7 hemligheter Produktivitetsexperter använder när de inte får det gjort
Miscellanea / / March 24, 2022
Bara en enkel fråga, en lista med uppgifter på papper och andra beprövade knep.
När det blir mer och mer jobb börjar vi drunkna i projekt och bryter deadlines. Släng in stressen i livet, och att-göra-listan blir som Everest, som är omöjlig att erövra. Du skulle bli förvånad, men produktivitetsexperter står inför samma problem. Speciellt för dessa fall har de några enkla men mycket effektiva lösningar.
1. Fråga efter hjälp
Så fort tidskriften Wireds redaktör Alan Henry inser att han har tagit sig an för många projekt, stannar han upp och sorterar uppgifterna efter betydelse.
"Det här är den svåraste delen. Men inte för att du behöver organisera uppgifter – det är enkelt – utan för att du behöver ta en paus och inse hela arbetsomfattningen. Ibland verkar det dumt att ta en paus bara för att börja jobba igen senare, speciellt när du är överväldigad eller inte kan hänga med. Men det är nödvändigt att återställa tankens klarhet. Ta en promenad, drick ett glas vatten, se till att äta lunch”, säger Henry.
Efter en sådan paus rekommenderar han att dela upp saker efter prioritet, betydelse och förmåga att delegera. Det senare betyder i det här fallet inte "ge det till någon". Poängen är att avsätta mer tid för vissa uppgifter, kontakta en kollega med några och vägra vissa.
Henry råder dig att inte vara blyg för att be om hjälp. Du behöver inte stå för allt själv. Om du har möjlighet att luta dig mot kollegor, använd den.
Alan Henry
Redaktör för tidningen Wired.
Du har ingen aning om hur många chefer, när de såg mig springa runt i korridoren med frenetiska ögon, sa: "Nästa gång, kontakta mig när något går fel. Jag kommer att hjälpa dig".
2. Skriv ner allt på papper
Tidshanteringskonsult Anna Dirmon Kornik skriver gärna ner sina tankar och funderingar på papper. Hon delar upp arket i fyra lika stora delar. Den första är för uppgifter som absolut måste göras, den andra är för att göra, den tredje är för att göra och den fjärde är för att göra. Sedan fördelar experten ärendena i kategorier, och sedan, redan inom var och en av dem, efter prioritet.
Cornick jämför den här tekniken med ett durkslag, som hjälper till att "anstränga" uppgifter, lämna de viktigaste, förstå var du ska börja och lugnt börja arbeta.
3. Bli av med överskott
författare böcker "Mitt produktiva år" Chris Bailey listar regelbundet alla aktuella projekt. Och sedan gör han samma sak som Alan Henry: han bestämmer vilka fall som kan överges, och vilka som kan överföras till andra.
Bailey fördelar de återstående projekten enligt deadlines. Om han inte hinner med något försöker han varna för att uppgiften kommer att försenas. Och om han förstår att han kommer att sluta, tvärtom, före schemat, informerar han om att det kommer att vara möjligt att stänga det i förväg.
Chris Bale
Författare till boken "Mitt produktiva år".
I 90 % av fallen hjälper denna taktik mig att minska mängden arbetsbelastning. Om du ändå måste arbeta övertid kan den här metoden åtminstone lindra stressen.
4. Erkänn att du inte kan göra det
Tidshanteringskonsult Pamela L. Reed försöker konsekvent arbeta med uppgifter, men ibland blir han fortfarande distraherad. I sådana ögonblick hjälper flera metoder henne:
- Ta reda på var hon är. "Mitt huvud snurrar, jag behöver hjälp!"
- Prioritera och förstå: arbetet måste göras nu eller inom en snar framtid, eller kan skjutas upp till senare.
- Begränsa distraktioner – kolla sociala medier mindre eller avsätt en viss tid för små, repetitiva uppgifter.
- Stäng dörren, stanna ensam, ge dig själv en viss tidsperiod och fördjupa dig i uppgifterna.
5. Interagera snabbt med andra
Produktivitetskonsulten Rachel Izip föredrar att ta en paus eftersom arbete med flera uppgifter samtidigt leder till informationsöverbelastning. Under en paus kollar hon inte e-post eller telefon och försöker inte ta på sig det första som kommer över för att avsluta åtminstone något, utan hon försöker lugna ner sig och bestämma sig för vad hon ska göra härnäst.
Experten tittar noga på projekten själva med tidsfrister och avgör om de behöver göras självständigt eller om det är en laginsats. Om du arbetar tillsammans måste du interagera just nu. Skriv till exempel "Detta är vår nya deadline" eller "Jag kommer att kunna visa dig min del av arbetet i slutet av dagen." Du bör i alla fall uppmärksamma dina kollegor på vad som händer så snart som möjligt.
6. Ställ en klargörande fråga
Affärscoachen Kathy Wussow menar att tydliga prioriteringar hjälper till att klara av blockeringen på jobbet. Om du har en projektledare eller en chef är det ibland bara att nå ut till dem: ”Här är projekten som jag har för tillfället. Vilken är prioritet?
Om du själv bestämmer vikten av uppgifter, använd denna fråga: "Vilken av uppgifterna behöver lösas eller tas bort från listan just nu så att andra också kan lösas eller bli lättare"? Svaret hjälper dig att förstå var du ska börja.
7. lugna ner dig
Produktivitetsexperten Samphie Wye konstaterar att människor vanligtvis letar efter enkla lösningar på problem. Men för att vara verkligt produktiv måste du träna stresshantering regelbundet, vara uthållig, kunna prioritera och hantera tid och uppgifter.
Wye själv arbetar först och främst ut sina känslor - hon mediterar eller ägnar sig åt andra övningar. "Du förstår att du har uppnått ett resultat när hjärtat börjar slå i normal takt, musklerna, underkäken och till och med ögonbrynen slappnar av och andningen jämnar ut sig igen", förklarar experten.
Hon skriver sedan ner de uppgifter som ska utföras. "Problemet är mycket lättare att lösa när du ser det framför dina ögon", säger Wye. Efter det använder hon Eisenhower matris — hanterar brådskande och viktiga saker, avsätter tid i schemat för viktiga men inte brådskande, delegerar till andra brådskande uppgifter som inte ingår i hennes arbetsuppgifter och stryker över resten.
Om du inte kan fokusera råder Samphie Wye att försöka skjuta upp deadline. "Oftast är jag förvånad över hur mycket förståelse människor visar för mina problem", konstaterar experten.
Läs också🧐
- 12 tips från en expert som hjälper dig att hålla deadlines
- 9 tips för att hålla dig produktiv under depression
- 12 produktivitetshemligheter som kändisar använder
Så här byter du ut engångsskydd och tamponger: 3 alternativa hygienprodukter för kvinnor
Life hack: hur man sparar på inköp från AliExpress med en mer fördelaktig dollarkurs