Varför time management inte fungerar och hur man ersätter det
Miscellanea / / July 08, 2022
Försök att tillämpa tekniken för fokushantering och hantera inte tiden, utan din uppmärksamhet.
Adam Grant
PhD, organisationspsykolog, författare till böcker.
För flera år sedan, under en paus i en klass som jag undervisade, blev jag kontaktad av en förbryllad chef vid namn Michael. Hans chef sa att han behövde bli mer produktiv, så Michael började noggrant analysera vad han ägnade sin tid åt. Han hade redan kryssat av de mindre viktiga mötena från schemat och såg inte längre uppgifter som han kunde bli av med. Och förstod inte hur man utför dem mer effektivt. "Du kanske tror att jag skämtar, men det är sant. Det enda jag kom till är att dricka mindre vatten så att jag går på toaletten mer sällan, ”erkände Michael.
Vi lever i ett samhälle som är besatt av personlig produktivitet. Slukar böcker som lovar att lära oss hur vi kan bli mer effektiva och drömma om 4 timmars arbetsvecka. Vi skryter om hur upptagna vi är. Tja, den viktigaste nyckeln till produktivitet, enligt alla runt omkring, är tidshantering. Och detta betyder att om vi lär oss att planera vårt schema bättre kan vi uppnå ett produktivt nirvana.
Varför tidshantering inte förbättrar produktiviteten
Under 20 år av att studera produktivitet har jag lärt mig att tidshantering inte är svaret på alla problem. Tvärtom är detta en del av problemet.
Under hela min karriär hör jag ofta samma fråga: "Hur gör man mer?" Ibland frågar folk detta för att de vet att jag är en organisationspsykolog och produktivitetsexpert. Men mest för att de läser i en tidning eller i min bok hur mycket jag kan göra.
Jag känner mig inte riktigt effektiv. Jag når sällan mina dagliga mål, så det är svårt för mig att svara på den här frågan.
Notera💡
- 7 hemligheter Produktivitetsexperter använder när de inte får det gjort
Men efter att ha pratat med Michael insåg jag att vår produktivitet inte beror på hur vi hanterar tid. Varje dag får vi ett begränsat antal timmar, och strikt tidshantering påminner oss bara om hur många av dem vi slösar bort. Det är mycket bättre att använda en annan strategi - fokushantering, eller uppmärksamhetshantering.
Vad är fokushantering och varför är det bättre än tidshantering
Fokushantering är konsten att göra saker av rätt anledningar, vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Och dess huvudmål är att dela upp uppgifterna efter prioritet, oavsett hur lång tid de tar.
Den klassiska praxisen med tidshantering föreslår att du ställer in deadlines för att slutföra uppgifter. Jag försökte den här metoden när jag skrev den här artikeln. Mitt mål var 1 200 ord, så jag satte mig vid mitt skrivbord klockan åtta på morgonen och gav mig själv tre timmar. Enligt mina beräkningar kunde jag skriva sex ord per minut.
De första sex minuterna stirrade jag tanklöst på den fladdrande markören utan att skriva ett ord. Sedan blev jag nyfiken på hur många ord jag kunde skriva per minut, så jag gjorde ett onlinetest. Jag gillade inte resultatet, så jag hittade ett annat test. Och så en till.
Jag gav till slut upp och gick över till fokushantering. Under forskningA. Bevilja. Ge och ta: Varför att hjälpa andra driver vår framgång för hans bok Ta eller ge? Jag har upptäckt att produktiva människor inte undrar vilka mål de ska börja genomföra. De lutar sig naturligtvis mot projekt som inte bara är socialt betydelsefulla, utan också verkligen intressanta för dem.
Så istället för att fokusera på hur snabbt jag ville avsluta artikeln, frågade jag mig själv varför jag skrev den överhuvudtaget. Svaren var:
- Jag kan själv lära mig något nytt genom att tänka om min forskning.
- Jag ska äntligen ha något att säga till folk som frågar om produktivitet.
- Den här artikeln kan hjälpa någon.
Jag började fundera på specifika personer som kommer att läsa dessa rader. Det påminde mig om Michael – och boom! - arbetet har börjat.
