5 regler för e-post-etikett eller hur man alltid få svar på sina brev

Skriv ett brev är inte alltför svårt, men hur man gör det, för att få ett svar från den upptagen person som inte vet?

Mattan Griffel, ledare för utbildningsprojektet En månad Rails och projektpartner GrowhackDaily får om hundratals e-postmeddelanden, och var och en av dem får inte gå obesvarade. Speciellt för denna Mattan allokerar om en timme i schemat varje dag för att avgöra vilka av dem kräver ett omedelbart svar, och vad - nej. I själva verket, ibland finns det ingen tid att granska de stora duken i texten eller försöka svara på frågan är vag, repriserar av författaren, att han ville säga eller fråga.

Efter en tid Mattan identifierade flera viktiga faktorerVilket bör bidra till att skriva detta e-post, som du alltid kommer att få ett svar även från en upptagen person.

Skriv ett kort brev

Om e-postlängd på 2-3 meningar, är det mycket lättare att läsa nu, och inte läggas på hyllan. Om du skriver ett brev i ett par stycken, vara beredd på det faktum att du har att vänta på ett svar under en lång tid.

Göra texten läsbar

En person är mycket lättare att uppfatta informationen uppdelad i korta stycken med några meningar, med tydliga listor och enskilda block än den kontinuerliga banan av texten. Mattan ger flera exempel på brev han får.

Dåligt exempel:

"God eftermiddag, Mattan!

Jag har registrerat för din träning April och skulle vilja säga att detta är en mycket bra introduktionskurs. Jag ska följa ditt råd, använder Hartl Tutorial. Och jag vill be dig om råd. Finns det några analoger Hartl s Rails handledning för att utveckla applikationer för iPhone? Jag vill skapa en Rails webbplats för min frus företag, och därmed applikation för iPhone. Jag skulle vara mycket tacksam för hjälpen. "

Detta brev är ganska svårt att läsa. Det går inte att förstå essensen, bara köra igenom den genom ögonen, och därför måste spendera mer tid och ansträngning för att läsa hela texten.

Och du kan skriva så här:

"God eftermiddag, Mattan!

Jag vill tacka er för kursen en månad Rails. På råd jag gör Michael Hartl Ruby, med hjälp av Rails tutorial.

Jag har en snabb fråga: Känner du någon kurser HartTutorial typ, men för iPhone tillämpningar?»

Den andra versionen av brevet är mycket lättare att läsa, och när det står klart att från du vill. För att uppnå samma effekt, separera stycken på korta meningar, markerar en uppmaning till handling och använda textmarkeringen "fet" eller "italic", drar läsarens uppmärksamhet på viktig del av texten.

Tydligt förklara vad du vill att jag ska göra

Förmodligen finns det inget värre än när du skickar ett brev med mer information, men inte säga exakt vad de vill. Personligen reagerar jag ofta sådana bokstäver i en mening: "Vad vill du att jag ska göra".

Du vill att jag ska ha någon införas? Eller för att läsa ditt blogginlägg och ge feedback? Eller vill du att jag ska svara på det, om jag kunde delta i ditt event? Var specifik och berätta om det genast.

Dåligt exempel:

Jag bara tittade på din kurs på datorprogrammering. Jag är 14 och det är vad jag ville göra i livet. Kan du hjälpa mig med detta? Jag vill väldigt mycket för att få svaret.

I detta brev, uppmaning, "Hjälp mig", men jag vet inte vad det innebär och vad svarar jag ska ge. En mer specifik version:

God eftermiddag, Mattan!

Jag är 14 och jag vill lära sig programmering. Vilka resurser skulle du rekommendera mig i första hand för detta?

Om du behöver skicka ett långt brev med mer information, skriva en uppmaning till handling i början. Till exempel: "Jag skriver detta brev till dig att se om du kan besöka vårt evenemang, som beskrivs nedan. Bara svara "Ja" eller "Nej".

Denna teknik hjälper också mottagaren att avgöra om den behöver vidarebefordra e-post till sin kollega, som han delegerar ofta sådana uppgifter.

Var rimligt med din begäran

Idag är det mycket enkelt att skicka ett brev, är att spendera 30 sekunder, vilket kommer att orsaka mottagaren att ägna svar timme av sin tid, och ännu mer.

Inget behov av att be i brevet, så jag gick till webbplatsen för din start och ger dig feedback. Denna begäran innehåller en grundlig genomgång och analys av produkten, och det tar en hel del tid. Om jag får ett brev, som jag kan svara på 2 minuter, gör jag genast det. Om vad du vill få svaret? Hur är din affärsmodell? Eller färgen på knappen på sajten? Kanske texten? Var specifik och motiveras i sin begäran.

Det är inte nödvändigt att hoppas att motparten kommer att göra för dig, ditt jobb och bestämma vad du egentligen vill därifrån. Det är inte nödvändigt att ställa frågan av typen "Hur tror du att vi behöver göra för att få fler användare?". Och inte be om det kräver en hel del styrka och mänskliga resurser, som du söker. Till exempel:

Håller du äta middag med mig och en annan av grundarna? Vi skulle vilja berätta vad vi gör, och att veta din åsikt om vårt projekt.

En sådan begäran ska ofta innebära att den person som skrev brevet, inte riktigt vet vad han vill från motparten. Det är inte förvånande att dessa e-postmeddelanden förnekas.

Beroende på hur mycket arbete och prioritering håller Mattan att göra följande:

• Skapa ett kort svar - "Det betyder mycket för mig" "Tack" eller
• Svar på en specifik fråga - om det kan göras på mindre än 2 minuter.
• Håll fast skype-samtal eller prata i telefon - ca 15 minuter.
• Meet för kaffe - cirka 45 minuter.

Självklart, om han ser att ett personligt möte kan ersättas av ett telefonsamtal, skulle han insisterar på den sista att spara tid.

Bevisa varför ska jag spendera tid att hjälpa dig

Den person som tar emot hundratals förfrågningar och begär varje dag, fysiskt inte kan svara på dem alla. Därför måste vi välja, baserat på den information som den tar emot. Därför bör presentera sig i brevet visar om sitt förflutna framgångsrik erfarenhet av arbete på de projekt som respondenten känner. Om du inte redan rika erfarenhet, ger en länk till din webbplats för att bevisa att du gör något riktigt meningsfullt. Din uppgift - mänskligt intresse och motivera dem att tillbringa sin tid bara för dig.

Dessa råd är inget nytt, men de kan användas för att skriva en kortfattad, lättläst och en specifik e-post, och därmed öka sina chanser att få ett svar.

Och vad skulle du lägga till i listan över personliga erfarenheter? Vad knep använder för att få svar på sina brev (särskilt om du skriver en person för första gången)? Dela dina erfarenheter i kommentarerna.