Rutin - en ny titt på att hantera uppgifter

Från författaren:

En av våra regelbundna läsare, James Zhukovsky, utvecklat sin egen uppgift ledningssystem och prioriteringar som kallas "rutin". För en tid sedan, när jag talade om min uppgift ledningssystem, erbjöd Jacob att läsa den bok och diskutera den föreslagna metoden. Jag lovade att kommer att göra det, och, naturligtvis, lovar. Vi talade med Jacob och beslutade att dela med etablerad metodik Lifehacker läsare. Omedelbart uttryckte sin åsikt - tekniken är intressant, det finns många rationella korn, även om frågorna tillräckligt. Men där de inte finns? Alla som är intresserade i förvaltningsuppgifter - skulle rekommenderar att bekanta sig. Boken av James I också gillade. Detta är inte en professionell publikation. Det är bara historien om skapande och användning utvecklats av Yakov systemet. Boken är inte bra så jag rekommenderar att tilldela henne en timme att läsa. Så - ett nytt perspektiv på att hantera uppgifter. System "rutin".

Vem kan dra nytta av detta system?

• För alla som gör listor.
• Alla som upplever en prioriterad fråga.

Hur kunde detta system?

Jag insåg att jag behövde ett system som kunde hjälpa till att effektivisera den ändlösa strömmen av ärenden och projekt, och bör vara:

• enkel nog
• flexibel nog
• Det kräver inte mycket arbete
• Hjälper till att snabbt prioritera

För detta var det nödvändigt att på nytt läsa en massa böcker om time management. I dem fann jag förståeligt, klart svar på frågan "hur man ställer våra prioriteringar?". Men baserat på idén, som gradvis utvecklats till en metod jag föddes på den mottagna informationen. Metodiken I call "rutin"

När jag märkte en bit papper, med en plan för veckan. Leaf var kantad av flera kolumner. Den första kolumnen ─ krissituationerI den andra ─ rutinI den tredje ─ framtida rutin och i det fjärde ─ idéer. Senare läggs till i listan annat avsnitt ─ mål.

Jag började fundera på varför jag var en sådan riktning? Och jag insåg - så jag kan göra en snabb genomgång av planerna. Jag kunde se klart vad det är nödvändigt att engagera sig i och som verkligen behövs. Då gick det upp för mig. När allt kommer omkring är det samma prioriteringar!

Vad är rutin

Funderar rutinen, insåg jag att, som regel, uppgifter har sin egen tid, vilket innebär att de kan utvecklas till ett problem. Det blev tydligt att det är viktigt att ha en lista över kommande projektFör att sätta sin tid i rutinprojekt och därmed hindra dem från att komma in problem.

Något att ändra namnet, fick jag följande avsnitt:

1. Problem.
2. Rutin. (Listan över projekt och uppgifter)
3. De kommande projekt.
4. Mål.
5. Idéer.

Jag började fundera på tidsramen för dessa avsnitt. Till exempel, om det är ett problem, hur mycket tid kommer att spenderas på det, så fort jag har att utföra en uppgift eller projekt? Så på följande tidsram:

1. ─ problem är att supersrochno behöver göra idag, just nu. I ett extremfall, i morgon.
2. ─ rutin som behöver göras i dag eller i morgon, i allmänhet, den här veckan.
3. De kommande projekt ─ intervall kan vara mycket omfattande. Men som regel, något som kommer att hända denna eller nästa månad.
4. Mål kan vara i år eller i allmänhet kan inte vara.
5. Idéer kan eller kan inte vara alls.

Till exempel får du en räkning på elkostnader. Har du ytterligare en månad innan du kommer "röda" räkningen. Så medan du kan sätta den i listan approximera projekt. Efter ett par veckor kommer du att behöva flytta den till listan projekt. Men om du inte gör detta i tid, kommer din poäng får elektricitet i listan problem.

Tidsramen kan alltid ändras av dig själv, det vill säga för någon att identifiera problemet kan variera från en timme till en vecka. Allt beror på takten och intensiteten i livet, samt på specifika situationer.

Således händelserna i kalendern, kommande projekt, detta är en förteckning över de projekt och en lista över alla de problem en rutin!

Det är allt som kräver handling nu eller inom en snar framtid och, i fallet med icke-uppfyllelse medför negativa konsekvenser. Till exempel, ignorerade du din faktura för el och då måste man betala sitt fina +, i bästa fall. Och om du stänger av el?

slutsatser:

1. rutin projekt Det är projekt som har en negativ inverkan om de inte presterar.
2. Idéer och mål, som regel, inte leder till negativa konsekvenser och på detta är inte en del av rutinen.

Till exempel - du kom upp med idén att betala räkningen för el över Internet. Men efter långa timmar vid datorn, börjar du inse att det inte är möjligt att göra. Så du inte har betalat notan och tid förlorad.

Det är därför det är så viktigt att lära sig att skilja de idéer och målen för rutinuppgifter och projekt.

Sortera uppgifter och projekt

Figuren visar hur jag sortera mina inkommande. Normalt tar sortering mig 15 minuter. Ibland tror jag inte passar in i systemet i flera veckor, och ibland jag arbetar med det varje dag. Välorienterad ingår varje dag, men inte nödvändigt - huvudsaken är att dina projekt inte förvandlas till ett problem.

