Icke-självklart, men arbetar sätt att minska tiden för att arbeta med e-post

John Smith (Jon Smith), som bedriver teknisk support MailChimp genom trial and error har lett till dig själv den perfekta formeln för e-post. Först han nasozdavali många mappar och raderade sedan var och en, men ingen av dessa metoder fungerade inte. Och sedan kom han till en helt annan system.

Trots att svaren på breven upptar nästan central plats i hans arbete, kunde han minska den tid som spenderas på olika aktiviteter med e-post, upp till sex timmar per dag. Han fann att även när brevlådan bröt från e-post, kan ett par enkla steg dramatiskt förändra situationen.

Vad som inte är värt att slösa tid

Som John säger att han först försökt att klassificera brev och skapa alla typer av mappar: för meddelanden från Chief, för mer information om de olika projekten, meddelanden, för vilka det var nödvändigt att vidta några åtgärder och så på. Han trodde att det skulle hjälpa honom att spara tid. Men i själva verket började han att spendera mer tid på att försöka komma ihåg ett klassificeringssystem och mindre - på själva arbetet.

Till exempel fick jag ett meddelande från chefen för projektet han arbetar med, och detta meddelande också krävs för mig att vidta vissa åtgärder. I vilken mapp bör den placeras? Och vad var chanserna att jag kommer ihåg var du ska leta för det senare brevet?

John Smith

Så John bestämde sig för att bli av med alla mappar och skicka det råder fullständigt kaos. Frånvaron av systemet för komplicerat system bättre. Då John bestämde sig för att återigen ändra sin inställning till att arbeta med e-post. Han bestämde sig för att sortera breven inte i frågan, och på vilken typ av åtgärd, som de krävde att ta. Och här är hur man gör det.

Håll det enkelt

Helt enkelt placera i mappen "Inkorgen" endast de meddelanden som du behöver svar. Den viktigaste av dem, om du inte kan ta itu med dem omedelbart, märkt som oläst.

Det kan tyckas bakvända till dig, eftersom de flesta brinnande fall bör utföras så snabbt som möjligt. Det är, och ibland riktigt har behov av att omedelbart svara på sådana rapporter. Men märkning olästa viktiga meddelanden, kommer du inte att förlora dem i en klump. Dessutom, eftersom du inte behöver flytta bokstäverna: de förblir i mappen "Inkorgen" och kommer att dra uppmärksamheten till sig tills du är upp till dig att nå dem.

Jag försöker göra det i min brevlåda ackumuleras inte mer än 60-70 meddelanden åt gången. Detta är exakt det antal bokstäver, som jag kan säkert hantera i ett sammanträde.

John Smith

Skapa själv en permanent schema med post

Varje morgon John allokerar timme försöker att rensa upp i brevlådan. Som redan nämnts är det ofta lämnas brådskande meddelanden "olästa". John skannar snabbt nyhetsbrev och interna meddelanden företags och svarar på det maximala antalet icke-nödsituation Inlägg med vilken han kan hantera inom en timme.

När timmen avsatts för Började med e-postNärmar sig sitt slut, har John Smith Stäng inte brevlådan, men det lönar sig mycket mindre uppmärksamhet. Så snart nya meddelanden anländer snabbt skannar han innehållet och avsändarnamn, för att ge dem en viss prioritet. Om ett meddelande kan besvaras utan att stanna under en lång tid från andra frågor, gör John. Men han börjar att engagera sig i inlägget igen.

Mot slutet av dagen, John allokerar ytterligare 30 minuter försöker ägna dem uteslutande arbete med e-post. Vid denna tid han utövar breven, som kräver honom till någon åtgärd: att ge sitt godkännande, skriva ett detaljerat svar eller att fatta något beslut. Det var då han uppmärksammar meddelanden som är markerade olästa.

Jag skulle kunna ägna mycket mer tid att arbeta med e-post, men dessa tillfälliga restriktioner hjälper mig att koncentrera sig bättre och bli mer produktiv.

John Smith

Klassificera e-postmeddelanden i enlighet med den typ av svar

För vissa meddelanden, John ändå skapa en separat mapp. Vissa bokstäver att han inte markera olästa, det distribuerar allt i två riktningar. Inlägg som kräver någon åtgärd eller svar från en kollega (inte nödvändigtvis brådskande), satte John mappen "make". Den är utformad för e-post, som kan sorteras ut i nästa dag eller senare i veckan.

Även mindre brådskande brev John flyttar till en mapp "läsa". Dessutom använder den ett speciellt filter som automatiskt sätter nyhetsbrevet i denna mapp. För att installera filter, måste du spendera bara ett par minuter, men denna enkla åtgärd senare kommer att spara mycket tid och ansträngning.

Om du använder den här metoden får du tre aktiv mapp, som skiljer sig i graden av brådska att svara på meddelanden "inkorg" med olästa meddelanden, "make" och "Läs".

arkivera meddelanden

För allt annat, använder John Smith meddelandearkivering funktionen. Detta hjälper honom städa upp brevlådan och huvudet från onödiga uppgifter.

Så fort jag läst meddelandet och vidta lämpliga åtgärder, vare sig det ett företag eller en nyhets sändning, som jag skrev, jag arkiverar.

John Smith

Om meddelandet innehåller viktig information som John vill spara för framtiden, den markerar en asterisk arkiverade meddelande, så det kan hittas snabbare.

Var särskilt försiktig när du bestämmer dig för att ta bort meddelandet

John använder sällan funktion för att radera meddelanden. Det är en lärdom han drog från verkliga praktiken. När John bort meddelandet från en kollega som innehåller den information som då han inte ansåg att det är viktigt. Redan efter den anställde har lämnat företaget behövde John informationen från den bokstaven. Sedan insåg han att han var i inbunden.

Efter att jag började ta bort endast de bokstäver som inte är exakt bra för mig i framtiden. Inget illa, kära kollegor, som har sänt mig en härlig SIFCO med tätningar, men dessa är de meddelanden och ange "shopping cart."

John Smith

För att komma fram till detta system, John Smith provat många olika metoder som har visat sig effektiva nog för honom. Han testade de metoder som används av andra människor, men insåg snart att han behövde för att prova något annat. John kom till slutsatsen att alla system fungerar bara när det passar väl i form av din visst jobb.

Prova denna metod eller söka något annat. Du kanske kan hitta ett sätt att spendera för att arbetet med e-post är ännu kortare tid.