Hur man gör mer gjort, ställer in uppgifter korrekt och hanterar anställdas tid
Hans Arbete / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Medgrundare och Managing Partner för Netpeak Internet Marketing Agency. Telegram kanalförfattare Tråkigt men sant.
Förmodligen var det bara en lat offentlig person som inte pratade om hur viktigt det är att planera arbetstiden för att göra mer, tjäna mycket och i allmänhet vara "den bästa versionen av dig själv." Men av någon anledning står vi fortfarande inför försenade tidsfrister, ofyllda eller gjort fel uppgifter. Jag kommer att dela med mig av mina metoder, hur en chef effektivt kan organisera arbetstagarnas arbetstid, hur man bygger kommunikation och ställer in uppgifter så att de slutförs korrekt.
Ta bort allt onödigt
Tidsplanering. Jag älskar det här ordet. Det är väldigt bekvämt: Jag är inte alls långsam och dålig på jobbet, jag har problem med tidshantering.
Mitt recept är att ta bort allt onödigt, eller, som jag kallar det, klippa skiten. Radera och inaktivera vad du inte behöver.
För att göra mer behöver du inte 25 timmar om dagen, du behöver bara spendera mindre tid på värdelösa saker.
Det är nödvändigt att kommunicera ofta på jobbet - kombinera all korrespondens i en budbärare och gå aldrig till andra.
Är du utvecklare? Nej? Varför behöver du då mer än en webbläsare? Är du säker på att du behöver tre av samma textredigeringsappar? Och så vidare.
I mitt arbete från flöde kan slå ut flera saker som händer regelbundet: meddelanden i budbäraren, inkommande brev i posten, personen som kom in på kontoret, telefonen ringer.
Så jag samlade all kommunikation i Telegram, stängde av meddelanden från alla chattar, arkiverade alla kanaler - så jag själv kan bestämma när jag har tid att svara.
I posten avslutade jag prenumerationen på alla utskick, förutom de 5-6 mest nödvändiga. Jag använder tjänsten Unroll.me för att samla dem i en sammandragning, som kommer en gång i veckan vid en lämplig tidpunkt för mig. Jag kollar också min post ett par gånger om dagen, och inte omedelbart efter att ha fått brevet.
I telefon ber jag mig bara att inte ringa - du kan nästan alltid skriva eller diktera ett meddelande. Och personliga möten äger rum endast enligt planen - jag lägger dem i kalendern (det är väldigt bekvämt att göra detta med Calendly.com), vanligtvis på eftermiddagen på en vardag.
Receptet är enkelt och uppenbart, men som praktiken visar tillämpas det inte alltid och inte av alla som har "problem med tidshantering".
Tillämpa uppföljningar
Ganska ofta håller jag möten så kära för alla. Även om de distraherar människor från jobbet är de fortfarande det bekvämaste sättet att förmedla ny information. omedelbart till ett stort antal människor, bearbeta invändningar och ge svar på frågor som omedelbart kommer att höras Allt.
Men hur man gör möte effektivt? Speciellt när de hålls för 20-50 personer och det inte finns något sätt att se till att alla lyssnar noga.
Det enklaste och mest effektiva sättet är att be alla följa upp i början. Det är, det är avhandlingen att skriva ner allt som verkar viktigt. Och omedelbart efter mötet, skicka texten till dig personligen via post eller messenger.
För presentatören tillåter denna metod för det första att omedelbart se vem och hur uppfattar informationen. Och för det andra, för att få omedelbar feedback: om publikens huvudbudskap kom in eller om dina talfärdigheter fortfarande behöver förbättras.
Och naturligtvis hjälper uppföljningar till att uppfylla huvudsyftet med mötet - att se till att alla verkligen hör och kom ihåg viktig information.
Beräkna korrekt hur lång tid det tar att slutföra en uppgift
Först verkar det som om det är omöjligt att korrekt uppskatta den tid som krävs för att slutföra någon uppgift. Lite senare kan du se i praktiken att så verkligen är fallet.
Av denna anledning är bedömningen av varje uppgift ett slags diplomförsvar. Medarbetaren säger hur många timmar han planerar att spendera på implementeringen, och chefen antar antingen eller ber att förklara varför det tar så mycket eller så lite tid.
Det är med detta "skydd" (om det inte utförs för att visa och ledaren förstår vad han gör anställd) Utvärderingen av problemet är verkligen meningsfullt.
Olika människor utvärderar sitt arbete på olika sätt. Någon överskattar fältet och plockar upp en massa uppgifter och fördelar varje gång mindre tid än vad de har att spendera. Någon, tvärtom, återförsäkras och lägger in varje uppgift tid för force majeure och "att tänka".
En bra ledare bör ställa rätt frågor:
- Varför behöver du X timmar för att slutföra uppgiften?
- Låt oss läsa igenom villkoren för problemet och definitionen av dess implementering igen. Är du säker på att du förstod allt korrekt och tog hänsyn till det?
- Om det här är första gången du gör en sådan uppgift, har du avsatt tid för bekanta dig?
Och naturligtvis är det alltid bra när företaget har flera anställda som utför samma typ av uppgifter. Till huvudet du kan fokusera på genomsnittet, beräknat baserat på medarbetarnas betyg.
Använd checklistor
Tänk dig att du har en uppgift för en anställd. Och det låter ungefär så här: ”Starta en sådan och en ny tjänst på egen hand”. En anställd har tre alternativ för att utföra en sådan uppgift:
- Minimum. Det vill säga att göra allt bokstav för bokstav, att formellt slutföra uppgiften. Tjänsten lanseras, men det finns ingen forskning, inga prissättningsmodeller, ingen förståelse för vem och vad exakt kommer att göra. Försäljnings- och marknadsavdelningen har ingen information om hur och till vem man ska sälja den.
- Maximal. Det vill säga att närma sig uppgiften energiskt och med stor entusiasm. Genomföra en enorm mängd forskning, kommunicera med andra företag på marknaden, bilda ett dussin modeller prissättning, håll flera möten inom företaget (med ledningen, teamledare och separat med varje team), gör flera presentationer för varje potentiell målgrupp.
- Rätt. Detta tillvägagångssätt ligger någonstans mitt mellan det första och det andra alternativet: en studie av 5-7 företag i ett segment genomförs, ett förståeligt koncept förbereds, en presentation eller målsida görs. En bolagsstämma hålls där viktig information om försäljningen av tjänsten kommuniceras.
För att förhindra att en anställd gör för lite eller för mycket när han tar sig an en uppgift, använd en checklista - en numrerad lista över steg som måste vidtas för att uppnå ett resultat. Det är särskilt användbart att använda checklistor om du inte är säker på att den anställde 100% förstår hur man utför sådana uppgift, - till exempel hade han bara inte gjort någonting sådant förut. Om du är för lat för att måla, gör dig redo för alternativ nummer 1 och nummer 2. Du kommer att avsluta det senare, annars spenderar medarbetaren sin tid och lagets tid på onödiga handlingar.
Läs också🧐
- Varför saknar vi deadlines och hur man kan stoppa det?
- Hur framgångsrika ledare tillbringar dagen
- 8 saker att lära sig att bli mer produktiva