10 sätt att göra din arbetskalender så effektiv som möjligt

Vilka framgångsrika duetter känner du till? Batman och Robin, chips och fotboll, Olivier och nyår. Vet du vad mer som passar bra ihop? Din kalender och produktivitet. Seriöst, försök att bara förbättra en sak utan att förbättra den andra - det är osannolikt att du lyckas. Här är några sätt att förvandla din arbetskalender till ett effektivt verktyg för att nå dina mål.

1. Boka en semester för att lösa problem

Alla har pågående uppgifter att slutföra eller projekt att starta för att till exempel bygga upp sin drömverksamhet. Men vi hittar sällan tid för allt detta.

En enkel formel hjälper till att lösa problemet: tid × maximal koncentration på en uppgift. Om det inte finns tillräckligt med tid är det nödvändigt att öka koncentrationen ännu mer. Och för detta måste du ta bort alla distraktioner.

Börja med att fråga vad du behöver lära dig för att gå vidare i din karriär. Med största sannolikhet kommer du att hitta på flera mycket stora uppgifter som är svåra att ta dig an i brist på fritid. Och här kommer vi till det viktigaste - semester för att lösa viktiga uppgifter och problem. Så här organiserar du det:

• Avsätt 2-3 dagar eller någon annan tid i din kalender som hjälper dig att göra betydande framsteg.
• Lägg till en annan dag. Varför då? För det mesta överskattar vi våra styrkor.
• Fokusera helt på uppgiften vid denna tidpunkt.

Behandla denna period som en vanlig semester. Avsluta alla aktuella arbetsprojekt i förväg. Varna kunder eller kollegoratt du inte kommer att vara på kontoret nuförtiden. Slå på ett autosvar i din e-post så att ingenting distraherar dig. Multitasking och sociala nätverk är också strängt förbjudna. Din uppgift är att fokusera på arbete och framsteg.

2. Schemalägg ett år framåt

Att planera ett helt år i förväg låter som en monumental uppgift. Dessutom är det omöjligt att exakt förutse vad som kommer att hända i framtiden. Naturligtvis är det alla mycket bra argument. En långsiktig plan kan dock vara nyckeln till bra tidshantering.

Det betyder inte att du måste skriva ner varje minut under de kommande 365 dagarna. Lägg bara till det väsentliga i din kalender: regelbundna möten, möten, födelsedagar, semester, resor, evenemang och återkommande uppgifter. Detta tillvägagångssätt kommer att hjälpa till att minska stressnivåerna och se till att du varje dag arbetar med riktigt viktiga saker.

3. Skapa din perfekta vecka

Nu när du har din övergripande plan på plats är det dags att begränsa sakerna lite genom att planera din vecka. Detta kan göras varje söndag.

Behandla planera hur man fördelar budgeten, bara i det här fallet behöver du allokera din tid. Och, precis som med pengar, kommer du först att "spendera" dem i din plan, nedskriven på papper.

Du kan också komma på ämnen för varje vecka – stora uppgifter som du kommer att arbeta med de kommande 7 dagarna.

4. Förenkla ditt dagliga schema

Det är ingen idé att göra en komplex och lång plan, tvärtom, ju enklare desto bättre.

Vissa människor använder ett schema enligt vilket du måste markera dagens tre huvuduppgifter. Detta kan vara effektivt, men den här metoden har också ett par luckor. Du kan till exempel välja fel uppgifter. Eller så är det felaktigt att avgöra hur lång tid det tar att slutföra dem. Dessutom kan andra fall alltid plötsligt dyka upp, vad ska man göra med dem?

Det är lätt att komma på en enkel men effektiv plan. Titta på det klara dagligen tidtabellDagens bild: Benjamin Franklins dagliga schema / Atlanten en av USA: s grundare, Benjamin Franklin. Det fanns till och med en plats för goda vanor.

• Ställ in för dagen: dusch, frukost, personliga uppgifter, förberedelser för jobbet (3 timmar).
• Morgonuppgifter (4 timmar).
• Analys av pågående projekt och lunch (2 timmar).
• Dagliga arbetsuppgifter (4 timmar).
• Middag, vila och slut på arbetsdagen (4 timmar).
• Dröm (klockan 7).

Du kan använda det här schemat som en mall och sedan komplettera det med dina egna uppgifter.

