Secrets of business e-korrespondens

Vad är e-post? I dagens affärsvärld är det:

• Ditt ansikte. Det är via e-post, kan du skapa en positiv bild i ögonen på motparten eller förstöra det första intrycket.
• Din arbetsredskap. En hel del kommunikation med omvärlden sker via e-post. Så bra i besittning av instrumentet, kan du förenkla ditt liv bra.
• En kraftfull distraktion. Omvärlden försöker nå dig, för att distrahera och vilseleda vilse via e-post.

Från dessa positioner och utseende till arbetet med e-post. Låt oss börja med en enkel.

bokstäver dekoration

Jag använder Mozilla Thunderbird e-postklient, så jag kommer att tala från hans exempel. Skapa en ny bokstav och gå från topp till botten av listan över fält.

Koma. Kopiera. bcc

Kanske någon inte vet, men "Till" i Mozilla kan ändras till "CC" eller "Hemlig kopia".

• vilka: Skriv huvud destination eller flera destinationer separerade med semikolon.
• kopia: Skriv till vem som ska läsa brevet, men som vi inte förväntar sig en reaktion.
• bcc: Skriv till vem som ska läsa brevet, men måste förbli anonym under resten av mottagarna. Särskilt lämpligt att använda för massutskick av affärsbrev, såsom meddelanden.
  instagram viewer

fel i massdistribution för att ange mottagare genom fältet "Copy" eller "Till". Flera gånger om året får jag brev där mottagare som är förtecknade 50-90 i "Copy". Det är en kränkning av privatlivet. Inte alla dina mottagare behöver veta vem du arbetar med ett liknande ämne. Tja, om det är bekant med varandra människor. Och om i listan över konkurrerande företag, som inte vet om varandra? Minst en måste vara beredd på extra förklaring, som ett maximum - ett slut på samarbetet med en av dem. Var inte så.

korrekt massutskick som skickas till ditt namn och alla mottagare att sätta i fältet "dölja kopian."

Ämne

Betydelsen av ämnesraden skrivs ofta (ibland förnuftigt) i deras företags bloggar professionella tjänster utförsel. Men det är ofta ett tal om att sälja breven, där ämnesraden löser problemet med «e-post ska öppnas."

Vi diskuterar också den dagliga affärskorrespondens. Här är ämnet löser problemet med "brev och dess författare ska vara lätt att identifiera, och sedan att hitta." Och din flit för att komma tillbaka till dig i form av karma otaliga brev svar, bara med prefix re: eller FwdBland som måste hitta rätt bokstav i ämnet.

Tjugo bokstäver - är mängden endags korrespondens mellanchefer. På Entreprenörer och företagare inte talar, har de ett antal bokstäver är ibland överträffar 200 och mer per dag. Därför, när mer: inte skicka e-post med en tom tema.

Så, hur man korrekt formulera ämnesraden?

Vi är i sin "himlen" rekommenderas för externa skriv bokstäver i ämnesraden: "Heaven .". I interiören - bara innehållet i ämnesraden i de tre-fem ord utan prefix.

Fel nummer 1: Endast företagsnamnet i ämnesraden. Till exempel 'Sky' och allt. För det första, säkert du är en av företagets kommunicera med motparten. För det andra, ingen känsla ett tema inte bidrar, eftersom ditt företagsnamn, och kan ses från adressen. För det tredje, gissa hur det kommer att se din egen låda med detta tillvägagångssätt för kommunikation? Gillar du.

Det är lämpligt att titta på sådana frågor?

Fel nummer två: Flashy marknadsföring titel. Det är bra om du vet hur man skriver sådana rubriker. Det är bara om användningen är lämpligt att dessa kunskaper i affärskorrespondens? Kom ihåg syftet med verksamheten ämnesrad: inte sälja och ge identifiering och söka.

»

Texten i brevet

Det finns många guider på att skriva texter för olika tillfällen. Till exempel kan en hel del användbar information Maxim Ilyahova, Alexander Amzin och andra mästare av ordet. Jag råder dig att läsa deras artiklar åtminstone för att öka den allmänna medvetenheten och förbättra den övergripande sätt att skriva.

I processen att skriva brev, måste vi konsekvent göra flera beslut.

artighet fråga. I början av brevet kan suddig i artighet eller tillgivenhet i en anda av "Min käre Rodia, för två lite mer än en månad, eftersom jag inte har pratat med dig i skrift, som hon var lidande, och även andra natten inte sova, Jag tänker. " Mycket artigt och mycket kostsamt, både i tid genom att skriva den här posten, och med tiden en person på sin läsning. Korrespondens efter företag, minns du? Inte brevskrivtävling och inte en Raskolnikov mor och affärskorrespondens.

