Hur man ordentligt delegerar arbetsuppgifter

En bra ledare är inte en som axlar allt på sina egna axlar, utan en som kan samla ett starkt effektivt team och kompetent fördela ansvar, inklusive oplanerade.

Delegering, det vill säga delegering av uppgifter från en anställd till en annan, hjälper6 strategier för att engagera dina anställda / Harvard Business School Online öka engagemangsnivån i teamet, och de ledare som lyckats med detta i genomsnitt tar med sigDelegering: En stor ledarutmaning för företagare / Gallup Business Journal deras företag har 33% mer intäkter än resten.

Men att bara säga "gör det här" är fel. En beställningstone, en dåligt schemalagd uppgift, en brist på förklaring - allt detta kan orsaka avslag och, som ett resultat, hamna med inte det bästa resultatet.

Det berättade Harvard Business School-expert Lauren LandryHur man delegerar effektivt: 9 tips för chefer / Harvard Business School online

regler för att hjälpa delegera effektivt och förbättra prestanda.

1. Bedöma de anställdas förmågor

Det finns uppgifter som inte kan delegeras. De är till exempel en integrerad del av ditt ansvar. Eller en annan anställd har inte kunskapen och kvalifikationerna för att utföra sådana uppgifter. Eller omvänt är de mycket enklare än de som han brukar göra. Att till exempel be en försäljningschef eller revisor att hitta en befälhavare för att reparera en kaffemaskin på kontoret skulle vara mildt sagt olämpligt.

Generellt sett bör du fråga dig själv innan du anförtror något åt ​​någon:

• Kommer en person att klara den här uppgiften? Har han tillräckligt med tid eller kommer det att störa hans andra ansvar?
• Kommer medarbetaren att ha tillräckligt med kunskaper och färdigheter? Eller måste du uppdatera honom så länge att det är lättare att göra det själv eller hitta en annan specialist? Låt oss säga att du måste skriva en rapport om teamets arbete med ett projekt, men den kollega du vill tilldela för att göra detta i allmänhet Jag har aldrig gjort något sådant, vilket innebär att verksamheten kommer att gå långsamt, med en knarr, och kanske allt måste omdana.
• Kommer denna uppgift att hjälpa medarbetaren att förbättra vissa färdigheter, få erfarenhet? Detta är valfritt, men det skulle vara trevligt.
• Finns det en anställd som kan hantera det bättre?

2. Försök att tillgodose allas intressen och behov

Du måste till exempel organisera teambuilding för hela teamet, men det finns ingen speciell anställd för detta. Men det finns en person som är stark i kommunikation och vill få erfarenhet av att organisera evenemang, utbildning och personalhantering. Du kan erbjuda honom den här uppgiften.

Eller så är företaget tillfälligt kvar utan en SMM-specialist, men det finns någon som är väl insatt i algoritmerna för sociala nätverk och inte har något emot att försöka sin hand på marknadsföring.

Naturligtvis är det inte alltid möjligt. Det finns tråkiga uppgifter som ingen gillar. Men ändå blir det inte överflödigt att kritiskt utvärdera teamet och tänka på vem det nya uppdraget skulle kunna dra nytta av.

3. Ställ in uppgiften korrekt

När du vänder dig till en anställd, förklara varför du vill överlåta uppgiften åt honom, hur det kan vara användbart för företaget och för honom personligen. Var noga med att berömma och lista upp hans styrkor som påverkade ditt val. Var artig.

Berätta om uppdraget i detalj. Ha ett tydligt mål och tidslinje. Ge alla nödvändiga dokument och annan information. Det kommer att vara mycket bra om allt nödvändigt material är tydligt och strukturerat, så att den anställde inte behöver spendera många timmar på att ta reda på vad som är vad.

4. Ge normal kommunikation och en bekväm atmosfär

Låt personen veta att du alltid är där för att hjälpa, föreslå, svara på frågor. Varna för att om han av någon anledning inte klarar eller missar tidsfristen kommer han att kunna prata med dig och tillsammans kommer du på något.

Fråga vad han behöver för att slutföra uppgiften. Du kan behöva förse honom med ytterligare information eller till exempel släppa honom från aktuella frågor.

Det är viktigt att vara vänlig så att medarbetaren inte riktigt tvekar att kontakta dig om något går fel.

5. Se till

När du själv slutför en uppgift har du fullständig kontroll över situationen. Om någon annan tar jobbet kan det finnas en miljon problem som kan leda till dåliga resultat eller missade deadlines.

Tänk i förväg vad du kommer att göra i händelse av en ogynnsam utveckling av händelser. Var beredd att ta på dig uppgiften själv eller lägga ut den snabbt till någon annan.

Försök att behandla dessa situationer inte som ett misslyckande utan som en upplevelse som hjälper dig att bättre förstå ditt team, dess kapacitet och organisationsnivå.

6. ha tålamod

Ja, det finns saker som är snabbare att göra på egen hand än att anförtro någon, och sedan spendera tid på att svara på frågor och övervaka resultatet.

Det är viktigt att komma ihåg att du inte är en mänsklig orkester, och för effektivt arbete behöver du utveckla ditt team, ge anställda möjlighet att göra något nytt, bli mer kompetenta, lära sig, inklusive av deras fel.

Det betyder att du måste ha tålamod om någon ställer för många frågor eller klarar ett uppdrag långsammare än du förväntat dig.

7. Fortsätt och be om feedback

När uppdraget är klart ska du berätta för medarbetaren hur du utvärderar sitt arbete: vad tyckte du om och varför du är beredd att berömma honom, vilka punkter som kan förbättras, vad som ska göras för detta och vad du ska leta efter i framtiden.

Var korrekt. Svär inte, höj inte din röst, nedvärdera eller kritiser inte utan anledning. Var noga med att börja med beröm och prata sedan försiktigt om vad som behöver arbetas med.

Om uppgiften för personen var ny och svår, fråga honom hur han arbetade med den. Vad var lätt och vad som inte var, vad som var intressant och vad som inte gillade alls, hur han själv bedömer resultatet, vad han skulle vilja förbättra och hur han planerar att göra det.

8. Glöm inte att säga tack

Och inte bara en mot en utan också offentligt, särskilt om uppgiften inte var lätt. Beröm personen framför hela laget, ge honom en extra ledig dag, markera som den bästa medarbetaren, om företaget praktiserar detta.

Du bör inte heller tillämpa frukterna av någon annans arbete. Istället för att säga "Jag organiserade teambuilding" eller "Jag förberedde rapporten" är det bättre att betona att ni förberedde allt tillsammans och att din kollega hjälpte mycket. människor uppskattanär deras meriter erkänns gör det dem mer engagerade i arbetet och lojala mot företaget.