5 sätt att frigöra tid på viktiga uppgifter för dem som är nedsänkta i små saker

På jobbet är vi upptagna dag efter dag med möten, rapporter, tolkning av post och annat. Det finns ingen tid att bara tänka, än mindre planera eller bestämma vad som verkligen betyder något. Och det är inte ens att det är få timmar på dagen, det är bara att vi fördelar tiden felaktigt. Karriärstränare Ravi Raman och Melody Wilding berättade om hur man åtgärdade detta.

1. Förstå vad som får dig att fylla din tid med sysslor

När du är upptagen hela dagen med något, känner du dig behövd och användbar. Detta gäller särskilt för chefer och de som är vana vid att vara en utmärkt student. "Deras självkänsla är starkt knuten till prestation och kvantitet", säger Wilding.

Dessutom förväxlar vi ofta produktivitet (markerar allt från listan) med effektivitet (slutför en strategiskt viktig uppgift).

Och med ständigt brinnande tidsfrister verkar det generellt som att tänka är en otillåten lyx. Därför är det första steget att förstå vad som ligger bakom vanan att vara upptagen.

Analysera din tro på dig själv. Tänk på hur du definierar framgång, vad som gör att du känner dig värdig. Och döm inte dig själv i processen: nu är det viktigt att förstå vad som driver dig.

2. Tänk om din roll och prioriteringar

Världen i dag utvecklas i en oöverträffad takt. Detta påverkar också organisationen av företag: anställda går snabbare upp i karriärstegen, oftare får de nya ansvarsområden. Men efter kampanjen fortsätter vi ofta att arbeta som i den gamla positionen. Vi litar på samma tankesätt och vanor, även om vårt ansvar har förändrats helt.

Om du känner att du sitter fast på plats också är det dags att ompröva din roll. Använd till exempel Eisenhower Matrix. Enligt den kan fall delas in i viktiga brådskande, viktiga icke-brådskande, obetydliga brådskande och obetydliga icke-brådskande.

Mer ofta än inte förbiser vi viktiga, men icke-brådskande frågor, även om det är de som hjälper framåt.

Och vi befinner oss i fångenskap av brådskande, men inte så viktiga uppgifter: att analysera e-post, samtal, korrigera fel. Så kolla in dig själv då och då. Se hur mycket du spenderar på viktiga, icke-brådskande frågor och om du inte är alltför nedsänkt i de små sakerna.

3. Rita gränser

För att hitta tid för de viktigaste sakerna, strukturera din dag på ett nytt sätt. Se till att du har kontroll över ditt schema och inte andra människor. Många börjar veckan med en tom kalender och lägger sedan till möten och möten på begäran av andra. Som ett resultat förflyttas deras egna prioriteringar till bakgrunden.

Kasta bort detta tillvägagångssätt. Markera i förväg de tidsluckor som du ägnar åt dina viktiga mål och planera först sedan resten. Reflektera inte över vad som är viktigt för din utveckling i den fria timmen mellan andra ansvarsområden. Avsätt tid för detta när du gör ditt bästa eller när du är säker på att vara fri från distraktioner.

4. Lär dig att vägra

Ta en titt på din att göra lista. Det är troligt att vissa uppgifter kan överges, vissa skjuts upp och andra minskas. Detta frigör extra tid.

Försök också bli av med onödiga möten. Nöj dig inte med dem om inte din närvaro verkligen är ett måste.

Oftast kan ett möte ersättas med ett skriftligt meddelande och idéer kan diskuteras i ett gemensamt dokument.

Innan du börjar, fråga dig själv vad som skulle göra idag riktigt coolt. Det är osannolikt att detta är en kontroll av femtio ackumulerade meddelanden.

5. Ställ djärva frågor

När du har lyckats frigöra lite tid i kalendern är det dags att använda den. Glöm vad som är planerat för den aktuella veckan eller vad du kommer att säga i ett möte med din chef. Tänk på de stora frågorna som du brukar undvika.

• Vem kan vi bli som företag?
• Vad strävar vi efter som ett team?
• Vad kan hjälpa oss att utvecklas?
• Vad är min roll?

Frågor som dessa hjälper oss att komma med kreativa lösningar som vi inte ser i vårt vanliga arbetsschema. När du har fått svaren ska du registrera dem och hålla dem synliga. Gör denna övning regelbundet så att du inte glömmer bort stora mål.