Vi respekterar din tid och mottagare!

Representera och liknar omständigheterna i kärlek är meningsfull endast i det första meddelandet skickas efter det flyktiga mötet på utställningen. Om detta är en fortsättning av samarbetet eller ström korrespondens, den första bokstaven på dagen för att skriva: "Hej, John" i andra och senare: "John ...".

överklagande. Jag har alltid varit bekymrad med frågan, som att vända sig till i brevet, om antalet mottagare. Nyligen skrev jag ett brev, riktat till de tre flickor namngav Anna. Inte tvivla, skrev jag, "Kära Anna" skjutit i höjden aldrig. Men så lycklig inte alltid.

Vad händer om mottagaren av tre, eller till och med sju, och att de inte har samma namn? Du kan lista namn: "God eftermiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya och Petr Petrovich." Men det är lång och tar tid. Det är möjligt att skriva: "Kära kollegor".

Jag själv använder en regel för att tillämpa namnet till den som står i "Till" -fältet. Och till dem som är i kopian inte gäller alls. Detta är vanligtvis samtidigt gör det möjligt att mer exakt definiera en (!) Brev till adressaten och syftet med detta brev.

citering. Ofta korrespondens är ett samtal med frågor och svar - med andra ord, dialog. God praxis att inte ta bort historiken för korrespondens och skriver ditt svar på toppen av citerad text som, återvänder till denna korrespondens inom en vecka, var det lätt att läsa dialogen från topp till botten i fallande datum.

Av någon anledning, standardinställningen i Mozilla bör "Placera markören efter den citerade texten." Jag rekommenderar det för att ändra menyn «Verktyg» → «Kontoinställningar» → «Förberedelser och adressering." Det borde vara så.

Syftet med brevet. Affärsbrev är av två typer:

• när vi bara informera samtals (t.ex. en rapport om det arbete som gjorts under den senaste månaden);
• och när vi vill ha något från samtalspartner. Till exempel, gick han till den bifogade fakturan för betalning.

Som regel uppmuntra brev många gånger mer än rapporter. Om vi ​​vill uppnå något från källan, är det mycket viktigt att säga om detta i ett brev i klartext. Den uppmaning bör åtföljas av ett meddelande på uppdrag av och gå den sista meningen i brevet.

fel"Porfiry Petrovich, jag vet vem skära ned en gammal dam."

korrekt"Porfiry Petrovich, jag skära ned en gammal dam, vänligen acceptera min arrestering om åtgärder trött att lida!".

Varför korrespondent måste för dig att tänka, vad man ska göra med det här brevet? När allt kommer omkring kan det ta och fel beslut.

signatur text. Det måste vara. Speciellt alla e-postklienter kan du anpassa autosubstitution signatur exempel den klassiska "Med vänliga hälsningar ...". I Mozilla detta görs i menyn «Verktyg» → «kontoinställningar."

Att skriva eller inte skriva kontakterna i signaturen - en privatsak. Men om du på något sätt i samband med försäljningen - det är obligatoriskt att skriva. Även om transaktionen inte sker på grund av kommunikation i framtiden, kan du lätt hitta på kontakterna i signaturen.

Slutligen, en annan egenskap hos meddelandetexten för de intervjuade som inte gillar (det kan inte, vill inte, inte har tid) att svara på dina e-postmeddelanden. Ange i meddelandetexten standard. Till exempel "Porfiry Petrovich, om inte kommer att gripa mig innan 12:00 fredag, jag anser mig vara benådas." Naturligtvis måste perioden vara verkliga (det är inte nödvändigt att skicka texten i exemplet på fredag ​​kl 11:50). Mottagaren måste kunna fysiskt läsa och bestämma ditt brev. Denna "default" befria dig från ditt ansvar för bortfallet av samtalspartner. Som alltid, till användningen av detta chip bör behandlas på ett intelligent sätt. Om en person är i tid och regelbundet svarar på din e-post, är detta ultimatum det om du inte skada dem, lite stretch eller leda till ett beslut att inte svara på brevet just nu, och gör du väntar på fredag.

bilagor

Letters ofta med bilagor: CV, affärsidéer, kostnadsberäkningar, ritningar, skannade dokument - ett mycket praktiskt verktyg och samtidigt en källa till populära fel.

felEn stor mängd investeringar. bokstäver kommer ofta med bilagor på upp till 20 MB. Som regel söker den vad vissa dokument i TIFF-format, med en upplösning på 600 dpi. Försändelsen korrespondent nästan säkert hänga i några minuter i ett fåfängt försök att hämta en förhandsgranskning av bilagor. Och Gud förbjude mottagaren försöka läsa detta brev på din telefon ...

