Hur man håller en lång att-göra-lista i perfekt ordning

1. Kontrollera regelbundet uppgifternas relevans

När att-göra-listan blir för lång och förvirrande är det dags att gå igenom alla objekt igen och ta bort de som inte längre är relevanta. Troligtvis kommer du att hitta uppgifter som kan skjutas upp till senare, delegeras till någon annan eller inte göras alls.

2. Analysera ditt engagemang i projekt

Ställ dig själv en enkel fråga: "Om jag inte slutför den här uppgiften i slutet av veckan (månad, år), kommer jag att vara bekväm"? Om svaret är positivt kan projektet säkert flyttas till listan "Att göra någon dag" eller strykas över för alltid.

Denna metod är lämplig inte bara för personliga, utan också för arbetsfrågor. Om du vill ägna mindre uppmärksamhet åt något projekt eller överge det, diskutera det med din chef och bestämma prioriteringar tillsammans.

En annan faktor att tänka på är förväntningarna. De är interna (kommer från oss själva) och externa (kommer från andra), och de bör också kontrolleras och diskuteras. Det är bättre att ärligt utvärdera vad du kan och inte kan göra, vad du vill göra och vad du definitivt inte är intresserad av. På så sätt kan du se till att du lever upp till dina förväntningar.

3. Arbeta med källor

Vanligtvis kan alla uppgifter grupperas beroende på från vilken källa de kommer: e-post, arbetsdator, samtal, vardag och så vidare. När en att-göra-lista från en källa blir särskilt lång är det dags att ta itu med det.

Till exempel på en arbetsdator utför du flera yrkesuppgifter. Försök att separera dem efter program, till exempel "projekt Ord”, ”Adobe Premiere Pro-projekt”, ”Excel-projekt”. Ja, det kommer att finnas fler listor, men de blir mycket kortare och det blir lättare för dig att navigera.

4. Dela listor

Det är möjligt att dela upp långa att göra-listor i kortare och bekvämare, inte bara efter källor. Vilket kriterium som helst kommer att fungera - tiden du lägger på uppgifter, mängden energi de tar från dig, brådskan eller typen av åtgärd. Huvudsaken är att det är lätt för dig att välja nästa sak att göra.

5. Gå med i listor

För små ärenden kan tvärtom kombineras för att öka effektiviteten. Håll en separat lista över "snabba saker" som inte tar mer än 5 minuter, som att skriva ett e-postmeddelande till en klient eller kopiera text till ett dokument för redigering. Dessa uppgifter kan slutföras i slutet av dagen eller när som helst när det inte finns tillräckligt med energi för något stort och viktigt.