Hur man effektivt använda GTD systemets livslängd

Detta material - en fortsättning på artikeln "Hur man rengör upp affärer och allt för att hålla jämna steg: Full styr GTD-systemet». För det första är det värt att bekanta sig med det, eftersom det förklaras i detalj många av de begrepp som används.

Den här artikeln - en steg för steg guide om hur man ansöker GTD i livet. När du skriver, använder jag följande riktlinjer:

• Mångsidighet. Beskrivs här är universella idéer och använda dem för att bygga en själv GTD-systemet, som kommer att arbeta med exakt de tjänster som han var van.
• Enkelhet. Systemet bör vara intuitivt enkelt att använda. På entré och bearbetning av information måste spendera ett minimum av tid och energi, samt att planera följande åtgärder. Först då systemet kommer att fungera på lång sikt, även efter långa pauser, till exempel, Om du går iväg på semester under en månad, då, när du kommer tillbaka, kommer du att kunna återställa sin inställning till ledningen frågor.
instagram viewer
• Tillförlitlighet. Det viktigaste - det är att vara säker i sitt system, nämligen att glömma inget planerat, så att du ser påminnelsen vid rätt tidpunkt.
• vid en viktig koncentration. Systemet bör hjälpa dig att fokusera på hur du gör just nu, och i de fall som är viktiga i det långa loppet.
• Nöje. ärendehanteringssystemet och mål bör ge dig njutning. Till exempel, när man ligger på soffan efter en hård dags arbete med telefonen i handen, radera från listan över slutförda uppgifter och få från det ett rent nöje. Speciellt när det görs mer tillväxt produktivitet ditt schema.

5 huvudsteg GTD systemet

Steg 1. samla information

Att samla absolut allt, även de minsta, då vårt sinne blir klart och vi kommer att fungera som produktivt som möjligt.

Det är därför inte standardverk listorEftersom de flesta människor ofta fånga bara de viktigaste sakerna och de hundratals problem som inte är så viktigt, inte ta hänsyn till. Men det är en så liten problem regelbundet påminna dig själv, använder en betydande del av hjärnan resurser och skapa ytterligare erfarenheter som leder till trötthet och stress.

En av de viktiga principerna för GTD-systemet - det är helt lossas från huvudet av alla de uppgifter och sätta dem i ett tillförlitligt system som hjälper vid rätt tid att tänka på viktiga frågor.

Fortfarande måste ta hänsyn till att korgarna för att samla inkommande data bör vara den minsta mängden. I en ideal - en. Då blir det lättare att hantera.

Steg 2. informationsbehandling

I detta skede är vi bearbeta den information som finns i vår "inkorg" korg.
Det finns tre alternativ för hur vi kan göra i detta skede:

• Markera en uppgift som "Action" och pekade på nästa steg i genomförandet och tidsfristen. Du kan inte ange deadlineOm det inte finns någon exakt förståelse för när man ska utföra uppgiften.
• Flytta informationen i "Directory" om det inte behöver något, men det kan komma till nytta i framtiden.
• Ta bort information fastställa att det är "skräp" som har att göra med det inte behöver något och hon inte komma till nytta i framtiden.

Steg 3. action organisation

Alla åtgärder sker genom följande tratten.

Filter 1 - "klippning"

Fråga dig själv, jag har verkligen att utföra denna åtgärd? När du är osäker, ta bort.

Filter 2 - "delegation"

Fråga dig själv om du behöver göra, så är det verkligen måste utföra personligen är jag? Om inte, delegera ansvar och punkten slutresultatet, de mellanliggande stadier av kontroll (nyckelpunkter) och tidsfristen.

Om åtgärden ska utföra det du flyttar till nästa filter.

Filter 3 - "Action"

Fråga dig själv, kommer denna åtgärd ta mer 2-5 minuter? Om inte, göra nu och släpp huvudet. Om så är fallet, drop-in.

Åtgärder i systemet kan vara av följande typer.

"Nästa steg" - enkla uppgifter, som består av en enda åtgärd (samtal, skriva go, och så vidare). Till exempel kommer åtgärden "Change på hjul vinterdäck" består av följande enkla steg: ringa och göra en workshop, tidsplan i kalendern för att köra i rätt tid bilverkstäder.

Sådana åtgärder är bekvämt att samla in listor över plats och ståt (sammanhang listor). Det kan vara en lista över "The Shop", där du anger allt du behöver för att köpa när du är i en butik, eller en lista med "Stolen", där du lägger möten och uppgifter som kan utföras på kvällen efter jobbet i hans favorit stol. Eller en lista med "Chef-frågor" där du skriver ner alla frågor som du har till chefenSedan för att lösa dem alla på en gång.

