Varför listor inte fungerar och hur man rättar till det

Savvy tidsplanering innebär att få bra resultat på kortare tid. En populär bloggare och entreprenör Thomas Oppong sägerHur man gör planer för att uppnå endast hinder produktivitet är mål och varför en enkel uppgift listor.

Varför vanliga listor hjälper inte

I en enkel att-göra-lista, du speglar inte hur lång tid det tar att genomföra en uppgift. Och mest av allt, börja med en liten och enkel, som kräver inte mer än fem minuter.

Så småningom kommer du till som upprepade gånger tar bara de enklaste saker, men det viktiga och mödosam ständigt skjutits upp. Som ett resultat av större projekt inte ur fläcken. Och de flesta av punkterna i planen inte har uppfyllts, eftersom du fortsätter att lägga till dem, utan att ha någon styrsystem.

Här utlöste Zeigarnik effekt, enligt vilken människor minns oavslutade eller avbrutna åtgärder bättre än utförs. Det innebär att tanken på oavslutade uppgift från listan över ärenden som ska snurra i huvudet tills du inte följer. Du kommer att fortsätta känsla av tvång, på grund av vilka kommer att bli svårt att koncentrera sig på arbetet. Som ett resultat, kan detta leda till stress och sömnlöshet.

Hur man planerar ett effektivt sätt

Beskriv en perfekt dag

Jason Womack, verkställande coach, talare och författare på produktivitet, rekommenderar att dess inställning till organisationen av processen för att uppnå målet. Den erbjuder en perfekt dag för att skriva ett skript för att navigera till den. Insikten att det perfekt för dig, motiverade att arbeta.

För att skapa ett skript svara på följande frågor.

• Hur vill du tillbringa dagen?
• Vilka uppgifter måste slutföras i dag exakt?
• Vid vilken tidpunkt är du mest produktiva?

Baserat på svaren, kommer du att kunna dela arbetstiden i segment, som vart och ett kommer att innehålla vissa uppgifter från din att göra-ark.

Denna metod kommer att bidra till ett mer effektivt arbete med en lista över fall och klara i tid med brådskande och viktiga frågor med.

Plan allt i kalendern

Att göra-listor är de mest effektiva för dig, inte göra enkla planer utan tidsgränser och deadlines, och lära sig att korrekt användning kalender.

Beskriv i detalj i det kommande en dag eller en vecka. Fira alla dina affärer i din kalender och vistelse på den skapade schemat. Detta kommer att hjälpa dig att bestämma vilka projekt att genomföra i första hand och om du kan lägga till fler uppgifter.

I stället för de vanliga prioriterings Konfigurera punkter i planen med datum och exakt tid - särskilt i de viktigaste uppgifterna. Detta kommer att ge en känsla av brådska, och du måste avsluta dem till en viss punkt.

Utvärdera varje uppgift

Om du inte analysera hur man kan tillbringa sin varje dag, är chansen att du tillbringar det mesta går till spillo.

En av de viktigaste reglerna för produktivitet - inte tillåta uppgift att ta längre tid än det kräver.

För effektiv tidsplanering räcker inte bara veta vad som behöver göras. Du måste överväga hur lång tid det kommer att ta. Bättre att säga: "Idag har jag bara 40 minuter att göra det", snarare än att planera saker i en enkel prioritetsordning utan en specifik tidsram.

Lägg till din lista över uppgifter en bedömning av hur lång tid det kommer att ta ett framförande av varje objekt. Försök att planera varje minut från 08:00 till 05:00. Bestäm i förväg, när de tar raster. Gör ett schema för checkar meddelanden, e-post och sociala nätverk.

Det kan tyckas att denna verksamhet bara tar tid. Men i själva verket ställer den i baren, där du försöker matcha. Och i slutändan kommer du att se att din koncentration förbättras.

Håll reda på hur mycket tid du spenderar på uppgifter - det kan vara för dig en verklig upptäckt. Så du definiera stilen på sitt arbete och kommer att kunna förbättra den. Ändå hjälper till att förstå vilken tid på dagen du är mer eller mindre effektiva.

Dimension - är det första steget som krävs för att övervaka och i slutändan förbättra prestanda. Om du inte kan mäta något - du kan inte förstå det. Om du inte kan förstå någonting - du inte kan kontrollera det. Och om du inte kan kontrollera det - du verkligen inte har råd att förbättra den.

James Harrington, ägare, processhantering specialist

Analysera tid, och då kommer du att kunna distribuera den på rätt sätt.

Ge datum

Öppna kalendern, eller ett program till schema och komplettera listan över uppgifter grund. Tilldela en prioritetsnivå till var och en.

Och för att förstå vad det är nödvändigt att ägna mer tid, svarar själv några frågor:

• Vilka uppgifter kommer att ta mindre än 20 minuter?
• Vilka saker behöver mer än en timme?
• Finns det något bättre att göra på morgonen när de flesta energi?

Nu, i stället för "Fyll i designprojektet" write "Complete designprojekt i två timmar." Även om du avsluta det, har du inte tid, så åtminstone flytta från de döda punkten, utan att spendera en hel dag.

Om du inte har som mål att slutföra uppgiften på ett visst datum, fortfarande planerar att spendera på det lite tid. Och sedan gå vidare till andra viktiga saker. Så småningom kommer du att kunna göra upp räkningen med stora utmaningar.

Fraktion stora uppgifter i små

Vissa fall kan ta timmar eller dagar. Om du måste arbeta på ett stort projekt, ta några minuter att tänka på det. Vilka delar består den av? Vilka insatser bör göras och hur lång tid det kommer att ta? Skriv ner det.

Därefter dela upp projektet i flera uppgifter med tydliga deadlines och lösa dem en efter en tills den är klar. Ju större vilja små åtgärder, desto mer kommer de att verka genomförbart.

När ointaglig mängd arbete blir något litet fokuserar hjärnan på vad du behöver göra just nu - på en specifik uppgift och ett litet mål. Därför är det bättre att ordna sprints för 40-60 minuter med korta pauser.

Arbetet med en uppgift i taget

Ge henne all sin uppmärksamhet, och då kommer du att kunna vara så effektiv som möjligt.

Mark Murphy av Forbes förklarar"När folk kan undvika avbrott i drift, med en sannolikhet på 67% av dem kvarstår intrycket att" idag var en mycket produktiv dag. "

Att arbeta för en timme på en uppgift utan att bli distraherad verkligen vettigt. Men det kan vara svårt, särskilt om du ständigt ta emot meddelanden eller måste svara på frågor om kollegor.

Fokus på arbetet, såsom maskiner Pomodoro. Det handlar om en 25-minuters arbets sprints med korta fem minuters pauser. Efter några sådana metoder kan vila.

Denna metod är inte universell: span och arbetssätt är olika. Därför prova olika tekniker hantering tid och hålla fast vid det som fungerar för dig personligen.

Till exempel, om du är mer produktiv på morgonen, sedan överföra just nu uppgifter som kräver mer tid. Så du blir mer organiserat och kunna åstadkomma mer.