10 tips som hjälper dig att arbeta effektivt hemifrån

1. Skapa en enda arbetsyta för alla anställda

Ge inte detta vidare till underordnade, annars kommer de etablerade processerna att bli kaos när anställda inte ser varandras arbete och inte förstår vem som är ansvarig för vad. Som ett resultat hämmas elementära uppgifter, arbetare tappar engagemang och arbetskraftseffektivitet tenderar till noll.

Här är en minimal uppsättning verktyg som du kanske tycker är användbara:

• Aktivitetshanteraren. Det är bekvämt att ställa in uppgifter med det, övervaka arbetsbelastningen för avdelningar och varje anställd.
• Allmän kalender. Det hjälper dig att hålla ett schema över semestrar och lediga dagar och också planera viktiga händelser som telefonsamtal med kunder eller kollegor, så att du inte personligen behöver påminna mötesdeltagarna om dem.
• En budbärare för att lösa brådskande problem. Du kan skapa en allmän chatt för hela företaget och mindre chattrum för enskilda team och projekt.
• Molndatalager och dokumentlösningar. De kommer att vara användbara för samarbete under samtal, och att dela en länk är lättare än att skicka dokument och tunga filer via post eller i en messenger.
  instagram viewer

2. Håll kontakten med dem som arbetar hemifrån

Fjärrarbete är inte en anledning att glömma bort disciplin och byta till ett gratis schema, när tid tilldelas arbetsaktiviteter enligt principen "Jag ska göra det, men då." På bolagsstämman berätta för de anställda om det nya arbetsformatet och ange arbetsdagens gränser: Till exempel, från 9 till 18 timmar ska alla ha kontakt och du måste varna för ledighet åtminstone ett par dagar.

Även om ni alla arbetar på distans är ni fortfarande ett team. Dela företagsnyheter, regelbundet (minst en gång i veckan) berätta om slutförda uppgifter och nya planer, fira offentligt avdelningernas framgång. Slutligen glöm inte att önska dina anställda en lycklig födelsedag. Detta hjälper till att upprätthålla lagandan, och underordnade kommer inte att känna sig glömda och övergivna till sitt öde.

3. Ange reglerna för chatt

Chattar är ett bekvämt verktyg, men de har sina nackdelar. Den ständiga strömmen av meddelanden är lika distraherande som grannarna på kontoret, så det är vettigt att skilja mellan kommunikation och starta separata chattar för brådskande frågor och alla typer av samtal, inte relevant. Och den här chatten kan maskeras med gott samvete och läsas igen efter arbetsdagens slut.

Använd inte chattar för att lösa komplexa problem när du behöver få en åsikt från alla lagmedlemmar. Vid utgången kommer du att få många meddelanden, men du kommer inte till en enda lösning som passar alla. Det är bättre att komma överens om ett samtal och spela in vad du slutade i chatten.

Och försök att inte skapa onödigt brus: dela inte ett meddelande i ett dussin i stil med ”Hej. Här är det. Uppgiften är ny. " Respektera andras tid och tvinga inte samtalspartnern att ständigt distraheras av meddelanden.

4. Ring regelbundet videosamtal med teamet

För det första kommer det att hålla fingret på pulsen och omfördela arbetsbelastningen om en anställd kvävs av uppgifter och en annan lider av ledighet. För det andra är det ett bra verktyg för att spåra stämningen hos underordnade: trots allt överför korta meddelanden i chatt inte intonation, och under en personlig konversation kan du ta reda på vad som oroar vem.

Ring inte för show. Planera innehållet i varje konversation, meddela alla deltagare i förväg vad som kommer att diskuteras och som ett resultat skapa ett protokoll för mötet: vad de bestämde, vilka uppgifter som fastställdes och vem som ansvarar för deras genomförande. Du behöver inte ringa varje vecka för att hålla reda på hur företaget har det. Anställda kan bara kommunicera regelbundet med sina chefer och de kommer redan att rapportera till dig.

