Styr "brandpost", eller hur inte drunkna i floden av information och uppgifter

Med "hydrant" Din uppgift listan är aldrig tomt. Eftersom "hydrant" - det är inte bara information är en fabrik av nya jobb. Vissa objekt i uppgiftslistan är tydliga, till exempel e-post från chefen eller klienter som kräver uppmärksamhet. Men många inte uttrycks explicit.

Denna artikel, som är värt att läsa och begrunda över den. Det inlägg som du vill kommentera. Dela gillade med vänner och kollegor.

Det spelar ingen roll hur många timmar per dag du är inblandad i ett litet företag. Huvudsaken är att de slutar i sikte. Detta är den "brandpost".

Och detta koncept är mycket bredare än bara en lista över uppgifter. Och i dag, tyvärr, är fortfarande 24 timmar.

lark

Om du är som mig, allt det kreativa och komplexa fungerar bra Det rör sig på morgonen tidigt. Det finns många skäl - psykologiska och fysiologiska - varför det är så. Men "brandpost" din inre rytmer är djupt likgiltig. Jo, när du sover, mängden information fortsätter att öka.

Frukost, öppna inkorgen, och flödet av "brandpost" shatters skärmen som hela natten var under trycket av breven i e-postkonton i "Bitrix», Twitter, Linkedin, Facebook, Basecamp, Roundup, Trello och liknande. I kalendern - uppfylla de önskemål och instruktioner från chefen, partners, kunder, underleverantörer, kollegor. Och det faktum att igår var inte i uppgiftslistan idag tänds och kräver omedelbar avrättning.

"Hydrant" inte kommer att vänta på dig. Han högljutt kräver din tid och uppmärksamhet.

Plötsligt klockan 11 på morgonen - och du har redan förlorat större delen av dagen.

Hur man ska bemöta denna situation? Generellt erbjuder två alternativ: antingen att ändra beteende eller användning av teknik. Men varför inte använda teknik för att skapa en grund för beteendeförändringar?

Hur man hanterar informations, uppgifter och idéer på ett effektivt sätt? Det bör förstås att den kontinuerliga informationsflödet, och i allmänhet är det fler strömmar: Uppgifter från e-post, sociala nätverk och medier, webbplatser, tidningar, under möten, vänner och även dina huvud. Allt kan inte täckas.

Du måste bearbeta meddelandena bestämma vad du ska göra med dem: att svara, använda, dela, spara för senare eller ta bort? När ska man göra det? Och hur man hitta tid att ta itu med allt detta?

Tyvärr multitasking läge när du försöker att få det hela på en gång fungerar inte. Du kontrollerar inte ditt schema, du svårt att hitta fritiden, bortsett från e-post och fokusera på något längre än 5 minuter. Om så är fallet, kolla in min metod för tidsplanering för maximal produktivitet under hela dagen - kanske detta är vad du behöver.

Tre ytterligare verktyg och tekniker

Daglig ritual. Vid den här tiden vi engagerade i organisationen och planering, med fokus på stora och små problem.

Studien - Queuing - aktieinformation - Distribution. Remitteringar från "hydrant" i materialet som ska fungera. Form en uppgift, en personlig bibliotek av användbara resurser, stabil tejp information från sociala nätverk och media.

Att fall till slutet. Vi hanterar en lista över uppgifter och sin egen tid.

Arbete i enlighet med de interna rytmer

Bara du kommer att kunna räkna ut sin egen uppsättning av sätt att öka produktiviteten - allt som jag bara kan dela min.

Jag sticker ut den bästa tiden att ta itu med de viktigaste utmaningarna

På morgonen, när min hjärna fungerar bäst, jag avsätta 2-3 timmar för att säkerställa att arbetet med den viktigaste uppgiften, och inte bli distraherad mer på det. Studier visar att arbetare som distraheras - eller är de distraherade sig - åtminstone en gång var 3 minuter, kräver minst 20 minuter för att dyka in i uppgiften igen.

Börja dagen värt det med en svår uppgift, även om den personen kan börja med något enklare. Per dag krävs för att oförutsedda omständigheter, ytterligare möten - och en viktig prioritering och kommer inte att verkställas.

en paus

Vad det än var, vanligtvis efter 60-90 minuter koncentrationen minskar, så jag delar en morgon perioden för arbetet i två delar, vilket gör det en kort paus, under vilken nödvändigtvis lämna arbetsplatsen plats.

