20 effektiva tidshanteringstekniker

1. Regel 1-3-5

Dina arbetstimmar under dagen är begränsade, och regeln 1-3-5 gör att du kan spendera det mest klokt. Dess väsen är som följer: på en dag kan du bara göra en stor uppgift, tre medelstora och fem små. Det finns totalt nio fall, varken mer eller mindre. Regeln hjälper till att gradvis rensa spillrorna, vara i tid och inte överanstränga.

2. Regeln om tre

För dem som inte stämmer överens med siffror eller inte kan göra nio saker om dagen, säger Chris Bailey, författare tillMitt produktiva år", uppfann reguladetri. Det står att du måste göra de tre viktigaste sakerna varje dag för att vara produktiva.

Istället för att sprida din energi och uppmärksamhet över ett par dussin objekt på en checklista, välj bara de tre viktigaste uppgifterna för dagen och fokusera på dem. Välj ytterligare tre nästa dag och så vidare. Detta kommer att hålla dig fokuserad. Samma regel kan tillämpas för att ställa in mål för veckan, månaden eller året.

3. Metod 10 minuter

Har du någon uppgift som du

vill inte börja? Berätta för dig själv: "Jag ska bara göra det i tio minuter och sedan vila mig lite." Troligtvis kommer du att dras in i arbetet under den här tiden och inte längre kunna sluta.

4. Pomodoro

Detta systemet uppfanns av Francesco Cirillo för att göra det lättare att förbereda sig för tentor. Det hjälper till att fokusera människor som lätt distraheras. Det är också ett bra sätt att kontrollera hur mycket tid du spenderar på ett visst jobb.

Så här fungerar Pomodoro: du tar en timer och ställer in den på 25 minuter. Efter det, fokusera på ditt arbete. När de 25 minuterna är uppe vilar du i 5 minuter och upprepar sedan igen. Efter fyra cykler får du en stor paus på en halvtimme.

5. Metod 90/30

Metod 90/30 används av författaren och bloggaren Tony Schwartz, buffertens grundare Leo Widrich, litteraturkritikern Benjamin Che Kai Wai och entreprenören Thomas Oppong.

Kärnan är som följer: du arbetar hårt i 90 minuter, vilar sedan i en halvtimme och upprepar sedan cykeln. I det här fallet ägnar du dig åt de första 90 minuterna till den viktigaste uppgiften du måste göra under dagen, och nästa segment ägnar du åt mindre viktiga frågor.

Enligt forskningDen förtrollade sömnvärlden från Yale-specialist Peretz Lafee är 90 minuter den optimala tiden under vilken en person effektivt kan fokusera på en uppgift. Och en halvtimme räcker för en total vila, vilket bekräftas av forskningSömn och vakenhet neurofysiolog Nathan Kleitman.

6. Metod 52/17

Detta är en privat version av den tidigare metoden. Det är inte annorlunda utom i antal: du arbetar 52 minuter och vilar sedan i 17 minuter. Enligt experimentRegeln 52 och 17: Det är slumpmässigt, men det ökar din produktivitetutförs av rekryteringstjänsten The Muse med hjälp av DeskTime-appen, hjälper dessa tidluckor dig att vara produktiv och undvika överansträngning. Använd därför metoden 52/17 om du känner att du inte är tillräckligt stark för att arbeta 90 minuter i rad.

7. Äter grodor

Metod uppfunnenÄt den grodan: Brian Tracy förklarar sanningen om grodor motiverande talare och författare till böcker om självutveckling Brian Tracy. Han kallar "grodor" obehagliga och svåra uppgifter som du måste slutföra, trots din ovilja. Gör en sak från början av dagen - ät grodan. Och då blir det lättare för dig: du kommer att kasta bort den här stenen från din själ och försäkra dig om ett gott humör under hela dagen.

8. Tidsblockeringar

Att göra-listor har en obehaglig funktion: de ger absolut ingen uppfattning om hur länge det här eller det andra fallet kräver. "Köp bröd" och "Slutför rapport" upptar en rad i listan, men dessa uppgifter är ojämförliga i komplexitet och betydelse.