Personligen jag genast ta bort sådana meddelanden. Inte ha ditt brev dök upp i korgen innan du läser? Kontrollera storleken på den bifogade filen. Det rekommenderas att det inte vara mer än 3 MB.

Vad händer om mer än?

• Försök att ställa upp skannern till ett annat format och upplösning. Till exempel i PDF eller 300dpi skannar erhållits ganska lättläst.
• Tänk på ett program som WinRar archiver eller 7zip. Vissa filer komprimeras mycket väl.
• Vad händer om en stor infästning och komprimera det inte fungerar? Till exempel väger nästan tom redovisningsbasen 900 MB. Kom till hjälp av informations moln lagring: Dropbox, Google Drive och liknande. Vissa tjänster, såsom Mail.ru, automatiskt konvertera en enorm investering i en hänvisning till moln lagring. Men jag föredrar att hantera sin egen information lagras i molnet, så automatisering av Mail.ru inte välkomna.

Och en rekommendation inte helt klart om de investeringar - deras namn. Det bör vara begriplig och godtagbar för mottagaren. När vi är i företaget förberett ett erbjudande att namnge... låt det vara Fjodor Dostojevskij. Jag fick ett brev från chefen för projektet för godkännande till CP och den bifogade filen var en fil med namnet "DlyaFedi.docx". Med chefen skickade mig en dialog som liknar följande:

- Kära Manager är du personligen beredd att närma sig denna respekterade mannen och kallar honom i ansiktet Fedor?

- En gång, respekterad som person, allt efter mitt namn kallas.

- Varför är du en bilaga som heter "DlyaFedi"? Om jag nu kommer att skicka till honom, tror du att han kommer att köpa våra axlar i den här handboken?

- Jag ska sedan byta namn ...

Varför laga bomb - den potentiella kunden fel - eller skapa dig extra arbete genom att byta namn på filen? Varför inte omedelbart namnge bilagan är korrekt: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" eller ännu bättre - "KP_Nebo_Topory.docx".

Så, med e-post som "ansikte" är mer eller mindre redas ut. Låt oss gå vidare till den e-postadress recension som ett verktyg för effektivt arbete och prata om det störande komponent.

Arbeta med bokstäver

E-post - är ett kraftfullt distraktion. Som med alla distraktion måste mail bekämpas genom skärpning av de regler och tidsplan för genomförandet.

Åtminstone måste du inaktivera alla underrättelser om ankomsten av e-post. Om ditt e-postprogram är konfigurerad som standard, kommer du att varnas och en ljudsignal och blinkade ikon bredvid klockan, och kommer att visa en förhandsgranskning av brevet. Kort sagt, göra allt för att första tår dig bort från hårt arbete, och sedan störta ner i avgrunden av olästa e-post och obesökta utskick - minus en timme eller två av livet.

Någon mäktig kraft av vilja gör att du inte distraheras av anmälan och vanliga människor är det bättre att inte utmana ödet och inaktivera dem. I Mozillla Thunderbird sker genom menyn «Verktyg» → «Inställningar» → «Basic» → «När nya meddelanden."

Om det inte finns några meddelanden, hur man ska förstå att det är ett brev?

Mycket enkelt. Du själv, medvetet avsätta tid för att tolka e-post, öppna e-postklient och se alla olästa meddelanden. Detta kan göras två gånger om dagen, t ex vid lunch och på kvällen eller under driftstopp, säger i trafikstockningar.

Folk frågar ofta hur svarstid och brådskande brev? Svaret är: du behöver inte brådskande brev med posten. Om du arbetar i kundsupport (i det här avsnittet ditt arbetsschema via e-post).

Om det finns akuta bokstäver, kommer avsändaren att meddela dig via andra kanaler - telefon, SMS, Skype. Då du medvetet gå ner i e-postklienten och behandla akut e-post. Alla experter i time management (t.ex. Gleb Archangel med sina "Getting Things Done") förklarar standardsvaret via e-post inom 24 timmar. Detta är de normala reglerna för etikett - vänta inte av samtals omedelbara svar via e-post. Om det finns ett brådskande brev för att meddela i snabb kommunikationskanaler.

Så har vi inaktiv anmälan att inkludera e-postklient på ditt schema.

Vad göra när vi gick till posten och göra aktiviteter med titeln "hångla" e-post? Var är början och slutet av detta arbete?

Jag har hört en hel del om noll inkorg systemet, men tyvärr inte träffat en enda person som ansöker den. Det var nödvändigt att uppfinna en cykel. Artiklar om detta ämne måste Layfhakere. Till exempel "noll inkommande». Nedan kommer jag att tala om systemet med noll inkorgen i min tolkning. Jag skulle vara tacksam om GTD guru påpekade i kommentarerna, komplettera eller förbättra det system som beskrivs.

