Hur organisera din arbetsplats och tid på kontoret
Arbete Och Studier / / December 25, 2019
D. CarnegieAllt utgår från arbetsplatsen.
Arbetet börjar från arbetsplatsen och hans organisation. Naturligtvis finns det undantag i form av kreativa och unika personligheter, för vilka frågan är inte så viktigt. Men även de har sina egna system för skapande oordning, även om de inte känner igen. De flesta människor arbetar för vanliga tabeller i den konventionella kontorslokaler, och följande tips är avsedda för dem.
skrivbordet
Korrekt arbetsmiljö sätter sinnet på rätt rytm. Du behöver inte hålla ditt hus en enda röra, och du vet var det är. På samma sätt på arbetsplatsen: allt ska vara på sina platserOch något extra som kan avleda uppmärksamheten från huvuduppgiften.
Hur det hela började när bara komma till arbetet? Med ett skrivbord. Och det är oftast högar av papper utspridda pappers, muggar, vissa värdelös suvenirka och damm på datorn. Och vad är det interna tillståndet för sådana jobb? Omonterad. Du är så, naturligtvis, kommer inte att beaktas, men det undermedvetna har redan beslutat allt. Vad sägs om verkligheten, som du. En medvetenhet om denna idé har plockat upp, och din ande är redan ingen.
Ständigt hålla ditt skrivbord i ordning. Börja dagen med en torka damm, justera belysning, anteckna användbar information om klistermärken, tvätta kopp kaffe, fylla kalender - ställa dig en arbetsgrupp humör. Dessa enkla steg kommer att ge energi för det fortsatta arbetet.
Den ideala arbetsplatsen - ett verktyg för arbete, bekväm belysning nödvändigt brevpapper och enkla möbler för den anställde.
Hur man arbetar: stående eller sittande? Du bestämmer. Jag tror att sitta bättre, men se till att ta en paus: promenad, gör litet träningspass, Andas frisk luft, för att stiga till 2-3 våningar på övervåningen. Min funktionssätt: 45 minuter - en uppgift utan avbrott, 15 minuters paus, sedan 1:00 för kontinuerlig drift och 15 minuters vila. Så byggde arbetsdag.
Glöm inte ditt eget skåp eller arkivet, eftersom varje anställd är alltid ackumuleras sin egen personliga fil eller papper fil. Också i ett skåp att förvara personliga saker som inte vill briljera. Varje hylla och skåp måste uppfylla sin funktion och inte överlappar med andra element. Så det kommer att bli lättare att arbeta med dokument och olika tillbehör.
elektronisk dokumenthantering
make säkerhetskopior deras utveckling, dokument, projekt, informationstjänst lagras på din dator och skicka dem till företagets server eller molnet.
Hur mycket ansträngning och nerver människor tillbringar på grund av förlorad information! Computer kraschat, hängt, någon bort av misstag viktiga data. Upprepa inte sina misstag och göra säkerhetskopior. Låt inte omständigheter kontrollera dig och ditt arbete.
Inte installera onödiga program, de flesta av de nödvändiga operationer utförs i standardmjukvarupaket. Om du är flytande i ett visst verktyg för jobbet, be om vägledning eller IT-avdelningen för dess installation, vilket ger anledning till ett effektivt arbete i den.
En annan enkel tips: försök att hålla sig till sin elektroniska utrymme för något man. Om du njuta av tjänster av "Yandex", väljer dem om Google-tjänster - arbete med dem. Du vet alla styrkor och svagheter i de verktyg, och kommer också att kunna snabbt ställa in systemet till en ny plats. Inte alltid en tävling för färska program motiveras.
På arbetsstationen, skapa din personliga enkel elektronisk hierarki. Du bör så snart som möjligt att hitta alla dina gamla dokument. Detta är särskilt viktigt när du är skyldig att omedelbart bestämma något och du glömmer var denna information lagras.
Alla de viktigaste dokumenten skannas. Många arbetare konflikter mellan divisionerna uppstår på grund av vissa förlorade viktiga papper.
planering
Har du märkt att arbetet ibland vänder sig till mos: en hel del uppgifter, samtal, möten, kontroll papper. Och du är i den branta oändlighet. Det verkar fungera, men det kan knappast kallas arbete. Bakom det hela inte kan se helhetsbild av vad som händer, och det är ett av problemen med modern prestanda: åtgärder har resultaten också, men de är inte mycket synliga i rutinen.