Forskare hävdar att en stillasittande livsstil leder till hjärtproblem, dålig hållning, vissa typer av cancer.

Även om du sitter på ett ställe för bara 30 minuter, kommer ämnesomsättningen sakta ner till 90%.

på kvällen

Energinivån sjunker kraftigt på eftermiddagen, vilket är anledningen till många föredrar vid denna tid för att få lite sömn. Efter middagen jag försöker:

• att träffa människor, jag är säker på att det är knappast kunna göra ett bra jobb i taget, och kommunikation ger en extra boost av energi;
• upptar en liten, enkel och organisatoriska mål.

Morgon och kväll ritual

Du måste bestämma exakt vad de ska göra under dessa timmar. Detta innebär att du måste öppna e-post, för att översätta en del av meddelandena i uppgiftslistan och hitta tid för dem, bland andra projekt.

Problemet är att meddelanden fyller upp din e-post - verkliga vampyrer som livnär sig på din tid. Analysera dem, tillbringar mer tid och ansträngning än det verkar. Och det värsta som, oavsett hur det ansträngda, en del av dig vill alltid kontrollera din inkorg.

Lösningen är att inkommande bör betraktas som farliga djur, som de flesta av den tid du behöver för att hålla i en bur, men ändå då och då för att producera, så att de inte brast själva.

Jag har arbetat med medlemmar två gånger om dagen - på morgonen och kvällen ritualer. Jag är så vana vid detta förfarande som arbetar med inkommande blev galen för samma automatisk uppgift, både för behovet av att äta kroppen och dryck.

Mellan dessa två perioder, tror jag inte oroa dig för om något i mail och det var inte glömt om jag har något viktigt - Jag litar på mitt system. Därför stänger brevlådan, jag går till jobbet med ett klart huvud.

Och som morgonritual är oftast kort (de flesta organisatoriska frågor kvar för kvällen ritual), jag ägna mer uppmärksamhet åt den viktigaste uppgiften.

uppgiftslista

För att organisera din dag och stoppa flödet av inkommande, suger all saft ur ditt liv, måste du använda tekniker och verktyg.

Ett sådant effektiva tekniker är "Studie - Queuing - aktieinformation - Distribution", som omvandlas till en slumpartat flöde:

• bekvämt för uppgiftslistan,
• personliga bibliotek av användbara material, som lagras för senare operation med dem,
• en uppsättning av material för att dela med kollegor.

Helst dessa behov tas upp under morgon och kväll ritual. Låt oss undersöka denna process mer i detalj.

I studien ingick

inkorg - är allt från e-post och meddelanden på Twitter och efterbehandling dina inspelningar.

Först kom ihåg, ingen inkommande kräver inte ett omedelbart svar. Vi lärt oss att skicka och ta emot snabba svar på e-post, men det är fel: alla som förväntar sig medför ytterligare skyldigheter på dig.

För det andra, öppet varje e-post och svara på det - helt ineffektivt. Du kommer att bli mer produktiva om du gör en sak. Till exempel, bara bläddra inkorgen. Vår hjärna är inte mycket bra länkar flera uppgifter tillsammans. När folk tror att de lätt kan klara av multi-tasking, i själva verket de bara snabbt byta från en uppgift till en annan. Men detta har en negativ effekt på uppfattningen och koncentration.

Därför, när du öppnar inkorgen, kontrollera dem helt enkelt. Detta är ett klassiskt enda processmodell "för att få ärendet till slutet"

• Om du kan se inkommande på mindre än två minuter, och göra;
• Om du inte kan lägga till listan över uppgifter som behöver komma tillbaka senare;
• kan du helt enkelt ignorera filen.

Även om du öppnar din lista över köade inkommande omedelbart efter att ha sett ett meddelande, har du fortfarande tid att justera.

Visa inkommande morgonen bara när det är absolut nödvändigt.

När på morgonen för att visa meddelanden, fråga dig själv en fråga: om de är brådskande? Dessa brådskande meddelanden - din fiende nummer ett, eftersom de tar bort värdefull tid som vill spendera för att utföra den viktigaste uppgiften.

Annars du bara behöver lägga till listan välj "Kontrollera meddelanden i kväll" uppgifter.

Queuing

Icke-brådskande uppgifter som tar mer än 2 minuter, in i en av de två ledningsavsnitt:

1. Vad du behöver läsa detta: online-resurser som du behöver för att läsa och begrunda en Klicka på Lägg till Pocket. Dessa material kan komma tillbaka senare och från vilken enhet som helst.
2. Vad som behöver göras: inkommande meddelanden med DoIt.im skickas direkt till uppgiftslistan.

