omedelbart kan svara på alla e-post, finns det två alternativ:
- Spara den i din ansökan-arrangör. Detta kan vara Evernote, OneNote, eller Aktivitetshanteraren. Ställ in datum att programmet kommer att påminna dig om att skriva ett svar i rätt tid.
- Om du bara kan skriva svaret, men målet är att få det efter ett tag, använd uppskjuten leverans i Gmail. Detsamma kan Outlook, Thunderbird och andra klienter.
4. Bara gör det
Alla föreskrifter för stora och mäktiga David Allen. Om e-post kräver åtgärder, som tar några minuter, bara göra det nu. Kopiera inte brevet till att göra-lista. Inte lämna den i "Inkorgen" mapp.
Aytekin TankOm du behöver göra en betalning, bara göra det just nu. Om du behöver skicka feedback till en kollega skicka genast. Om ärendet tar ett par minuter, är det ingen mening att skjuta upp.
5. Använd kortkommandon
genvägar avsevärt minska tiden för att e-posthantering. Med dem kommer du inte köra muspekaren fram och tillbaka. Tank rekommenderar att komma ihåg och använda tre snabbtangent:
- E-tangenten kan du snabbt arkivera meddelandet. Läs trycker E, arkiveras. Det är enkelt.
- R-knappen används för att snabbt skriva ett svar. Om du vill svara på ett meddelande, klicka på den, ange svaret trycker vi in.
- F-tangenten framåt mottagna e-postmeddelanden till andra mottagare.
Aytekin TankJag tror inte du behöver några andra snabbtangenter. I Gmail använder jag bara tre genvägar. För allt annat, det finns en mus. Men noterade snabbtangenter kan du snabbt utföra de tre vanligaste åtgärder med e-post, så de sparar mycket tid.
6. Ställ in filter
E-postfilter - ett otroligt praktiskt verktyg som gör en hel del arbete för dig. Det räcker med att ställa dem en gång, och de kommer att spara mycket tid.
Om din inkorg du regelbundet hitta oviktig bokstav (meddelande om Internettjänster, automatisk utskick, och så vidare), sedan antingen unsubscribe från dem, eller justera dina filter till sådana brev arkiverades automatiskt.
7. Inbox är tom - Close-post
När du försöker att koncentrera sig på arbetet, kan inte ständigt distraheras av e-post. Så hålla sig till reglerna, när mappen "Inkorgen" är tom, nära Gmail flik eller e-postklient och glömma post inom de närmaste timmarna. Bara vara engagerade i arbetet.
Stäng av alla aviseringar för inkommande e-postmeddelanden. De är mycket störande.
Aytekin TankDu kan åter öppna posten i ett par timmar för att bearbeta de ackumulerade meddelandena där och sedan gå tillbaka till arbetet. Syftet med metoden Zero Inkorgen - tvinga dig själv att inte bli distraherad av inkommande e-post. Du måste hantera din brevlåda utan det dig.
Om du har provat tekniken Zero inkorgen och är villiga att berätta vad du fick, eller vill föreslå en bättre metod - skriver i kommentarerna.
se även
- 9 tillfälliga e-posttjänster →
- Så här rensar ditt Gmail-konto från alla överflödiga →
- 7 tillägg för Gmail, vilket kommer att spara tid →