Hur man planerar möten för att göra dem effektiva
Miscellanea / / September 07, 2021
Slösa inte bort din tid.
Du kanske inte gillar möten, men du måste fortfarande hålla dem. Detta är en viktig del av arbetsflödet i alla företag. Ett sätt att göra möten mer användbara och snabbare är att schemalägga dem noggrant. Boken av Olga Demyanova, doktor i ekonomi, ”Snabba och effektiva möten. Från förberedelse till att uppnå önskat resultat. "
Med tillstånd av förlaget "Alpina Pro" publicerar Lifehacker ett utdrag från det andra kapitlet.
Möten i sig är inget problem. De är till och med nödvändiga och är ett ledande attribut för makt. Du måste bli av med långvariga värdelösa och ineffektiva sammankomster.
De vanligaste typerna av möten:
- varje vecka;
- strategisk;
- arbetare;
- rapportering;
- planera möten;
- brainstorming;
- affärssamtal och möten;
- genomgångar.
Alla dessa typer kan grupperas i fyra huvudgrupper:
- efter varaktighet: snabb (upp till 30 minuter) och långvarig (mer än 1 timme);
- med antalet deltagare: upp till 10 personer eller fler;
- efter syfte: arbetande, politisk och informativ;
- efter tid: planerad och oplanerad.
Mötesplanering erfordrade attribut
Vad ska man planera för:
- mål;
- dagordning;
- lista över inbjudna;
- schema;
- informationsmaterial;
- ansvarig för att hålla protokollet;
- föreskrifter föreställningar.
Först och främst måste ledaren överväga målen för mötet. Detta är utgångspunkten för dagordningen och deltagarlistan, tid och regler.
De viktigaste målen för mötena:
1. Ny information - för informationsmötet:
- viktiga nyheter och politiska förändringar;
- diskussion av planer och strategier;
- prognoser på kort sikt;
- presentation av nya produkter och metoder;
- diskussion av budgeten;
- personalfrågor.
2. Övervaka händelser och fatta operativa beslut - för regelbundna möten:
- huvudrisker och svårigheter;
- parametrar för bedömning av framsteg;
- utvärdering av viktiga processer och nödvändiga förändringar;
- diskussion om vad som händer: vad som går bra, vad som behöver förbättras;
- viktiga lärdomar och resultat av åtgärder;
- samordning av insatser;
- kommunikation.
3. Motivation - kreativa möten, utveckling av nya tillvägagångssätt och teambuilding:
- motivation för handling;
- kollektivt beslutsfattande;
- hedra individuell och kollektiv framgång.
Således påverkar syftet typen av möte och modellen för att organisera det. Exempelvis skiljer sig briefingmötena åt i antal deltagare och hur lång tid det tar. Vanliga är av planerad natur, de är snabbare i tid och med ett begränsat antal deltagare. Kreativa möten kräver särskild förberedelse: att organisera möbler (vanligtvis separata bord), te, kaffe och informell atmosfär; kräver inte att man följer klädkoden.
Eisenhower Matrix för rankingmöten
Man måste komma ihåg att ett möte är en plattform där viktiga beslut fattas och problem övervinns. Eisenhower Matrix är fältet där alla problem och frågor samlas. De är rankade när det gäller vikt och brådska.
Enträget | Stressa inte | |
Viktig | A | B |
Spelar ingen roll | C | D |
Kvadrat A: viktiga och brådskande frågor
Torget med viktiga och brådskande frågor bör vara tomt eller litet. Detta indikerar att du uppfyller förfallodagen. Om det finns många sådana fall är detta ett tecken på desorganisering. Exempel på fall som kan kvadreras:
- fall som är direkt relaterade till dina funktionella uppgifter och som påverkar dina effektivitet;
- fall vars misslyckande kan skapa problem;
- frågor som rör hälsa och psykologiskt klimat i teamet;
- frågor som påverkar teamets säkerhet;
- fall, vars resultat måste samordnas eller presenteras för din ledning.
Kvadrat B: viktiga men inte brådskande frågor
När uppdrag eller ärenden inte är brådskande och det inte finns några detaljer när de måste utföras, utser bödeln själv tidpunkt. Detta torg innehåller alla de saker som rör din funktionalitet i företaget, de saker du gör på regelbundet, och som regel är deras genomförande kopplat till det allmänna schemat på företaget (till exempel förberedelse av den sista rapportering). Forskningsuppdrag som kräver en viss tid kan hänföras till sådana fall, men mängden arbetskostnader är oklart fram tills det är klart. Uppgifterna för det första och det andra torget bör ständigt övervakas, och därför är det lämpligt att inkludera dem på dagordningen för mötena.
Kvadrat C: brådskande men oviktiga frågor
Det här är distraktioner. Ofta stör de helt enkelt fokus på viktiga uppgifter och minskar effektiviteten. Kom alltid ihåg dina mål och lär dig att skilja mellan det viktiga och det sekundära.
