10 regler för anständighet när det handlar om e-post

ny webbplats E-POST CHARTER aktier med oss ​​tio regler som kan ändå spara tid för alla användare när du arbetar med e-post, vilket är fler och fler drunknar oss och fångar hela fritiden. Och allt beror inte bara på hur många meddelanden du faller. Ofta problemet är att människor helt enkelt inte göra de enkla saker som kan spara timmar och år av liv till människor som du arbetar.

© foto

Så mindre än 10 poäng / tips denna stadga.

1. Respektera mottagarens tid

Det är en grundläggande regel. Som avsändare, bör du överväga hur man kan minimera behandlingen av ditt brev. Även om du kommer att spendera mer tid på sitt skrivande.

2. Kort sagt - betyder inte oförskämd

Gör svaren på breven tydligt, men gör inte grafomanstvo Läs fungerar inte och du kommer sannolikt att inte bara mottagaren.

3. klargöra

Börja med ämnet för meddelandet och, om möjligt, lägga till en status tag. [Info], [Action], [bråttom inte] [Documents]... Om brevet är mer än fem meningar, utöka innehållet i brevet utan svåra svängar. Undvik konstiga typsnitt eller färger.

4. Ställ enkla frågor

Det anses dålig stil att sätta fyra textstycken från en tidigare korrespondens, och frågan "Vem har några tankar?" Så ofta, tro mig. Frågan att ställa är bättre efter att ha läst ditt CV och ett begränsat antal svar. Till exempel:

Jag har skickat ett kontrakt. När du har möjlighet att Tecken:
a) i morgon;
b) denna vecka;
c) kräver godkännande.

Så du utesluter de ofta långa diskussioner, som kan orsakas på grund av någon inget annat att göra.

5. Var försiktig med CC:

Lägg inte till en kopia av bokstäverna i en massa människor bara i fallet. Detta kommer att öka svarstiden, äter en hel del tid och kan ofta göra problemet olösliga. alla minns legendariske korrespondens Anställda i en bank?

6. Dra inte alla korrespondens svansen

Många utdragen korrespondens och växa stora svansar av tidigare bokstäver. Dra inte dem. Tänk att vara nykomlingen i SS kollega eller partner. Det är bättre att lämna 3-4 förra svaret och parafras med egna ord det senaste avtalet.

7. Slåss med bilder

Använd inte grafiska objekt i bildtexten, som visar vissa program som bilagor. Varje gång du gör kontrollera, det är nytt fäste. Och inte sätta textinformation till en fil om det är möjligt att infoga text i brevet.

8. Vid antagandet av koder eller EOM NNTR

Att lägga till föremål för meddelandesymboler EOM (= Slut på meddelande) man säga att debatten är avslutad. A NNTR (= inget behov att svara) - att svaret är inte nödvändigtvis. Detta sparar mottagaren och din tid, och du inte får en annan bokstav med en fråga som "Så som du behöver mig för?"

9. gränssvar

Du behöver inte svara på alla brev. Speciellt om det inte är direkt riktat till dig, men du står bara CC. Skriv inte något som "Tack för råd", "tack för hjälpen" eller "Oh, cool" Detta är inte en verklig kommunikation och här reglerna, den viktigaste är - sparar tid med varandra.

10. Inaktiverar!

Vi är alla överens om att spendera mindre tid på e-post, vi alla vill ta emot färre e-postmeddelanden. Försök att boka en halv dag och föra den till kollegor att du inte kommer att behöva e-post. Eller gör det till en regel att tillbringa helgen utan e-post. Och låt din telefonsvarare i helgen en länk till det här inlägget.

Skriv stadgan kan vara här.