5 tips för att hjälpa dig att organisera arbetsdagen

1. prioritera

Det finns ett mycket enkelt men effektivt sätt att distribuera deras fall på hur brådskande och betydelse. Detta system, som kallas matrix Eisenhower. Hon uppfann Dwight Eisenhower, USA: s president, general i den amerikanska armén och en mycket produktiv person.

Jag har två typer av fall: akuta och viktiga. Viktig sällan brådskande och brådskande är sällan viktiga.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhower matris uppdelad i fyra sektioner. De horisontella axeln visar hur brådskande frågan, och den vertikala - betydelsen. Matrisen gör det enkelt att placera alla dina uppgifter i kategorier: "Icke-brådskande och oviktigt", "brådskande men oviktigt", "Viktig och inte brådskande" eller "brådskande och viktig".

Försök att fördela prioriteringar matrisen Eisenhower, och du kommer bli förvånad över hur mycket tid som spenderas på brådskande men inte viktiga saker. Till exempel, de ändlösa meddelanden från kollegor eller telefonsamtal, som bara distrahera dig från de akuta uppgifter.

Spendera din tid rätt saker. Om det är något viktigt och brådskande - gör det omedelbart. Viktigt, men inte angelägna uppgifter, planera, uppskatta den ungefärliga tidpunkten för deras prestanda och bestämma när du tar den. Oviktigt men brådskande ärenden kan delegeras till någon annan. Icke-brådskande och oviktiga uppgifter åt sidan eller kasta dem helt och hållet.

2. Tilld tid för Deep Work

Riskkapitalisten Sam Altman sade en gång: "Digital distraktion (Digital Distraction) - en av de viktigaste psykologiska problem i vår tid." Tänk på det: vi kontrollerar den genomsnittligaStudien avslöjar hur ofta vi titta på våra telefoner i A Day vår smartphones 50 gånger om dagen. Och enligt forskaren och författaren Cal Newport, detta påverkar avsevärt vår förmåga att tänka klart och skapande verksamhet.

i hans bok "I arbetet med huvudet. Mönstren av framgång genom IT-specialist "introducerar han begreppet" djupa arbete »(Deep Work). Denna typ av arbete innebär fullständig koncentration och nedsänkning i en viss uppgift. Inga distraktioner - en ansträngning maximum och koncentration. Det enda sättet du verkligen kan utföra komplexa uppgifter med vederbörlig kvalitet.

Newport citerar exemplet med den taktik som används av hans kollega, professor, University of Pennsylvania, Adam Grant. Han ägnar höstterminen undervisning och våren och sommaren - Forskning och aldrig blanda dessa två uppgifter. Under intensiva forskningsprofessor utsätter sig helt isolerade, så att eleverna inte stör honom.

Det är troligt att du inte kan gå på samma sätt och under några månader för att fly från en källa till irritation. Misströsta inte: inte nödvändigtvis sjunka ner i "djup arbete" för hela terminen. Newport erbjudanden göra ditt eget schema, med fokus på dina personliga preferenser.

Bestäm vilken tid du känner dig mest explosion av energi och omsorg, och utför de mest komplexa jobb i taget, stänga samtidigt överger smartphone och e-kontroller. Till exempel, börjar han till Newport för att arbeta tidigt på morgonen, men aldrig göra det efter 17.30.

3. Bedöm tiden för möten

Paul Graham, en av grundarna av en start inkubator Y Combinator, han talarAtt det finns två typer av arbetsscheman: schema "Manager" och schemat för "skapare".

Den första varianten - för arrangörerna och chefer. Enligt dem som arbetar tidsstyrning lätt. Det är nödvändigt att dela upp dagen med en timmes mellanrum. Och när det finns en ny uppgift, du bara tilldela till det ett par timmar, tagga till arrangören. Om således "manager" för att tilldela tid för ett affärsmöte eller brainstormingHan ser på sin kalender, är obemannat timme och samlar sina kollegor.

Men för "skapare" sådana möten, även planerade i förväg - en katastrof. När allt kreativa människor, programmerare, författare eller konstnärer, inte dela din kalender som "chefer". För att utföra de uppgifter de har oftast att använda en halv dag åtminstone, och på en timme de är i bästa fall bara värmas upp. Och när du måste avbryta och gå till ett möte med kollegor, de faller ur sin rytm och sedan återvända till uppgiften är det mycket svårt i mitt arbete "Skaparen".

Schema "manager" och schema "skapare" av sig fungera bra. Men när de korsar börjar problemen.

Paul Graham

Därför, om du är chef, ta reda på i förväg från sina underordnade, när det är bättre att organisera gemensamma möten för att inte riva folk borta från arbetet i de mest olämpliga tidpunkter.

4. Övervaka din energiförbrukning

Tony Schwartz och Jim Loher i sin bok "Livet är fullt av kraft!" Hävdar att huvud resurs för produktiv arbetare är inte tid och energi. Du kan tillbringa en hel dag för att utföra en komplicerad uppgift, men om du inte har tillräckligt med fysisk och mental styrka, kommer du att stagnera och inget nyttigt och inte gör. Men när du har tillräckligt med inre energi, kommer du att kunna ta itu med den svåra frågan om ett par timmar, och att ägna något enklare resten av dagen.

Schwartz och Loher finns fyra typer av energi: fysiska, känslomässiga, mentala och andliga. Och om några av dem kommer du att missa, produktivitet falla.

• fysisk energi direkt påverkar din förmåga att reagera på omgivningen och fatta rätt beslut. Bristen på denna resurs är förknippad med en dålig kost, brist på sömn och trötthet.
• känslomässig energi Det påverkar förmågan att korrekt hantera sina känslor i stressade situationer.
• mental energi Det gör att du kan fokusera på en uppgift och inte bli distraherad. En man med ett stort utbud av det kan fokusera även i en stressande situation, då runt och strävar efter att distrahera honom.
• andlig energi Det gör att du kan se syftet i sitt arbete, i syfte att upprätthålla motivationen. Den fungerar som bränsle för entusiasm, uthållighet och engagemang.

För att stödja alla fyra indikatorer på lämplig nivå, äta ordentligt, få tillräckligt med sömn och motion (motion stimulerar hjärnans aktivitet). Och använda en enkel mottagningar att fylla på energi.

Livet - detta är inte ett maraton. Livet - är en serie spurter.

Tony Schwartz

En bra metod är att omväxlande arbete med full nedsänkning och korta pauser - pomodoro teknikVilket är idealiskt beläget på begreppet Deep Work Cal Newport. Principen är enkel: uppmätt 25 minuter timer och gör en viktig uppgift hela tiden utan distraktioner. Sedan - en paus i 5 minuter. Under denna tid fyller vi energi. Sedan upprepa cykeln fyra gånger och ta en stor paus i 20 minuter.

5. Ät grodor till frukost

Allt händer någonsin att du stöter på några problem som du behöver för att utföra, men att göra det skrämmande är inte önskvärt. Du startar det skall upphävas, och eftersom tidsfristen närmade sig allt starkare hänger över dig, störande från andra saker och att du känner igen.

Populära författare Brian Tracy samtal sådana uppgifter "grodor". Han rekommenderar att man inte skjuta upp dem för senare och utföra så snart som möjligt.

Om på morgonen för att äta en groda, är resten av dagen kommer att vara underbart, eftersom det värsta är över för idag.

Mark Twain

Att bli av komplexet uppgifterDu kommer att känna sig nöjd, få en avgift på positiv energi för resten av dagen och du kan med gott samvete till nästa punkt på listan.

Layfhaker kan få en provision från inköp av varor som presenteras i publikationen.