Hur man hjälper en nyanställd att anpassa sig om arbetet är avlägset

Med uppkomsten av coronavirus-pandemin har arbetsmarknaden förändrats dramatiskt. Intervjuer har flyttats till onlineformatet, företag har flyttat anställda till en avlägsen plats och för att söka jobb behöver du inte längre komma till kontoret.

I en obekant verklighet har sedan länge etablerade metoder för onboarding för anställda slutat att fungera: nu kanske nyanlända inte dyker upp på kontoret på flera veckor eller till och med bor i en annan stad.

Hur online onboarding skiljer sig från vanligt

Vid första anblicken verkar det som att arbeta på distans är ett bra alternativ för en nybörjare. Han behöver inte kommunicera med pratsamma kollegor, slösa tid på att imponera på det "gamla gardet" eller upprätthålla någon form av image. Faktum är att all kommunikation kommer att vara affärsmässig och mindre frekvent.

Och detta är just den största svårigheten med onboarding online. Den nyanställde känner sig ur kontakt med sitt vanliga kontorsliv. Han lagar inte mat i en gemensam kittel av företagsvärderingar: han pratar inte med kollegor på rasterna, kommunicerar inte med människor från andra avdelningar i onödan och missar gemensamma aktivitet. Och en sådan person är osannolikt att ha en anknytning till ett mysigt kontor på en vacker plats. Så det är mycket svårare att motivera en ny medarbetare och behålla honom/henne under lång tid.

Dessutom, på kontoret och på en avlägsen plats, är anpassningsverktygen väsentligt olika.

Och företag använder antingen icke-fungerande system och klarar inte av anpassningen av nykomlingar till en avlägsen plats, eller i allmänhet glömmer det onboarding när det kommer till distans anställda. De senare lämnas ensamma hemma och erbjuds ingen hjälp eller vägledning. Och sedan lämnar folk snabbt företaget utan att riktigt känna igen någon.

Vilka är huvuduppgifterna för onlineanpassning

Det finns två saker att tänka på när du gör onboarding på distans.

1. Det är viktigt att få medarbetaren att känna sig som en del av teamet, även om de inte är på kontoret. För detta är det nödvändigt att ständigt hålla kontakten med personen och omedelbart hjälpa till med nya problem. Och under nya förhållanden har alla dem.
2. Det är nödvändigt att medarbetaren tydligt förstår vad som förväntas av honom och vad han själv kan räkna med. Det är bättre att ge den mest fullständiga informationen om arbetsförhållanden, uppgifter och möjligheter under de första dagarna.

Å ena sidan kommer det att hjälpa nykomlingen att undvika kommunikationsbrister och bli bättre bekväm i laget utan att känna för mycket påfrestning på grund av svårigheterna. Å andra sidan kommer det att tillåta en person att tydligt förstå sitt ansvar. Den andra utmaningen är lika viktig som den första: undersökningar visar att bristande överensstämmelse mellan förväntningar och verklighet är en vanlig orsak till att man lämnar. Så det var hon som namngavsJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite 43 % av de intervjuade medarbetarna bland dem som slutat under de tre första månaderna av arbetet.

Vem ska vara med i anpassningsprocessen

Det är bättre att definiera dessa personer i förväg, så att alla tydligt förstår sina uppgifter och roller. I det här fallet är sannolikheten att någon form av blinda fläckar kvarstår. Det är värt att locka till onboarding:

• HR-chef. Den organisatoriska bördan kommer att falla på honom. Han kommer att behöva upprätta en anpassningsplan, instruera ledaren och mentorn och introducera nykomlingen till företaget.
• Närmaste chef. Det är han som sätter uppgifter, styr arbetet, ger feedback och löser nyckelproblem.
• En mentor. Det kan vara som en av kollegoroch ledaren. Mentorn hjälper till med dagliga aktiviteter, introducerar detaljerna i arbetet och företaget, delar med sig av life hacks och stöttar nybörjaren.
• Lagmedlemmar. I regel handlar det om anställda på den avdelning där personen fick jobb. Deras uppgift är inte bara att delta i gemensamma möten, utan också att försäkra och stötta den nyanlände.

Hur du organiserar din första arbetsdag för en nybörjare

Huvuduppgiften är att bekanta sig med företaget och anställda samt att definiera arbetsuppgifter för den närmaste framtiden.