Alla delade mappar:

1. kalender
2. arkiv
3. idéer
4. mål
5. kommande projekt
6. projekt
7. problem

Det finns sju områden där det finns våra uppgifter och projekt. Jag sätter inte "läkarbesök" i projekt. Om jag har ett datum och tid, och för mig kommer bara vid den tidpunkt då denna händelse jag zanoshu bara kalender.

Så vi har att göra-listor: problem, projekt, närmarprojekt + Kalender, detta är din rutin. Stå ut listor idéer och målLåt oss titta på varför?

Arbeta med listor idéer och mål

Hur identifierar jag att framför mig idé eller mål? Jag frågar mig: "Vad händer om jag inte gör det, aldrig?" Om svaret är "Ingenting," Jag skickar denna uppgift på ett säkert sätt till listan idéer.

Det hjälper:

• Hämta inte att göra-listor
• Fyll inte din hjärna

Nu titta på bilden med idéer och mål

Idén kan växa in målOch syftar till att komma in i listor över projekt. Hur det fungerar och vad den behöver?

Idén Mål

Att slå idén målen är mycket viktigt att förstå deras värderingar och principer.

Vi måste förstå varför du behöver det. Så du måste ställa dig själv så många frågor som möjligt. Dessa kan vara frågor om en sådan plan som:

1. Kan detta påverka positivt på min dagliga rutin?
2. Kan det göra mig friare?
3. Kan det göra mig gladare?
4. Kan det som något att berika mitt liv? (Andlig, fysiskt, ekonomiskt)

Om du svarar dig själv, varför du behöver det, och det kommer att bli en riktigt bra idé, då kan du flytta den till målmappen.

Mål Projekt

Folder mål jag består av flera undermappar. Den första mappen är det nya målet, då målet i månaden, då det gäller liv och sedan avrättades mål. Det ser ut så här:

Först måste jag se mitt nya mål som hänvisar till området. Efter min nya mål kom på listan, säger "arbete", kan det ligga där, åtminstone fram till början av nästa månad. Så snart den nya månen kommer jag bestämma vad mina listor ( "arbete", "hem", "familj") Jag vill flytta till listan Målet i månaden.

Låt oss säga att du har bildat en ny lista Målet i månaden. Mycket bra, men det finns ytterligare ett viktigt steg för att sätta uppgift på listan i förteckningen över projekt. Du måste försöka förstå hur du kan få vad du vill. Möjligaste mån. Anta att du har beslutat att köpa ett löpband. Innan du sätter denna uppgift i projektet, se till att de är till försäljning, har du plats för att uttrycka det är att du vet var du ska sälja den, hur mycket det kostar och du har pengar. Om du inte svara på dessa frågor, då ditt mål kommer att vara för en lång tid ligger i projektlistan och inte flytta. Om du svara på dessa frågor, kan du sätta denna uppgift (projekt) förteckning över projekt och är lätt att bestämma det första steget i projektet.

med en rutinplatsannonser

alla bara här. En gång i veckan, kan du kort gå igenom kommande projekt. Du måste förstå när det är dags för vissa uppgifter att gå till listan över projekt.

Listan över problem är det viktigaste, om det finns något där, då måste du bestämma just nu \ idag är faktiskt din prioritet №2 (prioritet är №1 kalendern). Var inte rädd, i listan över problem är inte så mycket och ofta kommer att få problem. Det är fortfarande en lista över projekt. I består av två mappar. Inkommande projekt och aktiva projekt. I inkommande projekt jag definierar det första steget i projektet, till exempel ringa banken. Och då jag satte den till det aktiva projektet. Det är allt.

Jag kommer inte i detalj här för att måla, som hjälper mig att utföra själva uppgifter och projekt, men du kan gå till min plats och gratis nedladdning bok.

Soft

Jag använder Evernote för att upprätthålla systemet. Varför detta val? Detta är av två skäl.

First. Jag gick igenom en massa olika uppgifter chefer. Det blev tydligt att systemet måste vara enkel nog så att hon kunde använda utan dator. Evernote - det är bara en bärbar dator, som jag var helt nöjd.

Sekund. Jag insåg att för att utföra vissa uppgifter och projekt, jag behöver inte så mycket todo gränssnitt med möjlighet att sätta en bock, men möjligheten att skriva och lägga till information för varje projekt. Det är - att söka svar på frågan "hur" och "varför". Och tänk vad är det första steget. Dessutom, som regel, nästan alla uppgifter och projekt är fyllda med projektmaterial som är perfekt assimileras Evernote.

sammanfattning

Så, vad har vi? Detta system gör det möjligt att snabbt analysera inkommande. Det är inte nödvändigt att glida i listan över projekt, eftersom det är klart och tydligt att det finns idéer och mål som inte är en del av din dagliga rutin. Tro inte att vi ignorerar idéer och mål. Tvärtom - kan systemet uppnå flera mål, eftersom det finns en koncentration på att få idéer och mål för att tillståndet för deras faktiska prestanda.

slutsats

Inget system, inklusive min, detta är inte ett universalmedel för alla problem. Det finns ingen hemlig nyckel.

TM är bara en spegel av din karaktär. Odla en karaktär och värdesätter din tid.