Strategiska sessioner: vad är detta verktyg och vem kan dra nytta av det

Vad är strategiska sessioner

Strategisessioner är ett mötesformat för chefer, under vilka de diskuterar planer för företagets utveckling. Det här verktyget hjälper:

• bedöma företagets nuvarande position, identifiera dess styrkor och svagheter;
• hitta sätt att undvika problem eller lösa befintliga;
• definiera en handlingsplan - specifika steg för att uppnå målen;
• sätta riktmärken för att mäta framgång.

En strategisk session är ett slags spåna. Så på mötet diskuterar vi avdelningarnas problem och framgångar, sätter upp mål för var och en av dem, ritar diagram och grafer på en interaktiv online whiteboard.

För dessa ändamål har vi valt Miro. Detta verktyg låter dig fånga tankar och idéer i ett visuellt format. Samtidigt har alla sessionsdeltagare tillgång till den från var som helst i världen och från vilken enhet som helst.

Därefter genomför vi taktisk planering: chefen för varje avdelning bryter ner sina uppgifter i mindre steg.

Hur man genomför en strategisession

Här är några steg som hjälper dig att bli organiserad.

Bestäm mötesfrekvensen

Det finns inga fasta tidsramar för att hålla strategiska sessioner. Vissa företag föredrar att hålla kvartalsmöten, medan andra kan hålla dem var sjätte månad eller ett år.

Så du kan ställa in vilken mötesfrekvens som helst som passar dig.

I vårt företag hålls strategiska sessioner en gång i kvartalet. Då bryter vi det tänkta mål för någon form av sprint. För att göra detta måste du bestämma vilka åtgärder du ska vidta för att lösa stora problem, hur lång tid det tar i allmänhet, vilka avdelningar som ska vara inblandade och hur mycket resurser de har.

Chefer bryter sedan ner uppgifter på avdelningsnivå vid behov. Och efter 3 månader kollar vi schemat.

Bjud in rätt personer

Vem du bjuder in till strategisessionen beror på listan över frågor som behöver lösas. Om du till exempel håller ett möte för att diskutera den övergripande affärsstrategin bör du ringa avdelningscheferna. Du kan också bjuda in projektledare som ansvarar för nyckeltal.

Om din strategisession ägnas åt granskning och diskussion av vissa data är det värt att locka kommandosom samlat in denna information och förstår dess betydelse.

Välj ett datum och en tid som passar alla

När du anger ett datum och en tid, överväg alla åsikter. Undvik att schemalägga möten med anställda dagen innan de ska beräknas. Kanske har de ett viktigt möte. möte eller det finns brinnande uppgifter som de inte kan skjuta upp. Som ett resultat kan du försätta dem i en besvärlig situation.

När du anger ett datum, ange hur lång tid sessionen kommer att ta. I vårt företag är till exempel hela arbetsdagen avsatt för detta evenemang. Och i det här fallet är det viktigt att ta pauser i tid, ge dig själv och dina kollegor möjlighet att koppla av.

Sätt en agenda

Dagordningen kan innehålla viktiga ämnen, sessionens huvudsakliga skeden, frågor som behöver diskuteras. Lägg inte till ett stort antal punkter till det - det är bättre att ange huvudämnet. Det kan till exempel vara att gå in på en ny marknad.

Genom att stryka bort onödiga frågor kommer du att kunna hålla fokus på huvuduppgiften.

I slutet av den strategiska sessionen, se till att gå igenom hela agendan igen och konsolidera de överenskommelser som nåtts.

Be deltagarna att förbereda sig i förväg

Chefer bör vara medvetna om de aktuella indikatorerna för avdelningen: arbetsbelastningsnivån för underordnade, den totala volymen av uppgifter och så vidare.

De bör också ha uppdaterad information om hur och när nyckelindikatorer – på både kort och lång sikt. Om chefer behöver diskutera vissa frågor och problem på avdelningen, bör de också förbereda en lista över dem i förväg.

Före vissa strategiska sessioner kan det vara användbart att inte bara cirkulera dagordningen för mötet, utan också att förbereda en detaljerad rapport om framstegen med viktiga uppgifter. Du kan sammanfatta mål och deras associerade KPI: er i kalkylblad.

Organisera ett möte

Under mötet ska du inte bara gå igenom alla frågor utan också ge människor möjlighet att tala ärligt och uttrycka sina åsikter. Uppmuntra deltagarna att göra det, men försök att inte avbryta andra och återgå till de avbrutna.

Det är ofta mer effektivt att lämna över uppförandet och kontrollen av sessionen till värden (moderator). Detta gör att direktören kan flytta in på samma område med anställda och gå från att övervaka händelsen till att aktivt interagera med chefer och lösa problem.

Gör anteckningar under mötet

Du måste registrera huvudpunkterna, idéerna, data, tidslinjer och all annan viktig information som du diskuterar under sessionen, eftersom det kommer att vara användbart i ytterligare taktisk planering.

Varje avdelning har alltid en förståelse för hur mycket tid som behövs för att utföra en viss uppgift. Detta gör det möjligt redan under sessionen att beskriva vägledande villkor.

Ledare brukar fånga information när de går, men en allmän rapport bör också utarbetas efter sessionen.

I vårt företag är det moderatorn som ansvarar för detta. Det vill säga att han inte bara organiserar och övervakar mötet, utan genererar också en rapport om de beslut som fattas.

Be om feedback

Tack vare det kan du se olika synvinklar och ta reda på vad Kollegor ägna särskild uppmärksamhet. Och även - att stimulera deras interaktion med varandra.

Be deltagarna att skriva om eventuella problem. Ännu bättre, använd enkätappen för att se deras svar i realtid. Det kan till exempel handla om frågor om den övergripande känslan av sessionens effektivitet och olika organisatoriska frågor, samt önskemål om framtida evenemang.

Vem är detta verktyg till för?

Jag tror att företag inte kan existera utan planera. De ska alltid hanteras – oavsett nisch och format på ditt arbete.

Utan din egen strategi riskerar du att felprioritera eller förbise problemen på en viss avdelning, vilket kommer att påverka hela företagets resultat. Som ett resultat kommer interna problem förr eller senare att bli större och mer destruktiva för företaget.

Strategiska sessioner kommer att hjälpa till att hantera dem och skapa ett arbetsflöde. Därför, enligt min mening, kommer de att vara användbara för alla lag med fler än 3-4 personer.

När allt kommer omkring, ju fler avdelningar du har ansvariga för enskilda frågor, desto större oenighet mellan ledarna kan bli. Och med hjälp av strategiska sessioner kan du synkronisera företagets planer och säkerställa det bästa förståelse inuti henne.