Naturligtvis kan listan över uppgifter manuellt, men jag tror att det är mer praktiskt tillämpning.

Läsning och distribution av material i personliga bibliotek

Under kvällen ritual jag gå tillbaka till listan med uppgifter och kontrollera material som står i kö för att läsa. Eftersom jag använder Pocket, kan jag titta på dem när du reser i tunnelbanan i väntan på ett möte eller i någon annan ledig stund. Därför jag knäckt vanligtvis snabbt ned på listan.

Om materialet är verkligen värt, jag lägga till den Diigo - min online bibliotek av användbara material. Det är möjligt att arrangera taggarna, så lätt att hitta en notering nästa dag, en månad eller ett år. Och ett särskilt tack för möjligheten att Diiogo mångfacetterad Sök.

l8r tag (som senare - från engelska. "Senare") lägger resursen på ett annat ställe, som jag vänder under nattliga kontroller uppgiftslistan.

Dessutom sparar Diigo automatiskt en kopia av någon text som jag lagt i anteckningsfältet. Jag kan redigera denna anmärkning, klistra in kommentarer, idéer som visas på ett lämpligt tillfälle, när jag vill att någon ska dela material.

del

Vissa taggar i Diigo kan du publicera en resurs någonstans. Tack för det magiska IFTTT:

• med taggen Gilla materialet skickas till min Tumblrkak citerade inlägg
• Om du väljer en tagg Tweet rubrik och en länk till posten skickas till Twitter,
• Du kan konfigurera taggarna till andra konton: Linkedin, Facebook ...

Tack vare denna metod är hela flödet av "brandpost" skickas till uppgiftslistan och ett personligt bibliotek och utvalda resurser, som i sin tur kan delas. Och allt detta utan att tappa fokus.

kväll ritual

Sedan i morse jag vill fokusera på kreativt arbete, kväll ritual - är en hörnsten för att planera för hela dagen.

Hur startar jag en kväll ritual

Vid tiden efter lunch:

• Jag har redan avslutat morgonen till arbetet den viktigaste uppgiften;
• inkommande ackumulerade olästa meddelanden som jag fick när jag var upptagna med att arbeta på den viktigaste uppgiften;
• i kön i listan över uppgifter innehöll Taxco, som jag lade det på morgonen, och gemensamma uppgifter som jag utför under kvällen ritualen varje dag.

Nuvarande dagliga uppgifter

Som tidigare nämnts, på kvällen ritual innehåller sådana uppgifter som:

1. View. Detta är en fullständig inspektion av allt: jag ta itu med alla möjliga, även med dessa material, det arbete som kommer att ta mer än 2 minuter.
2. Läs, distribuera, aktie. Jag arbetar med alla intressanta saker som jag lagt under de senaste 24 timmarna.
3. Kontrollista uppgift. Open tur, mål och bygger på de framsteg som gjorts i arbetet med den viktigaste uppgiften, I:

• Jag bestämmer att jag kommer att göra i kväll, och att föras över till nästa dag,
• avgöra vilken uppgift är den viktigaste uppgiften i morgon, och avgöra hur lång tid det kommer att behöva betalas
• av schemat tid att vila (eller stå på den då eller någonsin).

Det finns flera pågående ärenden, till exempel att svara på e-post fick igår, eller håll redovisning finans och andra. Några av dem visas endast i den speciella dagen. Till exempel kontrollera jag ovan Diigo varje onsdag och lördag.

vecko testet

Varje måndag i listan över uppgifter som du behöver för att inkludera posten "Gör en lista över mål för veckan." Så varje kväll i en vecka, jag tänka på målet: komma till hands när du måste bestämma vad man ska göra i dag, och vad man ska lämna till senare.

Varje fredag ​​kväll, jag mentalt granska dessa mål och kritiskt utvärdera dem.

Först då kommer tiden vila

När kvällen lättare att hantera schema och svårare att arbeta med svåra problem, sedan under dagen jag sannolikt att vara engagerade i vyn och lägga uppgifter och material på plats. Men även i detta fall, minst hälften av dagen Inkorgen kommer att stängas.

Min dag slutar mål "Studie - Queuing - aktieinformation - Distribution", så en ny dag varv för att starta utan en massa oavslutade.

Vi hoppas att denna teknik ökar produktiviteten kommer att vara användbart för dig.