Mycket ofta lider vår produktivitet inte på grund av bristande effektivitet, utan på grund av bristande motivation. Produktivitet i sig är inte en dygd, det är bara ett medel för att uppnå ett mål. Produktiviteten är dessutom bara dygdig när slutmålet är värdigt.
Om ditt huvudmål är själva produktiviteten måste du ständigt förlita dig på viljestyrka och pressa dig själv till resultatet. Men om du fokuserar på det som väcker ditt intresse och gör projektet användbart för andra, kommer du att drivas framåt av naturlig motivation.
Kolla upp😣
- Hur man vet om du är produktiv besatt och hittar en balans
Hur man använder fokushantering för produktivitet
När du tillämpar fokushanteringstekniker i praktiken är det viktigt att vara uppmärksam på de exakta förutsättningarna under vilka du utför uppgifter. Jag växte upp i Michigan. Och när jag kom tillbaka dit för att avsluta min magisterexamen övertalade jag min vän från västkusten att följa med. "För kallt och grått", svarade hon och anlände till Michigan under en snöstorm. Och valde Stanford i Kalifornien. Och nästa vinter i Michigan var den kallaste och gråaste jag kan minnas. Men jag har aldrig varit så produktiv - i sådant väder fanns det absolut inget annat att göra än att jobba!
Serie av studier visadeJ. J. Lee, F. Gino, f. R. Staats. Regnmakare: Varför dåligt väder betyder bra produktivitet / Journal of Applied Psychologyatt dåligt väder är bra för produktiviteten, eftersom vi är mycket mindre benägna att bli distraherade av tankar på att åka någonstans. Forskarna fann att bankanställda i Japan genomförde transaktioner mycket snabbare på regniga dagar, och deltagare i ett experiment i USA under dåligt väder var effektivare på att korrigera stavfel i uppsats. Därför valde jag dagen efter snöstormen att skriva den här artikeln – den smältande röran utanför såg helt oattraktiv ut för en promenad.
Men min favoritdel av fokushantering är inte var utan när. Oftast blir vår produktivitet lidande när vi ställs inför uppgifter som vi verkligen inte vill, men vi måste göra. I flera år var jag säker på att de skulle tas omedelbart efter de mest intressanta projekten, på uppgång av energi och motivation.
Men så gjorde jag och min kollega en studie på en koreansk mataffär. Och kommit påJ. Shin, A. M. Bevilja. Uttråkad av intresse: hur inneboende motivation i en uppgift kan minska prestation på andra uppgifter / Academy of Management Journalatt när anställda fick mycket intressanta uppgifter visade de sig mycket sämre i tråkiga och rutinmässiga uppgifter. Kanske beror detta på kvarvarande uppmärksamhetseffektS. Leroy. Varför är det så svårt att göra mitt jobb? Utmaningen med uppmärksamhetsrester när man växlar mellan arbetsuppgifter / Organisatoriskt beteende och mänskliga beslutsprocesser. Vårt medvetande återvänder hela tiden till en intressant uppgift, och detta distraherar oss från en ointressant.
Men i ett experiment där vi visade amerikaner intressanta videor och sedan gav dem en uppgift att mata in data, hittade vi en annan mekanism - kontrasteffekten. Efter roliga videor verkar en sådan rutinuppgift som att ange data ännu mer outhärdlig. Det är som att äta grönsaker efter efterrätten. Därför, för att behålla uppmärksamheten under tråkiga uppgifter, är det bättre att utföra dem efter lite mer intressanta. Tja, lämna de mest intressanta till slutet som en belöning. Och det handlar inte om tid – det handlar om att välja rätt ögonblick.
Hur man använder fokushantering för kreativitet
Jag tror att ditt huvudmål inte bara är att bli mer produktiv. Kanske vill du också vara mer kreativ.
Produktivitet och kreativitet kräver olika fokushanteringsstrategier. Produktiviteten drivs av speciella "filter" av uppmärksamhet som tillåter oss att medvetet stänga ute distraherande tankar. Och för kreativitet, tvärtom, måste du bli av med sådana "filter".