En kalender är mycket bättre än en att göra-lista: den låter dig visuellt styra tiden. Du ser ett stort block och inser att uppgiften inte är lätt. Så prova tekniken “tidsblock»: Placera dem i kalendern och fördela tid för var och en i enlighet med uppgifternas komplexitet. Och låt dig inte distraheras av andra medan du gör den här eller den uppgiften.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) Är ett produktivitetssystem uppfunnet av affärscoach David Allen. Dess huvudprinciper är följande:

1. Skriv ner alla dina aktiviteter och idéer på ett ställe, den så kallade Inbox ("Inbox").
2. Sortera innehållet i inkorgen regelbundet genom att prioritera och tajma uppgifter. Placera anteckningar i mappar enligt deras innehåll - "Work", "Home", "Shopping" och så vidare.
3. Genomför revisioner - kasta bort onödiga anteckningar, stryka över avslutade ärenden, flytta material som har tappat sin relevans för arkivet.
4. När allt är planerat, fortsätt med utförandet. Uppgifter som kan göras på några minuter, löser omedelbart Andra kan delegeras eller placeras i en kalender.

Du kan ta reda på alla finesser i GTD i vår ledarskap.

10. ZTD

Leo Babauta, författare till produktivitetsbloggen Zenhabits, anser att David Allens GTD-system är mycket komplext och kräver för mycket ansträngning. Han erbjuder sitt Zen to Done-system. För att följa det måste du utveckla 10 enkla vanor.

1. Samla all information i inkorgen.
2. Behandla alla poster utan att lämna dem på baksidan.
3. Planera dina huvudmål för varje dag och dina största mål för veckan.
4. Fokusera bara på en sak i taget utan att sprida din uppmärksamhet.
5. Skapa enkla, korta att göra-listor.
6. Ordna dina anteckningar i kategorier baserat på deras innehåll, precis som i den ursprungliga GTD.
7. Granska dina anteckningar regelbundet och bli av med onödiga saker.
8. Förenkla. Minska listan över dina uppgifter och mål, skriv kort och tydligt.
9. För att anpassa dig till jobbet, behåll en specifik daglig rutin.
10. Gör vad du verkligen är intresserad av.

11. Kanban

Japanska produktivitetsmetod, som hjälper dig att hålla reda på vilka saker du gör, vad du redan har gjort och vad som behöver göras i framtiden. Kanban visualiserar arbetsflödet visuellt.

Du tar ett klistermärke (eller registrerar dig med någon att göra-chef som Trello) och ritar tre kolumner på det: Att göra, göra, gjort. Skriv sedan dina affärer på klisterlappar och placera dem i lämplig kolumn beroende på vad du gör och vad du redan har gjort.

12. Regeln om två minuter

Det regeln Är en integrerad del av GTD, men den kan användas även om du inte är ett fan av Allens teknik. Om uppgiften tar mindre än två minuter, gör det omedelbart. Så du laddar ner din hjärna, för att du inte behöver komma ihåg detta fall längre.

13. Noll inkorg

Zero Inbox uppfanns av författaren och performanceexperten Merlin Mann, och den fungerar bra med GTD. Mann applicerade den på e-postmeddelanden, men på samma sätt kan du behandla ärenden, dokument, anteckningar och annan information. Som namnet antyder är målet med denna teknik att hålla din inkorg tom.

I det ursprungliga GTD-systemet höll inkorgen upp en massa poster. Du måste ta dig tid att reda ut dem, och det är lätt att förbise något viktigt i en fullpackad inkorg. Mann rekommenderar att innehåll tas isär så snart det anländer. Du öppnar en inkorg och bestämmer vad du ska göra med varje objekt: ta bort, delegera, svara, skjuta upp eller slutföra. Stäng det inte förrän du har utfört en av de angivna åtgärderna med alla element.

Dessutom hjälper automatiska filter i e-post dig att spara tid, smarta mappar och program för sortering dokument.

14. Fräsch eller stekt

Fresh eller Fried översätts till "Fresh or Fried." Denna filosofi skapadesDominerar din dag med prioriteringssystemet “Fresh or Fried” bloggaren Stephanie Lee. Enligt det, när du vaknar på morgonen är din hjärna "fräsch", men när dagen fortskrider "frites". Detta innebär att du måste bestämma tiden för din högsta produktivitet och lyckas göra alla de viktigaste sakerna på en dag under denna period. Så här fungerar det.

1. I slutet av dagen, när du är trött, ta 15 minuter att skapa en att göra-lista för imorgon.
2. Flytta de viktigaste uppgifterna till början av dagen i avsnittet Fresh. Saker som du inte gillar skickas dit - själva "grodorna". De måste göras medan du fortfarande har styrka.
3. Mindre brådskande, mindre svåra och trevligare saker går till Fried-sektionen - det vill säga på eftermiddagen, beroende på ditt schema. De kommer att ladda din hjärna mindre.
4. Följ din lista nästa morgon. Gör sedan en ny på kvällen.

