Hur man inte vara en slav till e-post: 7 tips från Linkedin huvudet
Arbete Och Studier Produktivitet / / December 23, 2019
Ett stort antal människor varje dag ställs inför samma problem: e-post, utformad för att optimera organisationen och arbetsprocesser och kommunikationsprocesser, ofta förvandlas till en ond Warden, gör dig uppmärksamt följa medlemmarna, om du arbetar på ett transportband tejp. Kostar lite distraherad som ständigt ackumulerande information snabbt vända ett snyggt och ren brevlåda dump rake som är desto svårare ju längre du inte gå tillbaka till post.
Idag erbjuder vi dig några enkla tips för att hantera processen för interaktion med e-post från Jeff Weiner, verkställande direktör Linkedin. Denna person i tjänst måste hålla kontakt med hundratals människor varje dag, och han har några knep som gör honom att inte drunkna i denna lavin information.
Min brevlåda i huvudsak blev en central nod i mitt arbetsflöde - via e-post, jag kommunicerar regelbundet med mer än 4300 anställda som arbetar i 26 städer över hela världen. Jag kan inte säga att jag alltid har varit ett fan av e-post, eller att jag inte var en situation där mitt arbete med posten såg ut som en Sisyphean uppgift.
Hur som helst, under årens lopp har jag utvecklat några praktiska rekommendationer som tillät mig att flytta från begreppet "postkontroller mig," begreppet "Jag kontrollerar posten."
1. Vill du få mindre post - skicka e-post mindre
Sådan rådgivning verkar löjligt enkel, särskilt inom ramen för en sådan gemensam problem, men för mig själv, jag tror att det är den gyllene regeln för framgångsrik e-posthantering.
Denna slutsats kom till mig medan du arbetar i ett tidigare företag, där två anställda mest noga förknippar med mig, lämnat företaget. De är mycket effektiva i att kommunicera med människor, en hel del arbete och, som det visade sig, skicka en massa mail. Så länge de har arbetat i företaget volymen av post som kommer via e-post, verkade helt normalt, men efter att de lämnat, fann jag att i min posttrafiken minskade med cirka 20-30%.
Allt detta verksamhet i inlägget var inte bara deras brev: det var mina svar på dem, och ändå fanns brev och svar från alla mottagare är anslutna till korrespondens. Ofta är dessa meddelanden som inte efterfrågas min obligatoriskt deltagande i diskussionen.
Från det ögonblick jag in mig klar skick - inte skriva någon uppenbar anledning. Resultat: mindre e-post och mer ordning i lådan utan att det påverkar arbetsuppgifter. Sedan dess har jag försöker att inte avvika från denna regel.
2. Mark som olästa e-postmeddelanden avvaktan
Markera som oläst brev i grunden förändrat mitt sätt att arbeta med e-post. Jag går snabbt nog för inkommande e-post, omedelbart svara på de mest brådskande och ta bort onödiga. Dessa brev, som jag behöver för att komma tillbaka senare om det finns tid, jag Markera som oläst. Detta eliminerar rädsla för att en viktig brev läsa och lämnas obesvarade, kommer att glömmas och kommer att begravas i tarmarna av brevlådan. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för ett slags ToDo-lista, som ska jag återkomma till senare.
Varje gång jag försöker avsluta med det minsta antalet väntande meddelanden, och helst bör de inte vara alls. Om denna dag jag inte har tid att gå tillbaka till dem, kommer de att börja med följande arbets morgon.
3. Ställ en tydlig tidsplan med post
Under de senaste åren går mitt liv på vardagar enligt ganska chotkomu schema. Ökningen i 5: 00-5: 30 am, en timme på e-post, läsa nyheter, frukost, leka med barn, utbildning, kontor, kom hem, satte barnen till sängen, middag med sin fru, vila (oftast tittar på TV en förbipasserande rengöring inkorg under reklam och tråkig ögonblick).
Det visade sig att hålla sig till detta schema, jag enkelt hantera e-post, men det är värt minst en liten förändring order, som kaos börjar i din brevlåda.
I det här fallet kommer du inte känna monterings trycket av att veta att din box plötsligt lämnas utan uppmärksamhet. Iakttagande av schemat kommer att bidra till att hålla allt under kontroll. Detta bidrog till Benjamin Franklin, och kommer att hjälpa dig.
4. själv förstås
Kom ihåg spelet trasiga telefon? Då det var ganska roligt, men nu är allt beaktas i begreppet arbete och företag, och det är inte up spel.
Ord är mycket viktigt, och för att undvika oklarheter och feltolkningar av deras behov att väljas mycket noggrant. Ju mer rak och tydlig att förstå din text, desto mindre sannolikheten för en andra brev med begäran om att förklara den första.
5. Tänk på mottagarna
Det verkar ofta att fältet "Till" och "Kopia" uppfattas av många som en och samma. I själva verket kan de användas unikt för att göra det klart från någon av mottagarna du förväntar dig ett svar, och som skickade en kopia av brevet för att hålla den i slingan.
I själva verket, inte välja mottagare, som är skyldiga att svara på - det är det snabbaste sättet att göra en panik och förvirring i konversationen. 6 mottagare i stället för en och 5 kopior av mottagaren - denna extra 5 möjliga svar, vilka vardera kan utvecklas till ett helt separat konversation.
6. bekräftar mottagandet
Om du har angett som mottagare och brevet är verkligen riktar sig till dig, var inte lat för att informera avsändaren att du har fått ett brev. Behöver inte en massa ord, kommer du bara "accepterat" eller "fick". Detta kommer att vara ett tecken på att den information som du fått i sin helhet och korrekt volym och avsändaren behöver inte skicka något annat i samma ämne.
Om du inte bekräftat mottagandet, avsändaren förblir helt omedvetna om brevet. Kanske gick vilse i djupet av din brevlåda? Om detta är viktig information, kommer tvivel och spänningen tvingar avsändaren att skriva dig ett annat brev med Jag ber er att bekräfta mottagandet av den första bokstaven, eller be någon annan om din närvaro på jobbet plats. Involverade extra personer, skickade och mottagna extra bokstäver.
7. Håll dina känslor av posten
E-post kan vara ett användbart verktyg om du använder det på rätt sätt. Hon kan bli en destruktiv kraft om de används på fel sätt. Det vanligaste exemplet - användningen av e-post för att diskutera kontroversiella och känsliga frågor om konflikt.
Jag kommer aldrig att upphöra att förvåna hur människor använder i korrespondens ord och fraser som aldrig kommer att sägas i närvaro av samma publik.
Om du plötsligt befinner dig i en liknande korrespondens, gör en enkel sak - stop. För att lösa tvisten eller konflikt kan, ta telefonen och ringa mottagaren, antingen personligen träffat honom. Sådana känsliga frågor måste hanteras inte i text korrespondens. Texten inte förmedla känslomässig komponent, intonation och andra viktiga saker som kan vara avgörande för en konstruktiv lösning på problemet.
(via jeff Weiner)