Bekantskap med företagets värderingar

I vissa företag får nykomlingar omedelbart ett gäng dokument via post och erbjuds att bekanta sig med dem. Som ett resultat kan en person läsa arbetsbeskrivningar och produktbeskrivningar hela dagen lång, se presentationer bara om företagets uppdrag och värderingar.

Detta är inte den bästa idén: det är viktigt att medarbetaren först lär känna företagskulturen genom verkliga exempel och först därefter konsoliderar informationen med hjälp av dokument och annat material.

Företaget och dess värderingar diskuteras bäst personligen. Welkam-utbildning eller ett möte med ledaren är lämpligt för detta.

Det första formatet passar när flera nya personer kom till företaget samtidigt. I det här fallet är det bekvämt att organisera en onlinekonferens där HR-chefen eller chefen för HR-avdelningen kommer att prata om företaget. Det är viktigt att förlita sig på specifika exempel. Så om värdet av organisationen är människor, är det värt att beskriva hur de vårdas (till exempel tillhandahålls psykologisk utbildning).

Första mötet med ledaren

Om ingen friskvårdsutbildning är planerad bör chefen berätta för den nyanlände om företagskulturen vid första mötet. Det måste också diskuteras:

• arbetstagarens uppgifter och ansvar, ju mer specifika desto bättre;
• tekniska aspekter av arbetet, till exempel hur uppgifter sätts och kontrolleras, finns det ett rapporteringssystem, vilka tjänster som används;
• föreskrifter för planeringen och möten;
• egenheter i interaktion med huvudet i arbetsfrågor (var och när det är bättre att skriva);
• planera för första dagen.

Under ett samtal är det viktigt att ta reda på flera viktiga nyanser som nybörjare brukar oroa sig för:

• hur lång tid tar det att vänta på svar på uppgifter innan du påminner om dig själv;
• hur tydligt arbetsdagen är reglerad och vid vilka tider och dagar du inte kan ha kontakt (på distans överanstränger folk ofta, så det är viktigt att berätta vid vilken tidpunkt de kan vara lugna);
• hur schemat är uppbyggt semesternär den första semestern är möjlig och hur många dagar den ges;
• vilka regler som antas i företaget om sjukskrivning och ledighet;
• vilka dagar och i vilka delar lönen betalas ut.

Möte med kollegor

Det kan organiseras av en HR-chef eller en direkt chef. Det är nödvändigt att bjuda in andra anställda på avdelningen där nykomlingen kom till det, inklusive en mentor, om hans roll inte togs av chefen själv.

Själva mötet görs bäst mitt på dagen, till exempel på Zoom. Till att börja med, be nybörjaren att presentera sig. Om han är blyg kan chefen beskriva den nyanställde själv och först då ge honom ordet.

Låt dem sedan berätta om sig själva kollegor. Be dem bara prata i förväg inte bara om arbetslivserfarenhet, utbildning, hobbyer, utan också om deras ansvarsområde och möjliga kontaktpunkter med nykomlingen. Tack vare detta kommer han att veta vem och varför han kan kontakta.

Möte med chefen i slutet av dagen

Det behövs för att ta reda på hur den anställdes första dag gick, vilka frågor han hade och vilka svårigheter som uppstod.

För att undvika enstaviga svar kan du ställa ytterligare frågor som hjälper dig att bättre analysera nybörjarens känslor och tankar:

• Vad tyckte du mest om? Vilka saker orsakade trevliga känslor, och vilka - ångest?
• Hur tydliga och bekväma är arbetsverktygen? Vilka svårigheter stötte du på när du använde dem?
• Hur förstod personen sina uppgifter och ansvar? Kan han beskriva dem i detalj?
• Hur planerar medarbetaren att organisera sitt arbete under de kommande dagarna? Var ska man börja? Vad förväntar den sig att åstadkomma?

Hur du organiserar din första arbetsvecka för en nybörjare

I detta skede är det viktigt att ge nybörjaren lugn och säkerhet. Därför måste du göra upp ett tydligt schema med alla ärenden och projekt där den anställde kommer att delta. Troligtvis kommer det att vara olika onlinemöten med deltagande av en ledare, mentor eller team.