Det är värt att gå in på detta torg:
- åläggs av någon från mötets sida eller förhandling;
- diskussion av frågor som underordnade kan lösa;
- diskussion av icke-affärsfrågor;
- diskussion om abstrakta ämnen.
Kvadrat D: icke-brådskande och oviktiga frågor
Fall i denna kategori främjar dig inte i projekt, men de distraherar dig från att arbeta med dem.
- inte ge någon fördel alls;
- det är praktiskt att inte ta itu med dem alls;
- Tidsätare.
För varje mål, ledaren sätter nästa frågor:
- Vem har information och kunskap om frågan i fråga?
- Vems intressen påverkar denna fråga?
- Vem beror beslutet på?
- Vem behöver veta vilken information som ska diskuteras?
- Vem ska genomföra de beslut som fattats?
Du kan använda metoden 99/50/1 när du planerar projektmöten.
Ledaren organiserar möten på tre viktiga punkter i projektet:
- i början - att fördjupa alla deltagare i projektets takt och för gruppbyggande av gruppen;
- i ett mellanstadium - för att diskutera resultaten av det utförda arbetet och ytterligare justeringar, om så är fallet nödvändig;
- vid mållinjen, när 1% av den totala volymen återstår att realisera - för preliminär summering.
Denna tidpunkt hjälper dig att bättre utnyttja din tid i möten.
Dagordning
Agenda är en arbetsplan som ska lösas vid mötet. Det är nödvändigt att tydligt definiera tiden för varje tal, tilldela en separat tid för diskussion och feedback från alla deltagare.
När du planerar tidpunkten för ditt möte är det viktigt att tänka på följande:
- vikten av punkten på dagordningen.
- tidsgränsen för varje föreställning;
- pauser vid behov;
- 20% av tiden för ytterligare viktig information.
Dagordningen skickas till alla mötesdeltagare.
Agenda med fixering av tid och specifika tal
Dagordning:
- Resultat av arbetet med att ingå avtal. Ivanov I. (15 minuter).
- Problem vid transport av varor. Petrov I. (15 minuter).
- Resultat och planer för projektarbete. Sidorov T. (20 minuter).
Börjar klockan 11:00.
Avslutar 12:15.
Du måste träna dig själv för att ha snabba och effektiva möten!
Dina riktlinjer för tid:
Viktigt och brådskande | 12 minuter |
Viktigt och brådskande |
24-36 minuter Brådskande och viktigt: 12 minuter - Pareto -principen fungerar här: 20% av tiden skapar 80% av resultatet, med ett genomsnittligt möte på en timme (60 minuter), den mest produktiva tiden är 12 minuter (20% av 60 minuter). Viktigt och brådskande: brukar planeras. Den effektiva tiden för sådana möten är 24–36 minuter. 60/40 -metoden fungerar här, enligt vilken du, när du gör en plan för dagen, måste lämna 40% av tiden ledig, 60% avsätta för planerat arbete, inklusive 20% - för "oförutsägbara" och 20% - för dem som uppstår spontant eller blir medföljande. Med en genomsnittlig mötestid på en timme (60 minuter) är tiden för planerade viktiga men icke brådskande ärenden 24–36 minuter (40–60% av 60 minuter). |
Oväsentligt och brådskande | Delegation och kontroll via telefon och andra kommunikationsmedel, högst tre minuter för kontroll. |
Oväsentligt och inte brådskande | Delegering och kontroll av ledningen, högst en minut per delegation. |
Lista över inbjudna
Det optimala antalet deltagare i snabba möten är 5-7 personer. 8 till 12 personer är acceptabla om mötesledaren har förmågor.
För att skapa idéer, sätta upp mål och flyga är den idealiska kompositionen högst 15 personer.
Det finns en outtalad regel på Google - det maximala antalet deltagare är högst 10.
Amazon har en tvåpizzaregel: det ska vara så många människor i ett möte som du kan mata två pizzor.
Det finns en regel 8-18-1800:
- högst 8 personer - lösa arbetsfrågor;
- högst 18 - brainstorming, kollektiv problemlösning;
- upp till 1800 personer - information och möjlighet att kommunicera.
En studie av Bain och Company säger att i beslutsfattande grupper, att lägga till mer än sju av varje deltagare resulterar i cirka 10% mindre effektivitet.
De personer som är direkt ansvariga är skyldiga att delta i mötena.
Apple listar namnet på den ansvariga bredvid varje mötesobjekt. Varje anställd har således ett tydligt ansvarsområde inom ramen för det tilldelade uppdraget.
Om du ofta anordnar möten kommer den här boken definitivt till nytta: Olga Demyanova föreslår att du studerar 16 tekniker och fyra verktyg för att förbättra effektiviteten för alla som är involverade i dessa möten.
Att köpa en bok
Läs också🧐
- Hur man gör möten mer produktiva
- 3 tips för att alltid avsluta möten i tid
- Life hack: hur man undviker värdelösa möten med Zoom
IPhone -försäljning startade på AliExpress: 11 modeller med rabatter på upp till 22 tusen rubel