7 tips för att hjälpa entreprenörer att överleva

1. Dela upp arbetet i separata steg

Affärsprocesser är kontinuerliga, regelbundna och engång, storskaliga och ganska korta. Men någon av dem kan delas upp i etapper eller iterationer.

Vilken som exakt beror på detaljerna i ditt företag. Det mest universella tillvägagångssättet kan se ut så här: "Förbered" - "Kör" - "Övervaka resultat" - "Feedback". Du kan inkludera ett steg för att "skjuta upp" i denna kedja, och det är helt bra. Det viktigaste är att presentera den fullständiga bilden och inte glömma avtal och löften.

Projektledningstekniker hjälper till med effektiv planering. För små team och småföretag är flexibla metoder praktiska (samma Agile). Några av dessa kan fungera för dig:

• Klunga Är en av de mest populära utförandena av Agile principer. Alla uppgifter samlas i eftersläpningen, arbetet med projektet är indelat i sprints, för var och en som en möjlig mängd uppgifter väljs med hänsyn till komplexiteten. Resultatet av varje sprint är en användbar produkt som förbättras om och om igen.
instagram viewer
• Kanban är en interaktiv sysselsättningskarta. Den kan komponeras för mig själv eller för ett litet lag. Behöver ett bräde och klistermärken. Brädet är uppdelat i tre kolumner som indikerar huvudstadierna: "Att göra", "Göra" (göra), "Klar" (Klar). Du kan också lägga till kolumner för icke-brådskande eller icke-brådskande uppgifter. Varje del av tavlan måste fyllas med klistermärken som migrerar från kolumn till kolumn när du arbetar.
• Six sigma (6 sigma) är en teknik där ett projekt delas upp i etapper. Varje steg är i sin tur uppdelat i fem steg: definition, mätning, forskning, utveckling och kontroll. Tillvägagångssättet fungerar bra i mjukvaruutveckling och tillverkning av alla storlekar, från skräddarsy till skräddarsy smycken.

2. Ställ in prioriteringar och tydliga tidsfrister

Att lösa uppgifter som de kommer är inte alltid effektivt och lönsamt. Dessutom dyker nya uppgifter upp ständigt - och ibland ganska plötsligt.

Det är omöjligt att förstå immensen, även om du arbetar dygnet runt och helt ägnar dig åt ditt favoritarbete. Å andra sidan finns det alltid frestelsen att göra vad du vill och skjuta resten till ett långt hörn.

Huvudresursen för ditt företag är dig själv. Och den här resursen är inte oändlig. Att veta detta hjälper dig att prioritera och ärligt sätta tuffa tidsfrister. Tänk på att göra affärer "för själen" är en lyx. Och om ditt mål är resultat och nytta, bör de placeras i första hand och inte nöje.

Det är bekvämt att organisera och systematisera uppgifter i uppgiftshanterare: när allt ligger framför dina ögon kommer du definitivt inte att glömma eller missa någonting. Till exempel i en ny tjänst Workzen det fungerar så här: du lägger till en uppgift i avsnittet "Planering" (knappen "+" i skärmens övre vänstra hörn), anger en beskrivning och en deadline.

Tillagda uppgifter sorteras automatiskt. Som ett resultat kan du se vad som behöver göras idag, imorgon och senare samt vilka uppgifter som redan är försenade. Sortera ärenden efter datum eller efter den ordning de lades till, och sök efter de du behöver med ord från beskrivningen.

Och om du länkar uppgifter till kunder och produktkort får du inte bara en uppsättning elektroniska klistermärken utan ett bekvämt och förståeligt interaktivt system.

Prova Workzen

3. Skapa en att göra-lista

Många åtgärder upprepas regelbundet. Detta, till exempel att beställa och ta emot varor, förbereda en butik för öppnande, lager, beräkning av löner, uppmanar kunden att berätta hur arbetet fortskrider. En dag börjar allt ta för mycket tid.

Ofta finns det helt enkelt ingen tid för vissa uppgifter som inte verkar ha högsta prioritet. Det finns ingen tid att ta isär dokument eller uppdatera programvara, räkna lagerbalanser eller hitta nya leverantörer. Saker som detta staplar upp och förbrukar din tid, pengar och nerver.

Det finns en väg ut: bara ordna allt. Det låter enklare än det egentligen är, men det kan göras på en kväll. Skapa en att göra-lista på en planerare eller kalender och skriv framför varje uppgift hur ofta det behöver göras och hur lång tid det tar.

Och planeringsprocessen kan optimeras genom att digitalisera den. Det är här kanban-kortet kommer till nytta igen, och du kan till och med göra det i Google Sheets. I kolumnen "Att göra" ordnar du uppgifter i fallande ordningsföljd med datum, eller gör en lista för varje dag på separata ark. Detta hjälper till att jämnt fördela arbetsbelastningen eller schemalägga uppgifter för dagar där det finns mindre annat arbete.

