"0 utanför" - ett tydligt system för att upprätthålla noll inkorg

E-post till många är fortfarande inget alternativ arbetsredskap och daglig lidande. Någon sju inkommande brev, och han är nu isär dem snabbt. Någon har 46 medlemmar, men också razgrebot per dag, eftersom det brukade. För varje person finns en viss tröskel av inkommande e-post per dag, med vilken han kan hantera utan dröjsmål behandlingen av nästa dag och därmed utan att orsaka blockeringar i den elektroniska rutan. Du kan ringa tröskeln till en "naturlig".

Om bokstäverna mer än en person kan hantera, måste du ändra din inställning till e-förvaltning. Detta kommer att öka tröskeln till önskat värde i det enskilda fallet. Den bör kunna hantera 100 bokstäver per dag? Så du kan och 100, bara använda e-post till den rätta metoden. Vad? Vem kommer att berätta.

Den enda indikation på att en person klarar e-post ingår i noll slutet av dagen. De viktigaste principerna för god bearbetning inkommande - insikten att för bokstaven framför dig. Först måste du lära dig att korrekt klassificera brev och vet vad de ska göra med varje typ.

Alla inkommande meddelanden kan delas in i sju kategorier:

1. Inget behov av att svara, inte nödvändigtvis läsa. Det sätt på dessa två bokstäver: arkivera eller radera. Om du får ett regelbundet nyhetsbrev, som aldrig läses, så gör dig själv en tjänst - uppnå dina mål. En åtgärd i utbyte för att bli av dussintals sådana brev i framtiden. Vi vill lära sig att hantera flödet av e-postmeddelanden per dag? Med mindre lättare att hantera flödet. Var inte rädd för att missa något viktigt. Verkligen nödvändig information får du på ett annat sätt, och dyker upp framför dig fortfarande minst en gång.
2. Med bilagor. Detta kan vara en anmälan om behovet av att betala för något eller informationen för nuvarande eller framtida arbete. För dessa brev är bra att skapa en separat mapp, men utan fanatism. Är för många mappar? Förenkla. För att hitta något just då, jag behöver inte tusen mappar och möjlighet att använda sökfunktioner mailer.
3. Svar valfri. Svaret verkar vara inte obligatoriskt, men ibland användbar artighet. Fortsätt sedan enbart på situationen.
4. Med ledtiden för granskning. Det är intressant att läsa, men inte nödvändigtvis. Försök att relatera till detta och föregående kategori som många brev som möjligt. Detta är nyckeln till effektivt arbete med e-post.
5. Måste besvaras idag. Allt är enkelt: ta ett ansvarsfullt och nu, om något riktigt akut, eller i slutet av arbetsdagen.
6. Måste besvaras, men inte idag. Det fina med e-post som hon inte chatt eller telefon. Ingen förväntar sig, och bör inte förvänta sig ett snabbt svar via e-post, om du inte prata om det i meddelandehuvudet. Om tidsfristen för ett svar kallas en viss dag eller om du känner dig själv och vet hur länge du behöver för att ge ett svar, sedan lägga dessa brev i rätt mapp. Till exempel "Svara på måndag", "Svara på tisdag," och så vidare. Nu gör dig själv en checklista, där det finns ett objekt "process mail på morgonen, skjutas upp i dag." För sådana ändamål, eftersom det finns specialiserade verktyg för: RightInbox för Gmail, FollowUpThen.com och FollowUp.cc.
7. Obegripligt brev. Det finns bokstäver som är svåra att tillskrivas någon av kategorierna. Klipp inte sig reflexer för att ordna med sådana bokstäver hänvisar till en av ovanstående kategorier.

Baserat på denna klassificering, behöver vi № mappar för kategorierna 2, 3, 4 och 6.