Hur får man ut det bästa av varje strategi? PÅ bok "Timehacking" av Daniel Pink skriver om hur dygnsrytmer hjälper oss att välja de tider då vi är som mest produktiva. Det är bättre för dem som tidigt stiger upp att engagera sig i analytiskt arbete så tidigt som möjligt medan de är på toppen av mindfulness. De bör lämna rutinuppgifter till mitt på dagen och skjuta upp kreativa uppgifter till kvällstimmarna, när morgonpigga tenderar att tänka mer icke-linjärt. Ugglor har ett annat schema: de är bättre av att göra kreativt arbete på morgonen och spara analytiskt arbete till kvällen.
Detta är inte tidshantering, eftersom vi kan lägga lika mycket tid på uppgifter även efter att vi har ändrat vårt schema. Detta är fokushantering, så vi noterar i vilken ordning det är lättare för oss att slutföra uppgifter och fördelar dem därefter.
Få reda på mer⏰
- Vem ska vara mer lönsam - en uggla eller en lärka
En annan viktig sak att göra är att ompröva inställningen till arbetsplanering. Jag gillar idén med Paul Graham som erbjudandenP. Graham. Makers schema, chefs schema dela upp veckan i "managerdagar" och "skapardagar". På "chefsdagar" gör man möten och samtal och på "skapardagar" tar man tid kreativt arbete, att veta att du inte kommer att distraheras av distraktioner som normalt skulle avbryta ditt arbete bearbeta. Tyvärr har inte alla den här lyxen – att dela upp veckodagarna på detta sätt. Så du måste skapa små ögonblick för kreativitet under varje dag.
Enligt lagarna för tidshantering måste vi isolera oss från alla distraktioner. Inte bara från dem när vi blir avbrutna av andra människor, utan också från dem när vi avbryter oss själva. Fokushantering erbjuder ett annat tillvägagångssätt - att medvetet välja ögonblick att distrahera.
En gång när jag fortfarande gick i gymnasiet spenderade jag en hel lördag framför tv: n. I slutet av dagen var jag äcklad av mig själv, men jag kunde inte stänga av den. Sedan kom jag på en regel: Jag sätter på tv: n först när jag vet exakt vad jag vill se. Jag tillämpar samma regel på sociala nätverk: om jag arbetar går jag dit bara för att dela innehåll. Och jag scrollar igenom flödet bara under raster – till exempel när jag väntar på ett flyg eller vilar efter ett träningspass.
De flesta författare jag känner väntar på att "skapardagar" ska börja skriva. De är övertygade om att det kommer att ta dem minst 4-6 timmar att helt fördjupa sig i ett komplext problem eller en stor idé. Det finns faktiskt bevis påb. Boice. Vilket är mer produktivt, att skriva i hetsiga mönster av kreativ sjukdom eller med måtta? / Skriftlig kommunikationatt skribenter som jobbar "binge" gör mindre framsteg än skribenter som jobbar i korta sessioner.
Var och en av oss kan ta flera steg mot ett mål på förvånansvärt kort tid. När examen lärdeR. Boice. Professorer som författare: En självhjälpsguide till produktivt skrivande skriver med 15 minuters intervall, slutförde de sina avhandlingar mycket snabbare.
Om du vill bli mer produktiv, analysera inte hur du spenderar din tid. Bättre titta på vad som absorberar din uppmärksamhet. Nu tittade jag på min klocka för första gången sedan jag kom ihåg historien om Michael. Klockan är 10:36 och jag har redan skrivit 500 ord mer än mitt mål. Jag lämnar det upp till dig att avgöra om dessa 156 minuter räknas som smart användning av min uppmärksamhet och om några minuters läsning av den här artikeln räknas som smart användning av din.
Allt detta för mig till en annan tanke. Jag är ganska säker på att mycket effektiva människor har en åttonde vana. De slösar inte bort sin tid på att studera sju färdigheter mycket effektiva människor.
Läs också🧐
- Hur man förbättrar koncentrationen
- En dag, en sak. Det enklaste sättet att lyckas
- Hur du ökar din produktivitet beroende på om du är introvert eller extrovert
Veckans bästa erbjudanden: rabatter från AliExpress, LitRes, Christina och andra butiker