Till detta var inte måste det vara uppgift planen och aktiviteter för dag, vecka eller ens en månad.
De flesta användningsområden bärbara datorer eller dagböcker. Ja, det är bra, men papperet - "RAM", är hela omsättning lagras i den, men den grundläggande information går förlorad i överflöd sidor. Notebook eller dagbok - det är ett ålderdomligt sätt att planera. I dagboken kan du inte se hela bilden av händelserna, utan att inse när det är bättre att göra en sak, men när den andra, och kommer också att kunna missa någon viktig händelse. Det finns inget sätt att dra de nödvändiga uppgifterna och genomföra en omfattande analys. Föreställ dig hur mycket blad genom sidorna för att matcha den information du behöver.
Nu finns det många tillämpningar och onlinetjänster för att organisera sin arbetstid. Tro mig, detta måste åtgärdas om man vill vara produktiv oberoende av situationen och humör. Att göra-lista idag - det är allt för de effektiva uppgifter och time management.
Jag använder systemet i samband med planeringsmiljö Outlook Gleb Archangel. Vad jag tycker om henne: enkelheten och effektiviteten av verktyget, välbekanta program en kalender som kombinerar, uppgifter och e-post i ett enda informationsområde, integration med Office-program. Denna planeringssystemet kan träna någon anställd under en kort tid.
Här är några tips för arbetstidens förläggning:
- Planera flexibel i sammanhanget snarare än en hård bunden vid den tidpunkten.
- Lär dig att förstå att det viktigaste och vad som inte.
- Det är lätt att en del med mindre sysslor.
- Uppskattar kvalitet genomfört tid, snarare än att ta tid själv.
- Säg till dig själv och andra "nej" när du behöver det.
- Börja dagen med svåra och obehagliga uppgifter.
- När planerar du att arbetsuppgifter och projekt, lägg dem deadlines.
Kraftfull psykologiska teknik - är strukits eller färdig uppgift sätta framför det en bock. Detta kommer att ge dig en extra inre energi för att nå bra resultat. Du kommer att se att allt inte är förgäves.
Arbeta med e-post
Hur man organiserar arbetet med e-post?
För det första är det nödvändigt att ställa in tiden för arbetet med att minska antalet avbrott. Detta görs bäst under morgontimmarna, när uppgifterna börjar bildas, och på eftermiddagen, när det är nödvändigt att kontrollera hur det går.
För det andra är tvetydigheten i brevet det inte nödvändigt att svara omedelbart. Du måste tänka igenom: behandling, bygga svar, för mer information. Försök att göra så att subjektiviteten är så liten som möjligt. Glöm en snabb respons, alla vana vid att göra i sociala nätverk.
För det tredje, inte överbelasta texten i ett brev av information som är begriplig endast till avsändaren. Försök att svara kort och koncist, väger varje ord. I den digitala tidsåldern, är det mycket viktigt: ingen vill gå igenom en unik slutsatser.
Och slutligen, inte glömma etikett: adress till mottagaren, sätt att skriva information om fallet kontaktdata. Lär sammanställa bokstäver, analys av det som skrivs, och reglerna för behandlingen.
ytterligare ett instrument
Vad bidrar till att göra arbetet mer effektivt, så det är whiteboard. Ett oumbärligt verktyg, särskilt när avdelningen kommer brain eller lösningar på allvarliga problem med mellansteg.
I min yrkesverksamhet i styrelsen var en fixtur av arbetsmiljön. Det är användbart ur synpunkt att spara papper. Du kommer inte tro hur mycket spenderas på förklaring ark sina idéer och lösningar.
Genom visuellt tänkande (det är alls) människor kan tillsammans rita på tavlan, förklarar sina tankar och erbjuda den bästa lösningen på problemet. Alla kan se allt och förstå.
Jag skulle vilja tillägga att mitt arbete musik hjälper. Den har en positiv effekt på min prestation, särskilt när du har att arbeta med monotona arbetsuppgifter på datorn eller att registrera ett stort antal dokument. Och i allmänhet är bra att börja morgonen med en positiv musik. Men inkluderar inte allt, kom ihåg: du är inte ensam, kommer någon bara störa musiken.
Och vilka ytterligare verktyg som du använder i ditt arbete?