Regler effektiv bearbetning av e-post

• Låt 30 minuter i slutet av dagen för att ta inkorgen till noll. Det är mer effektivt än att försöka att omedelbart svara på alla e-postmeddelanden. Människor inte flera saker samtidigt. Mindre distraktioner och omkoppling - högre effektivitet.
• Vad gör man med en brådskande brev? Ställ dig själv vilket intervall för att markera rutorna för dagen. Till exempel, en gång i timmen. Kryssrutan om tillgången på brådskande och viktiga brev, om inte tillgängligt, återgå till arbetet. Kom ihåg nytta av mail: inte ett medel för omedelbar interaktion. Det är möjligt att problemet, som nämndes i en av de icke-brådskande e-post, utan din medverkan kommer att beslutas av I slutet av dagen, eller i slutet av den dag du kommer att få mer information som gör det möjligt att snabbare lösa problemet och effektivt.
• När som helst, när du inte kolla din e-post, hålla försändelsen stängd. Stäng av aviseringar. Befria er från distraktion kontemplation antalet inkommande e-post. Nu har du ett annat jobb, och tiden för posten har inte kommit ännu. I stunder av tvivel om riktigheten av denna metod, kom ihåg: Du är inte ett kärnkraftverk, men även om det var, då överhettning av reaktorn skulle du i alla fall rapporteras via e-post.
• Använd sitt engagemang i tid för att avsluta arbetsdagen för att påskynda posthantering. Det är därför det rekommenderas att demontera inkorgen ned till noll i slutet av dagen. Du har 30 minuter, och du snabbt vill sätta stopp för allt. I själva verket visar det sig en typ av spel, men du kan och målmedvetet geymifitsirovat bearbetning e-post.
• Håll dem kort och rakt på sak.
• Var positiv och vänlig.E-post kan bygga och förstöra relationer. I stället för att lösa de verkligt viktiga frågorna folk ibland försök att rulla de mest känsliga och dolda motståndare kallas en idiot, och all text är baserad på denna. Det finns inget konstigt i det faktum, att uttrycka sin positiva skickade en liten trevlig fras i kroppen av e-post. Din vänlighet kommer tillbaka till dig, och korrespondens kommer att vara mycket mer meningsfull och effektiv.
• Brev behöver kratta i omvänd ordning. Och det enda sättet. Det verkar som om det är mer logiskt att börja med äldre e-post, men det är vårt mål - noll inkorg, vilket innebär att före slutet av dagen får vi även den allra första e-post du fått. Om du gör dig själv en tjänst och börja lämna den sista bokstaven fick idag för i morgon, slutar hela proceduren fungerar. Varför du studerar kompetent arbete med e-post, om du inte följer den grundläggande regeln? Fortsätta att arbeta som tidigare, och lidande.
• Öppna bara de nödvändiga brev till arkivera eller ta bort resten. Även vi missbruka prenumerationer på onödiga saker (prenumeration Layfhaker tvärtom, mycket behövs) och som ett resultat få mer information än vad som kan läsas. Hur man skiljer de önskade bokstäver? Det finns en enkel, men mycket effektiv regel: öppna endast de bokstäver som är riktade till en specifik person för dig personligen. Resten - i en av ovanstående kategorier i början av artikeln på situationen.
• Skapa mallar. Ofta svaren på brevet ganska standard, det vill säga, skriver du samma sak. Märkt att skriva denna fras ofta? Gör en mall för snabb kopiera och klistra eller skapa den i posttjänsten.
• Om posten hanteras, och det finns fortfarande tid, då måste du använda den rationellt. Gå till kategorin antal bokstäver 3, 4 och 6 och sätta saker i ordning där.

Denna handbok, som bygger, som ni sa, är rätt sorts är ett bra komplement till de mer generella tips för att arbeta med e-post från Linkedin vd Jeff Weiner. Missa inte 10 tips för att hantera e-post från Leo Babauta. I själva verket finns det många andra sätt pressa ut den maximala e-post. Försök att tillämpa tekniker för sig själva, analysera resultaten och glöm inte att lämna i kommentarerna egna tips för att förbättra effektiviteten i e-post.