Stephanie rekommenderar FoF till människor som varje natt får reda på att de är helt utmattade, men inte har tid, även om de arbetade hela dagen.

15. Isbergsmetoden

Ramita Sethi, författare till I Will Teach You to Be Rich, använder den här metoden för att spara information för senare. Det fungerar så här: du sparar alla e-postmeddelanden, anteckningar, artiklar, listor på ett ställe - till exempel i en anteckningstjänst som Evernote eller Notion eller som dokument. Distribuera sedan dessa material med taggar, mappar och kategorier - som du vill.

Granska denna information var fjärde till sjätte vecka och överväg om den kan tillämpas i praktiken. Om något är värdelöst, kasta bort det eller arkivera det. Detta gör att du kan skapa din egen kunskapsbas.

16. Autofokus

"Autofocus" uppfannsAutofokus Time Management System prestationsexpert Mark Forster. Detta planeringssystem passar kreativa människorsvårt att följa GTD.

Skriv ner alla dina aktiviteter i en anteckningsbok utan någon beställning. Gå sedan igenom listan, välj de som ska göras så snart som möjligt och sortera dem. När de brådskande uppgifterna är lösta, fortsätt med de som du nu föredrar. Om du inte har slutfört något - flytta det till slutet av listan, kommer du tillbaka till detta senare. Och upprepa dessa steg dag efter dag.

17. Eisenhower Matrix

Detta schema Etablerade av amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower. Matrisen har fyra sektioner för uppgifter: Icke-brådskande och inte viktigt, brådskande men inte viktigt, viktigt och icke-brådskande och brådskande och viktigt. Dela upp dina uppgifter i sektioner så kan du ta reda på vad du spenderar mest tid på och vilka uppgifter som ska ges mer uppmärksamhet.

18. 4D-metod

4D uppfanns av Edward Ray, en motiverande författare och konsult. Metoden är avsedd att hjälpa människor som är förskräckta vid synen av deras att göra-lista och inte vet hur man ska närma sig alla ackumulerade saker.

Ray hävdar att du bara behöver memorera fyra ord för bokstaven D, och då tappar du inte modet framför berg av arbete. Här är de:

• Gör - Om du har tilldelats en uppgift är det bäst att göra det nu och korsa det från listan.
• Delegera - när du inte kan eller inte har tid att utföra något, men du har en relativt gratis assistent, överför uppgiften till honom.
• Radera - Vissa saker är inte så viktiga. Kasta dem genom att permanent ta bort dem från aktivitetslistan. Om de försöker påtvinga dig onödigt ansvar, lär dig säg nej artigt.
• Fördröjning - när en uppgift är för stor eller inte kräver omedelbar körning kan den skjutas upp. Men du måste definitivt sätta tydliga tidsfrister för henne, annars förblir hon dödvikt.

Välj en uppgift, gör en 4D-åtgärd med den och fortsätt sedan till nästa.

19. Tidpunkt

Vanligtvis håller människor som försöker vara produktiva koll på tiden de spenderar på viktiga saker och glömmer helt att tänka på de perioder de gör nonsens. Detta problem löses med "Timekeeping" -tekniken, som uppfanns av experten inom tidsstyrning Gleb Arkhangelsky. Det låter dig förstå var din tid spenderas, lär dig att vara mer uppmärksam på vad du gör och mindre distraktion.

Ta en anteckningsbok och skriv ner alla dina handlingar och hur mycket du gjorde dem, med en noggrannhet på 5-10 minuter. Spela in arbetsstunder, förhandlingar, möten och till och med tid på YouTube och i spel. Ta ett par veckor för detta. Sedan bläddrar du igenom anteckningsboken, känner igen dina "kronofager" genom synen och drar slutsatser. Kanske måste du titta på mindre roliga videor, eller dricka kaffe mindre ofta, annars är din fiende telefonsamtal.

20. Tim Ferriss-metoden

Timothy Ferriss är produktivitetsguruen som kom med sin metod organisering av arbete baserat på två regler. Den första är 80/20-regeln, eller Pareto-princip, enligt vilken 80% av vårt arbete kan göras på 20% av tiden. De återstående 20% tar 80% av tiden. Den andra är Parkinsons lag: arbetet fyller hela den tid som tilldelats den.

Konsekvensen av detta, säger Ferriss, är att du inte behöver arbeta hårdare för att göra allt - du måste fokusera bättre. Låt dig arbeta med fullt engagemang endast 20% av arbetstiden, men du kan göra om alla de riktigt viktiga sakerna. Och de återstående 80% kan ägnas åt enkel rutin, så att du kan fokusera på prioriteringar och undvika överansträngning.