Det är viktigt att förstå och acceptera att e-post - det är inte en Schemaläggaren och arkiv för din verksamhet. Därför bör mappen "Inkorgen" alltid vara tom. Om du kommer för undersökning ingår inte stanna och inte bli distraherad oavsett vad, tills tömma mappen.

Vad gör man med spam i inkorgen? Vi måste gå i följd för varje bokstav, och ta bort den. Ja, bara markera det och klicka på tangentbordet bort. Om du inte kan få mig att ta bort ett brev, måste du bestämma vad du ska göra med det.

1. Du kan svara på den i tre minuter? Måste jag svara på det? Ja, vi har, och svaret kommer att ta mer än tre minuter, sedan svara omedelbart.
2. Tillgodose behovet, men svaret beredningen tar mer än tre minuter. Om du använder en Schemaläggaren, gör det möjligt att konvertera e-post till uppgifter, tur e-post till en uppgift och glömmer för en stund om det. Till exempel använder jag absolut underbar service Doit.im. Det låter dig skapa en personlig e-postadress: vidarebefordras till honom ett brev, och det blir ett problem. Men om du inte har Schemaläggaren, överföring brev till mappen "0_Vypolnit".
3. Efter ett snabbt svar på ett brev och omvandlar den till en uppgift eller en enkel undersökning är nödvändig bestämma vad du ska göra med detta meddelande på: delete eller skicka till en viss mapp för en lång lagring.

Här är några mappar för långtidsförvaring jag har.

• 0_Vypolnit. Jag har en mapp existerar inte, men om du inte har en schemaläggare, återigen, här kan du lägga till bokstäver, som kräver detaljerad studie. Den här mappen måste också rengöras regelbundet, men med en genomtänkt strategi i delad tid på det.
• 1_Sprav. Här har jag lagt brevet med bakgrundsinformation: välkommen e-post med inloggningar från olika webbtjänster, biljetter till nästa resa, och så vidare.
• 2_Proekty. Den innehåller ett arkiv med korrespondens partners och projekt som har en nuvarande relation. Naturligtvis för varje projekt eller partner avvecklas en separat mapp. Partnern folder jag vika brevet inte bara av sina anställda, men också brev från anställda i "Heaven", i samband med denna partner. Det är mycket praktiskt: om så krävs, all korrespondens på det aktuella projektet i ett par klick.
• 3_Muzey. Jag är här för att duscha dessa bokstäver och ta synd, och deras fördelar är uppenbara. Även här migrera mappar med en sluten projekt "2_Proekty". Kort sagt, "Museum" lagrade första kandidater för radering.
• 4_Dokumenty. Det finns bokstäver med elektroniska prover av dokument som kan vara användbara i framtiden för ekonomiavdelningen, till exempel, verkar på avstämningar från kunder biljetter till resan. Mapp till stor del överlappar med mappar "2_Proekty" och "1_Sprav", men det håller redovisningsinformation, som i "2_Proekty" -mappen - management. I "4_Dokumenty" - dead information och "2_Proekty" - Live.
• 5_Znaniya. Här Jag satte bara riktigt bra e-postlista som jag vill komma tillbaka i tid för inspiration eller söka efter lösningar.

Det finns andra inställningar i e-postklienten, viktiga för detta system. För det första, i Thunderbird standard kontrolleras "Markera meddelande läsa." Jag föredrar att göra det medvetet, så rutan off! För att göra detta, gå till menyn «Verktyg» → «Inställningar» → «Advanced» → «Läsning och visning."

För det andra, användningen filter. Jag brukade aktivt använda filter på avsändaren adress automatiskt vidarebefordra e-post till lämpliga mappar. Till exempel bokstäverna i advokat flyttade till mapp "advokat". Jag övergav detta tillvägagångssätt av flera skäl. Den första är ett brev från en advokat i 99% av fallen rör projekt eller partner, och därför föremål för rörelsen i denna mapp eller projektpartner. För det andra, bestämde jag mig för att lägga till medvetenhet. Du måste bestämma var du vill spara en viss bokstav, och leta efter de obehandlade inlägg lättare att bara ett ställe - i inkorgen. Nu filtret används endast för fjärrmappar regelbundna automatiska meddelanden från olika system, det vill säga de bokstäver som inte kräver mig att fatta beslut. Filter i Mozilla Thunderbird konfigureras i menyn «Verktyg» → «Message Filters".

Så med rätt inställning till e-post ska gå från 10 till 60 minuter per dag, beroende på volymen av korrespondens.

Åh, och ett mer. Du har redan inaktiverat anmälan om ankomsten av nya meddelanden? ;)