5. Var uppmärksam på dygnsrytmer

Inom var och en av oss finns en speciell "klocka" som fördelar energi över dagen. Dessa är dygnsrytmer. De stödjer grundläggande funktioner i vår kropp, såsom sömn och vakenhet. Om du någonsin har rest till en stad eller ett land med en annan tidszon, då förstår du förmodligen hur svårt det är att anpassa sig till en annan rytm.

Detsamma gäller för arbetskalendern. Försök att fördela uppgifter i den beroende på dygnsrytm: det viktigaste är att planera för middagstid eller 18:00, det enklaste - för tidig morgon, 15:00 eller sen kväll. Och det bästa är att spåra din aktivitetsnivå under hela dagen. Du kan vara mer produktiv vid midnatt än vid middagstid.

6. Ta raster

Många av oss tror felaktigt att raster är ett slöseri med tid. I slutändan är det bättre att spendera dessa 15-20 minuter på viktiga uppgifter.

Faktum är att detta synsätt på produktivitet har länge varit föråldrat. Dessutom kan regelbundna pauser förbättra effektiviteten avsevärt. Men de måste också bemötas på ett ansvarsfullt sätt.

Schemalägg pauser i förväg, helst i enlighet med dygnsrytm, och bestäm hur du ska spendera din fritid. Till exempel, ta en promenad utomhus eller träna på gymmet.

Huvudsaken är att hitta den gyllene medelvägen. Du bör inte missbruka resten, men att arbeta utan att stanna kommer inte att ge dig tillfredsställelse. Ställ in en timer för din paus och behandla den som ett annat viktigt möte eller uppgift.

7. Sluta använda tidshantering

Det kan låta kontraproduktivt, men sanningen är att tiden är nästan omöjlig att kontrollera. Så du måste fokusera på det du kan kontrollera. För att göra dig själv och din kalender bättre, var uppmärksam på flera områden:

• Energi. Ta en paus när du är trött i stället för att skjuta igenom nya utmaningar. Så du återställer energi och ökar effektiviteten.
• Prioriteringar. Lägg dem i din kalender och arbeta med prioriterade uppgifter först. Slösa inte energi på uppgifter som kan delegeras, flyttas om eller ignoreras.
• Hjärna. Neuroplasticitet är hjärnans förmåga att skapa nya och återställa förlorade neurala anslutningar. Ju oftare du övar på vissa uppgifter, desto lättare blir det för dig att arbeta med dem.
• Väsen. Ta bort onödigt skräp från din kalender, till exempel uppgifter som är för små, och fokusera på det viktiga.
• Fokus. Det är här olika teknologi. Till exempel Pomodoro - 25 minuters arbete och 5 minuters vila. Eller 52/17-regeln - 52 minuters arbete och 17 minuters paus. Detta kommer att behålla din uppmärksamhet under hela dagen.
• Känslor. Negativa upplevelser är inte bara distraherande, utan utmattande. Lägg till roliga aktiviteter i din kalender och avsätt tid för egenvård. På så sätt kan du undvika utbrändhet.

8. Pressa dig själv att byta uppgifter

För att motivera dig själv kan du aktivera kalenderpåminnelser på din smartphone eller till och med ställa in en vanlig kökstimer. Huvudsaken är att ljudet inte stör dig, utan försiktigt uppmanar när det är dags att byta till nästa sak. Detta hjälper dig att hålla dig till ditt schema utan att bryta dig från tidigare uppgifter.

9. Var inte rädd för utrymmen

Om du noggrant planerar saker kommer du förmodligen att märka luckor i din kalender. Och detta är helt normalt. Inom rimliga gränser förstås. Om det är två timmars paus mellan uppgifterna är det värt att överväga, men en paus på 30 minuter är ganska naturligt. Under denna tid kan du förbereda dig för ett nytt möte, reda ut brådskande ärenden, slutföra en svår uppgift, meditera, göra ett par stretchövningar eller utvärdera dina framsteg för dagen.

10. Undvik mönster

Elektroniska kalendrar tilldelar som standard en standardtimme för varje uppgift, men detta är inte den bästa uppfinningen. Det finns många saker som kan göras på 30 minuter. Och den viktigaste informationen från ett arbetsmöte ryms enkelt på 15 minuter.

Lita inte på standarder – avsätt så mycket tid att arbeta som du verkligen behöver.