Personlig Mail Merge med Gmail och Google Docs

Aktiva postanvändare behöver ibland att skicka ett brev med samma innehåll i ett stort antal mottagare: svaren på liknande frågor, inbjudningar till evenemang, kataloger, dokument och andra information. Du kan skicka alla samma bokstav utan ändringar. Men det finns en bättre chans att göra ett gott intryck på mottagaren, om breven innehåller personlig behandling - vid namn. Förutom samtal och de andra variabla element kan vara närvarande i en sådan mall ett meddelande: kontakt data är densamma för alla e-postsignatur, isolerade fraser, olika för varje destination i bakgrunden sammanhang.

Ofta kontorsapplikationer möjliggöra sådan distribution genom fusionen - automatisk substitution av variabla element i databasen (t.ex. kalkylark) i texten i brevet. Det har de nödvändiga verktygen inklusive standardfunktioner programpaket som Microsoft Office, OpenOffice.org och iWork.

Samtidigt många Gmail-användare inte kan utföra ett utskick med sammanslagningen av Googles tjänster personalmedel. Digital Inspiration blogg populär erbjuds beslutet detta problem.

Skapa en personlig e-post med Gmail och Google Docs

Som ni vet, kan funktionaliteten av elektroniska kalkylblad Google Spreadsheets utökas på bekostnad av tredje part skript. I denna kalkylprogram är ett galleri med färdiga skript för att utföra olika uppgifter och manusförläggare för dem som inte har hittat den rätta lösningen i galleriet.

För att skapa en e-postlista med samgåendet föreslår vi att du använder någon av dessa skript - Koppla dokument. Den är utformad för att automatiskt lägga till mottagarens namn i varje kopia av brevet mallen.

Steg 1. Öppna här kalkylarket med den etablerade Merge skriptet Mail. Gör en kopia av tabellerna i Google Documents List kommandot Arkiv → Gör en kopia (Arkiv → Skapa en kopia).

Steg 2. Öppna kopian av tabellen och i Mail Merge menyn väljer Clear Canvas (Reset) för rengöring onödiga data i tabellfält. Då kommer du att se en begäran om tillgång till Google-kontakter och Gmail, som måste bekräftas.

Steg 3. Gå till din Google-kontakter och skapa en grupp med kontakter som du vill skicka ett personligt brev mall. Varje postadress från listan över dessa kontakter måste ställas in på namnet på mottagaren. Notera namnet på gruppen.

Steg 4. Gå tillbaka till bordet, välj Mail Merge → Import Google Kontakter och i den resulterande fönstret väljer namnet på kontaktgrupp. Namn och e-postadresser till dina kontakter från denna grupp kommer att importeras i tabellen.

Steg 5. Fyll i e-post Subject (Ämne), Salutation (Hälsning), Meddelandetext (kropp e-post; kan vara vanlig text eller HTML-kod) Ditt namn (ditt namn), Din e-postadress (din e-postadress) Attachment ID (ID bifogad fil som kan kopieras från webbadressen, upp till Google Docs fil; ID - detta är en lång serie av bokstäver och siffror som finns i webbadressen till filen mellan "id =" och-tecken &; om du inte vill bifoga en fil till punkt och pricka, sedan lämna fältet tomt Attachment ID), BCC själv (skicka dig till den dolda kopia av alla e-brev; Om du vill ha en kopia, anger JA i detta område).

Steg 6. I menyn, välj Koppla dokument Etpu Start Mail Merge, och vänta till slutet av distributionen. I kolumnen Status bredvid varje kontakt kommer att vara "OK" - bekräftelse på lyckad sändning av brevet.

Som en följd av denna fördelning kommer varje mottagare får ett brev med referensmallnamnet.