Med en sådan tabell kommer du alltid att vara medveten om hur mycket rutinuppgifter som redan har slutförts och vad din nedladdning är just nu. Även om du inte är på jobbet kan du alltid öppna att göra-kortet från din telefon.

I Workzen det är också möjligt att skapa ett Kanban-kort och visualisera vad exakt och när man ska göra. Du kan också se slutförda uppgifter (detta motiverar dig att gå vidare).

4. Delegera

Du är den enda företagsledaren, vilket innebär att din tid är ovärderlig. Det finns uppgifter som bara du kan slutföra. Men det finns inte så många av dem, resten kan och bör delegeras. Även om du tekniskt kan fixa datorn själv, tvätta golvet eller ta emot beställningar, kommer det att kosta ditt företag för mycket.

Det blir lättare om du vet exakt hur mycket du kostar per timme. Till exempel är din månatliga nettovinst 100 000 rubel. För enkelhets skull, låt oss föreställa oss att en månad har 20 arbetsdagar i 8 timmar. Det betyder att du tjänar 625 rubel per timme. Jämför nu detta belopp med arbetskostnaden för städaren, kuriren och andra specialister som kan få några frågor.

Uppgifter som definitivt är värda att delegera:

• arbetskrävande och inte ger glädje;
• kräver brute force;
• monotont och rutinmässigt.

Vad exakt kan delegeras:

• underhåll av utrustning;
• leverans, leverans, förpackning;
• bokföring;
• juridiskt stöd
• engångsuppgifter som sannolikt inte kommer att upprepas.

Vilket är bättre att inte delegera:

• fatta viktiga affärsbeslut;
• strategisk planering;
• kontroll av genomförandet av viktiga steg;
• anställning.

Det slutliga beslutet är naturligtvis alltid ditt. Mycket beror på företagets detaljer.

5. Förenkla kundkommunikationen

Dina kunder är dina arbetsgivare. Men ofta måste du spendera för mycket tid på dem.

Detta händer av två skäl:

1. Inledningsvis ger du för lite information eller kan inte omedelbart svara på alla klientens frågor.
2. Du har information om kunder i tre olika budbärare, anteckningar på en smartphone, en anteckningsbok och en bunt visitkort.

För att få färre av samma frågor, uppdatera din webbplats och sociala nätverk, berätta mer om dina produkter och tjänster, lägg till foton och videor. Skapa också ett feedbackformulär för att göra dig redo för konversationen med klienten.

Avancerad nivå: beställ en chattbot. Han kommer att kunna svara automatiskt på meddelanden i snabbmeddelanden.

Och för att kommunicera mer effektivt med kunderna, behåll sina kontakter i en applikation eller tjänst. Till exempel, Workzen låter dig föra all kommunikation till en punkt, och det tar minst tid att lägga till ett nytt kundkort.

Kundinformation kan kopplas till uppgifter och beställningar. Således kommer du alltid att vara fullt beväpnad: i Workzen är det lätt att hitta information om människor, priser och tidsfrister, varor och dokument.

6. Analysera ditt arbete

Effektiviteten i alla företag är inte konstant. Ibland överträffar vi våra egna förväntningar, ibland har vi fel. För att ta ett steg framåt är det värt att gå tillbaka och analysera vad som har gjorts och vad som inte har gjort.

Även om du arbetar för dig själv och ingen kräver KPI från dig, bör du sätta tydliga mål och uppnå vissa resultat. Om verkligheten inte sammanföll med förväntningarna måste du stanna och förstå vad som gick fel.

Ofta faller ditt företags resultat inte i fel. Varorna levererades till exempel inte i tid, din partner blev sjuk och det var färre kunder under semestern. Det här är inte dina misstag, men nästa gång kan du minimera risken för upprepning. Hitta till exempel flera leverantörer, anslut ett outsourcingföretag, beställ reklam på sociala nätverk i förväg.

Det viktigaste är att inte bränna ut och inte bli besviken på ett företag som har börjat sjunka. Allt i dina händer. Dra slutsatser, skriv ner tusen erfarenhetspoäng och gå vidare.

7. Planera din semester

Vila är extremt viktigt, särskilt när du arbetar för dig själv. Om du ägnar dig åt det du älskar 24/7 kommer dina resurser inte att hålla länge.

Bättre riskera inte. Planera din semester i förväg, ta en helg, låt dig distraheras av arbete på semester bara om det finns en allvarlig force majeure.

Vad händer om du måste arbeta medan andra vilar? Du har det bättre. Gör onsdagar och torsdagar personliga frihetsdagar och spara på lågsäsongsresor. Försök inte arbeta när intäkterna sannolikt inte täcker kostnaden. Bättre att vila och bygga upp din styrka för att slå jackpotten på säsongens topp.

När allt kommer omkring är ditt mål affärer för vinst, inte för själva verksamheten. Och för att uppnå detta måste du planera arbetsprocesserna ordentligt, gradvis optimera och förbättra din verksamhet så att du i slutändan får bra och mycket vila.