Dessutom måste du ta dig tid att:

1. Analysera affärsprocesser. Det är nödvändigt att återigen berätta om alla organisatoriska punkter, regler och standarder som är viktiga för medarbetaren. Ju bättre den senare förstår mekaniken i arbetet, desto snabbare kommer han att kunna anpassa sig.
2. Beskriv motivationssystemet. Det är nödvändigt att det är helt förståeligt för en nybörjare. Han måste veta hur lönen beräknas, vilka bonusar han kan få, vad KPI måste göras.
3. Varna för potentiella problem. Det finns flaskhalsar i alla jobb som kan leda till återvändsgränder. Därför är det viktigt att diskutera de vanligaste problemen och berätta hur du ska agera i dessa situationer. Det är bättre att varna nybörjaren om alla möjliga svårigheter.

Chefen undersöker alla dessa frågor flytande den första dagen av nybörjararbetet. Det är dock omöjligt att tillgodogöra sig en så stor mängd information åt gången. Du måste upprepa det flera gånger så att medarbetaren inte missar något. Dessutom kan en nybörjare vara involverad i flera projekt samtidigt. Och det är viktigt att analysera detaljerna för var och en av dem.

Hur man organiserar den första månaden av ett nybörjararbete

Under denna period behöver du bygga upp en arbetsprocess så det är viktigt att ledaren eller mentorn hela tiden bevakar den nyanlände och har kontakt. Detta gör att du kan kontrollera och guide anställd och inte lämna ensam med problem.

Det bekvämaste sättet är att interagera via online-system för probleminställning. Med deras hjälp kan du spåra arbetsprocessen och timmarna för den anställdes aktivitet (till exempel när han skapar uppgifter eller i princip är i systemet). Detta kommer att förhindra övertid eller, omvänt, onödig vårdslöshet. Och också - att förstå vilka uppgifter som orsakar mer problem för en nybörjare.

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt feedback. Det ska vara konstruktivt, tydligt och konsekvent. Under den första månaden är det bättre att kommunicera med en nybörjare minst flera gånger om dagen med videosamtal eller snabbmeddelanden. Under sådana samtal behöver du klargöra uppgifter, reda ut misstag, hjälpa till att hantera svårigheter och lugna om något gått fel.

Detta betyder inte att det är nödvändigt att övervaka varje nybörjares agerande. Det viktigaste är att tydligt ställa in en uppgift för honom, ge alla nödvändiga input, fastställa bedömningskriterier och bestämma hur och när den anställde kommer att få feedback på det utförda arbetet.

Hur man utvärderar anpassningsresultat

Även om provanställningen ofta varar i tre månader, måste den anställde i slutet av den första anpassa sig helt till det nya jobbet. För lång tid är introduktionsprocessen olönsam för företag trots allt är verkliga resultat viktiga.

Det är därför, efter resultatet av den första månadens arbete, är det användbart att hålla ett onlinemöte för nykomlingen med chefen eller HR-chefen. Under samtalet är det värt att göra en liten undersökning.

• Hur väl motsvarar jobbet personliga förväntningar? Vilka ögonblick gillar du och vilka skämmer ut dig?
• Hur är kommunikationen med kollegor uppbyggd? Hur snabbt och hur effektivt lyckas du lösa arbetsproblem med dem? Vilka är problemen?
• I vilken riktning planerar personen att röra sig inom ramen för arbetet? Vilka är dina personliga mål och mål?
• Är företagets huvudmål tydliga? Har de anknytning till arbetsuppgifter?
• Vilka känslor väcker arbetet i företaget? Hur orolig eller rolig var den första månaden?
• Hade du några tekniska problem när du arbetade med tjänster inom företaget?

Svaren på dessa frågor kommer att hjälpa till att bedöma hur säker och lugn nykomlingen är, om han är på humör för arbete i företaget och vilka problem som behöver lösas.

Under mötet är det också viktigt att ge detaljerad feedback: diskutera med nykomlingen hans styrkor och svagheter, och se till att berömma. När man diskuterar färdigheter som kräver utveckling måste specifika rekommendationer ges. Om chefen anser att den nya medarbetaren är mycket lovande, kan den senare erbjudas ytterligare utbildning redan i detta skede.

Om samtalet är produktivt kommer det att visa sig öka medarbetarens lojalitet och hans förtroende för att han bekvämt och effektivt arbeta för detta företag.