Alla dessa åtgärder, jag brukar fastställa eller "Google Kalender"(möten och evenemang) eller Todoist - molntjänst, där det är lämpligt att systematisera uppgiften.

"Projekt" - uppgifter att utföra som kräver mer än ett steg. Till projektet flyttas från de döda punkten är det nödvändigt att beskriva de första stegen för att genomföra den och att lämna en påminnelse om det i ett tillförlitligt system. Som ett resultat av projektet förvandlas till en kedja av enkla steg, som vart och ett kan göras under de kommande fem minuter och få ett resultat.

Projekt I plats på korten Trello. Kortet är en idealisk behållare för projekt, där man kan placera:

• beskrivning och Syftet med projektet;
• länkar till andra dokument på projektet,
• namnen på de ansvariga;
• tidsgräns;
• checklistor med följande steg;
• kommenterar förslaget;
• nödvändiga filer, och så vidare.

"Uppskjuten åtgärd". Om vi ​​inte kan planera nästa steg utan ytterligare händelser eller information (till exempel kommer att vänta tills telefonen skicka en bekant servicecenter, där man kan lönsamt byta däck), en sådan åtgärd vi skall föras in i listan över "uppskjuten". Alternativt kan du sätta en påminnelse om att du behöver något att kontroll.

Sådana listor av fall kan struktureras i en lista sammanhang. Till exempel gör en lista över de uppgifter som anförtros hans assistent.

Lista "Someday" Den innehåller verk som inte kräver aktiva åtgärder nu, men vi vill genomföra i framtiden.

Det kan vara:

• böckerOch video utbildningar som vill köpa;
• användbara färdigheter som vill lära sig;
• placerar jag vill besöka;
• saker som jag vill köpa.

Du bör regelbundet titta på den här listan, med poster och förvandla dem till mål att uppnå som du kommer att fungera.

Steg 4. regelbunden översyn

För att systemet ska fungera måste du regelbundet se över de viktigaste uppgifter och projekt för att ta bort dem som inte längre är relevanta, och den nya sortera efter prioritet och skickas till jobbet.

För att en sådan översyn genomfördes på en regelbunden basis, följ dessa tips:

• Låt stå i 30-60 minuter i tidsplanen för översynen (inledningsvis en gång i veckan skulle räcka).
• Gör en checklista eller planerar en sådan översyn, som preciseras sekvensen att bakom vad som händer. Denna plan bör inte vara alltför svårt, och översynen bör inte ta dig för länge, annars kommer du helt enkelt inte kommer att göra det regelbundet.

Nedan - ett exempel på min checklista med översikt varje vecka. Jag gjorde den i ett format bryt cribs med actionsekvens, som visar tjänster / dokument, som jag ser. Du kan placera den på vanligt listan eller rita från handen på en krets som du känner dig bekväm.

Skriv ut fyra sådan checklista för en månad. Under vecko granskning av ta en av dem i sina armar och bar strukits från listan. Denna enkla övning kommer att motivera dig att fortsätta att genomföra sådana granskningar.

Steg 5. åtgärder

När en plan upprättas för en vecka för att återstår agera. Låt inte en av de viktigaste misstag nybörjare att arbeta på GTD systemet när för mycket tid går åt till att organisera uppgifter i stället för det faktiska genomförandet.

Här är några tips för att göra åtgärden mer effektiv.

1. Planer för dagen baserat på planen för vecka. Den delar dagen i block, välja 2-3 enhet för att utföra viktiga saker och ett par kvarter tilldelas andra uppgifter. Längd enheter - i genomsnitt 60-120 minuter. Blocket är insatt mellan den fria tid för akuta fall.
2. Arbetet med systemet PomodoroFör detta kan du ställa in timern. Dess väsen är enkel: varje 25-30 minuters drift, ta en paus i fem minuter, och efter den tredje affärsenheten - en lång paus (15-30 minuter). Totalt finns tre block på 30 minuter med pauser på fem minuter, följt av en lång paus i 15-30 minuter. Under dagen kan du spendera 2-4 sådana cykler, beroende på hur ofta du störande.
3. Under de viktiga frågor enheterna försöker undvika att bli distraherad av andra människor och andra ljud (du kan inkludera en speciell hörlurar musik för koncentrering).
4. Bestäm när din energi nivåer en maximal (t ex 7-9 am), och vid denna tid att utföra de viktigaste sakerna att ta dig närmare personliga mål.
5. Inte tänker alltför många viktiga saker att göra för dagen: det räcker 1-3. Det är viktigt att i slutet av dagen, titta på saker korsade i din plan, är du glad och har gjort en realistisk plan för i morgon.