12 experttips som hjälper dig att hålla dig på rätt spår

Ryktet hos någon som alltid får jobbet gjort i tid är värt mycket. Men det uppstår inte av sig själv, bara för att du försöker mycket, inte får tillräckligt med sömn och i allmänhet arbetar som en häst. Allt ovanstående är extrema åtgärder för någon som inte vet hur man planerar.

Här är några viktiga principer som hjälper dig att hantera arbetsbelastningen och slutföra ditt projekt i tid.

1. Inse att det inte alltid är att välja tidsfrister.

Det finns områden där nästan det enda sättet att få ett bra projekt är att ljuga för kunden att du klarar uppgiften snabbare än dina konkurrenter. Men kom ihåg att det bara är ditt val att arbeta i en sådan industri. Och om det är gjort, är det värt att acceptera att tidsfristerna oundvikligen kommer att missas, och du måste hantera ångest och andra obehagliga känslor.

2. Tänk på möjligheten till förändring

Eftersom allt beror på personligt val, överväg en annan bransch - en där tidsgränser förväntas och uppskattas. I den kan du få tillfredsställelsen att du håller löften och gynnar människor.

3. Gör inte falska tidsfrister

Frestelsen är stor, för en tidig deadline ser ut som ett bra incitament: alla teammedlemmar kommer att slutföra sina uppgifter exakt innan den verkliga deadline kommer. Men människor är olika. Man kommer att lyssna på dina ord och verkligen göra allt i tid. Och den andra kommer att betrakta det datum du angav som bara en rekommendation.

Ett mer effektivt drag är att förklara redan från början personalvad exakt menas med deadline och vad blir konsekvenserna om man bryter det hela tillsammans. Och den falska tidsfristen är ungefär som en berömd historia om en pojke som förkastligt ropade: "Vargar!" När han verkligen blev attackerad kom ingen för att hjälpa.

4. Lämna lite tid

Ge inte löften till partners och kunder baserat på interna tidsfrister. Ett projekt som inte har tid att spara kommer sannolikt att försenas. Inte möjligt, men säkert. Ju längre tid mellan projektets slutförande och leveransen till kunden är, desto större är sannolikheten att du kommer att passa in i deadline.

5. Uppskatta insatsen du lagt ner

Det är dyrare att göra något i tid än att göra samma sak i ett "när det löser sig" -format. Och om du inte går sönder tidsfrister, behandla det som ett värde som bör ingå i dina löner. Använd sedan pengarna du tjänat för att se till att du inte missar nästa deadline.

6. Berätta för dig själv huvudproblemet

För att uppfylla deadlines behöver du ett systematiskt tillvägagångssätt för att planera och gå framåt steg för steg. Om du ständigt skär av eller brinner ut vid projektets förfallodag har du troligtvis ett systemiskt planeringsproblem. Och det måste åtgärdas.

7. Revidera uppdraget vid behov

Att utföra det överenskomna arbetet endast delvis, bara för att uppfylla deadline, är uppenbarligen ett förlorande drag. Det är mycket mer kompetent att ständigt ha kontakt med kunden och vid behov revidera uppdragsvillkoren tillsammans genom att radera eller lägga till separata block. "Nu ska vi göra det här, men det här kommer i nästa version" är ett helt acceptabelt budskap. Speciellt när människor förväntar sig att få produkten i tid.

8. Dela den globala tidsfristen i flera lokala

Om du har ett stort, förgrenat projekt är det inte bra att ställa in en enda tidsfrist: du kommer definitivt inte att vara i tid. Bättre att dela upp den totala tidsfristen i 10-15 mellanliggande. Detta gör att du kan förstå hur verksamheten utvecklas och reagera på lokala förseningar innan det är för sent.

9. Förvänta dig inte att ta in mängd

Det mytomspunna begreppet "manmånad" är en allvarlig fälla. Nio personer, inte ens med mycket stora ansträngningar, kommer inte att kunna föda och föda ett barn på en månad. Det blir inte alltid möjligt att påskynda ett projekt genom att anställa fler medarbetare.

Om du löser problemet med tidsfrister på detta sätt är det troligtvis du kommer inte i tid. Överväg ett alternativ: ha ett tillräckligt antal personer i alla stadier av projektet, och dessa steg går parallellt, om möjligt.

10. Om något kan avgöras i förväg, gör det

När du bara behöver en person för att godkänna varje etapp i ett projekt är det osannolikt att du kommer att kunna köra flera processer parallellt. Men om en strikt specifikation utarbetas i förväg kommer många saker att godkännas innan projektet startar.

11. Separera affärer från känslor

När du diskuterar att närma dig en tidsfrist, handlar diskussionen ofta om frågor om förtroende, skam och uppskattning för varje persons insatser. För att sådana diskussioner ska vara effektiva är det bättre att demontera systemkomplexitet och förlita sig på verkliga data snarare än känslor.

12. Var inte tyst om problem

Sådana svårigheter kommer inte att lösas på egen hand. I en modern värld full av budbärare och andra kommunikationsmöjligheter finns det ingen teknisk anledning till att chefen inte kan veta om projektets framsteg och de problem som uppstår såväl som teamet.