Vi sätter upp system för elektronisk dokumenthantering i ett par klick
Arbete Och Studier Webbtjänster Tjänster~~Pos=Headcomp / / December 24, 2019
Fördel affärsdokument översättnings i figuren och i molnet. Men en del företag tycker att det är för svårt hittills: obekanta termer, är det oklart hur det hela fungerar. «megafon"Jag skapade en mycket enkel och bekväm elektroniska dokumentsystem.
Lite historia och teori
Tillbaka i 1960 organisationen i USA och Europa började utbyta elektroniska data. Men elektroniskt dokument hade endast ett fåtal stora företag som hade råd. I själva verket skulle gemensamma normer inte utbyta elektroniska dokument. Även i slutet av 1970 inte talar om den elektroniska signaturen.
Elektronisk signatur - det vill säga information i elektronisk form, som är ansluten till annan information i elektronisk form (Signed information), eller på annat sätt associerad med sådan information och som används för att bestämma den Signer information.
Artikel 2 i den federala lagen "On elektronisk signatur"
Enkelt uttryckt är det erforderligt av elektroniskt dokument att validera dess äkthet (författarskap), autenticitet och integritet.
Den krypteringsalgoritm för att skapa en primitiv digitala signaturer utvecklades under 1977. Och sju år senare antog den gemensamma europeiska utbyte EANCOM standarddata (EDI).
Under 1990-talet har många europeiska länder antagit särskilda lagar om elektroniska dokument och juridiskt viktiga dokument blev genomfördes i elektronisk form. I Ryssland antog en lag 2011.
elektronisk dokumenthantering
Fler och fler företag att automatisera interna affärsprocesser, genomföra datasystem och lagra data i molnet. I stället för pappers fördrag och handlingar kommer till elektroniska dokument. Timmar lagen.
Och om den interna optimering av de flesta företag hanterar mer eller mindre framgångsrikt, det elektroniska dokumentet med entreprenörer ofta sagt lama.
Elektronisk dokumenthantering (EDM) - ett juridiskt betydande dokument i elektronisk form mellan juridiska personer och / eller individer.
En typisk situation: revisorn är i sin bokföringssystem, intyg över avslutad, skriva ut och skicka den med kurir till motparten. Några dagar senare partnerföretaget revisor emot och skannar dokumentet och sedan göra ledningarna i redovisningssystemet manuellt. Båda sidor behöver lagra pappersversion av lagen.
Elektronisk dokumenthantering i tider förenklar och snabbar upp processen.
Fördelar med EDI
- Inget behov av att betala lön för att betala kurir eller posttjänster.
- Arbetet med elektroniska dokument snabbare och bekvämare, och risken för att de går vilse på vägen, är noll.
- Inget behov av att lagra massor av papper på kontoret.
- Alla dokument är på ett avstånd av ett klick för att få tillgång till någon av dem kan vara överallt där det finns tillgång till Internet.
Hur man ställer in EDI
Det finns två grundläggande sätt att utbyta elektroniska dokument: direkt och genom en mellanhand.
I det första fallet måste företaget ingå ett avtal med varandra, vilket kommer att beskrivas i detalj förfarandet för och utbyta förhållanden eller var och en av entreprenörerna måste ha en kvalificerad elektronisk signatur. För att få det är nödvändigt att vända sig till certifieringscenter som godkänts av ministeriet för kommunikation i Ryssland.
Men även i närvaro av en kvalificerad elektronisk signatur, inte alla dokument kan skickas direkt, till exempel via e-post. Enligt gällande lag kan en faktura skickas i elektronisk form endast godkänts av Federal Tax Service XML-format.
Därför är det mycket lättare att ställa in elektroniskt dokument via en mellanhand. "MegaFon" Företaget har utvecklat ett webbaserat gränssnitt till formen, signering och utbyte av redovisning och andra dokument mellan juridiska personer. Med hjälp av din revisor, chef eller sekreterare kommer att kunna snabbt ingå ett avtal med en ny partner, ställ bekostnad av leverantören eller ta en uppskattning från entreprenören.
I detta fall kommer alla dokument lagras systematiskt och tillförlitligt i det personliga kontoret i företaget.
För att kunna använda EDI, måste du ha en kvalificerad elektronisk signatur.
Inom den privata kontor portalen "Electronic Document" från "Megafon" kan skapa nya dokument (utan underskrift och skicka) och hämta dem till den stationära datorn.
Där kan du begära att rapporterings dokument för att kommunicera: konton, fakturor och agerar. Dokument som produceras på detta sätt är juridiskt relevant och inte kräver utskrift eller kopiering på papper.
Även ett avtal om tillhandahållande av mobila kommunikationstjänster "MegaFon" kan man dra slutsatsen distans. För företagskunder, som har en elektronisk signatur är inte nödvändigt att tillbringa tid besöker bolagets kontor. Allt kan ske genom personliga studier. Snabbt och viktigast av allt, helt gratis.
En annan fördel med elektroniska dokument från "MegaFon" är att den lätt kan integreras med 1C. Om du arbetar med detta redovisningssystem, kan du ladda upp dokument till portalen direkt från 1C.
För att börja använda "Electronic Document", måste du:
- Anmäl dig på lämplig portal.
- Anslut till ett giltigt system elektronisk signatur.
- Fyll i en ansökan om medlemskap i regleringssystem elektroniskt dokument.
De första 14 dagarna kommer du att kunna använda baspaket "Promo". Det finns gratis skicka upp till två tusen aliserade och icke-formaliserat till tusentals dokument. Två veckor - tillräckligt med tid att njuta av alla fördelarna med elektronisk dokumenthantering. Sedan kan du välja en taxa plan utifrån dina affärsmål.
Service "Electronic Document" sparar pengar och tid för registrering av transaktioner och utbyte av dokument. Fördelar med tjänsten till fullo uppskatta de agenter, distributörer, franchisetagare, företag med filialstruktur, och samt företag planerar att öka effektiviteten i utbytet av dokument både internt och när det handlar om partners. De snabbare affärsprocesser, desto större vinst. Håller med, det är dumt att passera ett sådant beslut.
Börja använda gratis