3 tips som hjälper dig slutar alltid möten i tid
Arbete Och Studier / / December 25, 2019
Om det vid schemalagda flera möten, kan en långvarig möte störa alla planer. Entreprenör Patrick Evers (Patrick Ewers) erbjudanden Tre strategier för att undvika detta.
1. Före mötet: Minska längden på mötet
Oftast varade mötet i en halvtimme eller en timme. Dessa tidsperioder är det bäst att göra kalendern. Men på grund av detta, verkar det som om ett annat möte börjar omedelbart efter den andra. Som ett resultat finns det en hel del besvär.
Byt halvtimme möte i 25 minuter och timme - 50 minut. Du kan mycket väl ha tid att göra allt på samma sätt som tidigare. Å andra sidan, kommer att vara lite tid för förberedelser mellan de två mötena, efter varandra, rekreation eller beslut av akuta problem.
För att inte förolämpa någon av deltagarna, varna om förändringarna i förväg. När boka tid, bara nämna att mötet nu senaste 25 eller 50 minuter.
2. Under mötet: att påminna publiken om syftet med mötet och tillsammans Sammanfatta
De första minuterna av mötet är mycket viktigt. Använd dem för att påminna alla varför du ska och hur länge mötet. Nämna att du har ca 50 minuter för att diskutera alla frågor, och den sista fem kommer att gå till debriefing. Då ingen kommer att bli förvånad att du har börjat att stänga ett möte på 45 minuter. Troligtvis kommer de andra deltagarna även vara tacksam, eftersom ni sparar inte bara sin tid men också deras.
Sätt en påminnelse eller väckarklockaSom ringer efter 45 minuter och satte telefonen på bordet, att komma ihåg hela tiden och inte bli distraherad. När ett pip hörs, avsluta ett möte, du vistas på någonting.
Om du inte har tid att lösa alla frågor i de återstående fem minuter, schemalägga en ny tid för en annan dag. Och även:
- upprepa vad någon har åtagit sig;
- kort lista de viktigaste slutsatserna;
- enas om nästa steg;
- dela något positivt, till exempel berätta vad du tyckte om det här mötet.
3. Efter mötet: kort, ta isär det senaste mötet och förbereda sig för nästa
Efter 50 minuters möte, bör du stanna 10 minuter till godo. Tillbringa de första fem på en analys av de viktigaste punkterna i det tidigare mötet, för att inte glömma något. Också beskriva utkast till brev till alla deltagarna att återkalla beslut och skulder. Detta kommer att öka fördelarna med tid, och dessutom kommer att ge något ännu mer värdefullt - en känsla av fullständighet.
Andra fem minuter att ägna åt utarbetandet av det kommande mötet. Om du redan är bekant med deltagarna, påminn dig själv:
- vilka frågor bör diskuteras;
- någon tidigare uppgift måste göras;
- Vad vet du om deltagare: deras yrkesmässiga och personliga intressen.
Om du inte är bekant med den person möte som du kommer, leta efter information om det: Kontrollera namn och befattning, kontrollera profiler i sociala nätverk. Och fundera på hur frasen starta en konversation.
se även💼
- 6 sätt att snabbt avsluta mötet och få resultatet
- Hur man gör möten mer produktiva
- 3 regler sverhproduktivnyh möten från Steve Jobs