5. Utarbeta ett tydligt arbetsschema

Varje anställd ska ha tillgång till all information som kan behövas under arbetet. Detta är särskilt viktigt för nykomlingar: de måste uppdateras och anpassning på en avlägsen plats kan ta längre tid än med live-kommunikation på kontoret. Så att den nya medarbetaren inte går vilse i informationsflödet, tilldela honom en kurator som kommer att kunna svara på alla frågor om hur företagets liv och arbete fungerar.

Helst bör kunskapsbasen för företagets arbete ordnas så att, även om nyckelmedarbetare blir sjuka eller åker på semester, stannar inte processerna. Skapa dokument som förklarar i detalj vad man ska göra i typiska arbetssituationer och gör dem allmänt tillgängliga.

6. Registrera alla uppgifter i uppgifter

Denna regel bör inte bara tillämpas under tvångsavlägsnande. Förlita dig inte på muntliga överenskommelser: om det inte finns någon bestämd uppgift blir det inget resultat.

Här är enkla regler med vilka uppgifter som ska lösas effektivt och i tid:

• Var tydlig om ditt uppdrag. Tvinga inte underordnade att spela psykiker eller fiska ut ytterligare information med ord. Den anställde måste omedelbart förstå vad som önskas av honom.
• Utnämna ansvariga och avrättare. Annars finns det en risk att underordnade oändligt kommer att kasta uppgiften ovanpå varandra, och som ett resultat kommer ingen att göra det.
• Ange tidsfrister. Den uppgift som behöver göras "någon dag" kommer sannolikt aldrig att slutföras.
• Svara på frågor och ge feedback. Om du gör det kommer du att bygga förtroende för ditt team och öka sannolikheten för att uppgiften ska lyckas.

7. Automatisera rutinprocesser

På kontoret är allt enkelt: om du behöver skriva en ansökan om semester, går medarbetaren till HR, tar den färdiga blanketten, fyller ut den och ger den för signatur. I självisolering blir vanliga frågor till ett problem: en anställd vill ta ledigt och den andra du måste snarast underteckna en faktura för betalning, du behöver en chefs signatur, men det finns ingenstans att ta den - inte hem till honom gå.

Det finns bara en väg ut: att leta efter sätt att överge pappersarbete och överföra allt arbete med viktiga papper till elektronisk form.

8. Skapa ett tydligt och transparent styrsystem

Du kan bli överväldigad av misstanken att anställda gör någonting hemma men inte arbetar. Naturligtvis är kontroll nödvändig, men det är viktigt att bevara sunt förnuft. Om du ständigt drar i underordnade och frågar hur det går med deras projekt, kommer de inte att fungera snabbare, men spänningar kommer hela tiden att ackumuleras, vilket förr eller senare kommer att resultera i en konflikt.

Håller med avdelningscheferna om att de varje morgon kommer att samla in information från anställda om den aktuella belastningen och vid behov överföra den till dig. Kontrollera inte processen utan resultatet. Således kan storskaliga projekt delas in i flera steg med tydligt resultat och tidsgräns för att lösa nya problem när de kommer.

9. Överför din försäljningsavdelning till CRM

CRM är ett automatiserat system för hantering av kundrelationer. Enkelt uttryckt är detta en speciell programvara som registrerar alla kontakter med en klient från det första samtalet till försäljningen.

På en avlägsen webbplats blir CRM en verklig räddning för försäljningsavdelningen. Det låter dig minimera den mänskliga faktorn: chefer kommer inte att fastna i rutinmässiga operationer, de kommer inte att glömma bort enskilda kunder och kommer alltid att vara medveten om i vilket skede varje transaktion befinner sig och vad nästa ska vara steg. Och chefen kan spåra varje specialists prestationer och vid behov fördela om arbetsbelastningen.

10. Kommunicera med kunder via CRM

Situation: fasttelefonen stannade kvar på kontoret, men på något sätt är det nödvändigt att prata med kunder. Och kontrollera också kommunikationen - annars blir det svårt att förstå varför en lovande affär föll. CRM med inbyggd telefoni hjälper till: det låter dig ansluta inte bara röstkommunikationskanaler utan även chattar på webbplatsen och i budbärare. Det är bekvämt att svara på brev och meddelanden direkt i CRM, och hela interaktionen med klienten faller omedelbart in i hans kort.