Hur stilen på affärskorrespondens hjälper till att göra rätt intryck på adressaten
Miscellanea / / May 04, 2023
Föreställ dig: du kommer på en bra idé, bestämmer dig för att dela den med dina chefer eller kunder, skicka ett brev eller meddelande till budbäraren. Och på andra sidan läser de och tänker: "Jaha, vilken dumhet skrev det här!" Eller: "Vad tråkigt!" Och de bestämmer sig för att inte överväga ditt förslag.
Och du är inte tråkig. Och tanken var bra. Du missade bara stilen och skapade ett fel intryck av dig själv.
Vilka är skrivstilarna
Korrespondensstil kan mätas på en skala från konversation till formell.
När vi går längs det, betonar vi vissa kvaliteter och provar olika bilder. Ju mer till vänster, desto mer betoning läggs på öppenhet, uppriktighet, dynamik. Ju mer till höger, desto mer märkbara är de egenskaper som är förknippade med vår position, position, status: konservatism, soliditet, rationalitet.
Olika situationer kräver olika stilar. Här är alternativen.
"Kompis" | Bara en man från gatan. Kanske är han glad och söt, men adressaten ser honom inte som ett proffs som man kan lita på i en viktig fråga. | Det kommer att vara lämpligt i vänlig korrespondens, där våra arbetsegenskaper inte är viktiga: huvudsaken är att personen är bra. |
"Kollega" | Fortfarande en person, men redan med en viss tyngd och auktoritet. | Lämplig att berätta om ditt förslag för killarna från ditt projektteam. De kommer att förstå att du är deras egen, men samtidigt är du också ett proffs som är värt att lyssna på. |
"Anställd" | I första hand auktoritetsbärare, men ändå "med ett mänskligt ansikte". | Användbart att skicka ett erbjudande "upp". Tack vare honom kommer ledaren att se ditt allvar, grundlighet, erfarenhet. |
"Verkställande" | En inflytelserik funktionär för vilken allt mänskligt redan är främmande. | Det kan vara praktiskt att ansöka med ett erbjudande till "instanser", ett offentligt kontor eller en stor kund med formell företagskultur. |
Saknar man stilen är det lätt att förstöra allt. Till exempel, om vi skriver till kollegor på samma sätt som vi vänder oss till tjänstemän (”Jag skickar ett förslag för att minska tidsåtgången för att uppfylla våra produktionsmål”), då kommer de med största sannolikhet att bestämma sig för att vi vill visa vår överlägsenhet, sändas. Och problemet kommer inte att lösas.
Och om vi vänder oss till chefen i stil med "Vän" ("Det finns ett ämne om hur man gör vårt arbete snabbare"), då kan mycket väl tycka att en lättsinnig person skriver till honom, som knappast kan erbjuda något Bra.
Hur korrespondensstilen beror på kommunikationskanalen
Vi kan skicka vårt erbjudande både via e-post och via meddelande till budbärare. Det är dock viktigt att komma ihåg att den sista kanalen är mer "mänsklig", informell. Och stilen som får dig att se ut som en affärsperson i ett e-postmeddelande kan se pompös, onaturlig ut i en budbärare. Därför, när du byter till denna kommunikationskanal från posten, är det värt att göra en justering på skalan med ett halvt steg.
Hur språket påverkar kommunikationsstilen
Hur bibehåller man den önskade stilen i ett brev eller meddelande? Först och främst är det värt att uppmärksamma vilka ord och fraser vi väljer.
"Kompis" | "Kollega" | "Anställd" | "Verkställande" |
Konversationsuttryck, slang: "Det finns ett tema", "Coolt", "Fixa jambs" och så vidare. | Aktiva omsättningar: "Erbjuds." | Passiva vändningar: "Det föreslogs." | "Bureaukratiska" ord: "Tillhandahålls", "Utförs", "Givs", "Närvaro". |
Informella upprop: "Girls", "Guys", "Masha, Sing". | Personliga pronomen: "Vi erbjuder." | Brist på personliga pronomen: inte "Vi erbjuder", utan "Företaget erbjuder". | Officiella inledande fraser: "Vi informerar", "Vi informerar dig". |
Låt oss skriva "Våra killar är fantastiska kompisar" - vi kommer att vara "Vän". Vi anger att "Vi har utmärkta specialister som arbetar för oss" - vi kommer att bli en "kollega". Skriver du "Professionella specialister arbetar i företaget" får du "Anställd". Tja, om "Teammedlemmar kännetecknas av närvaron av professionalism" - kommer vi att fungera som en "tjänsteman".
När kommunikationsstil tillåter användning av emoji, och när inte
I modern korrespondens formulerar vi tankar inte bara med hjälp av ord. I samband med roliga eller ledsna ansikten, hjärtan och till och med bajs - emoji. Och de påverkar också författarens stil och intrycket av honom.
Med hjälp av känslor säger vi typ till adressaten: "Vi är öppna, moderna!" Därför passar emoji den livliga och dynamiska "Vän" och "Kollega". När du använder den andra stilen är det bättre att använda de "klassiska" alternativen: en smiley, ett hjärta, en hand med en upphöjd tumme. "Buddy" har också råd med kreativa emoji som djävlar och bajs.
Jo, seriösa "Anställd" och "Kollega" kommer att störas av emoji: vilken typ av soliditet och balans kan vi prata om om budskapet är fullt av ansikten.
"Kompis" | "Kollega" | "Anställd" | "Verkställande" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Låt oss ta två exempel med emoji.
1. Vi vill glädja våra kollegor med goda nyheter:
"Goda nyheter! 🔥 Vår avdelning vann förstaplatsen i tävlingen "On Time to Work". 👍Priset är en stor chokladväckarklocka. Kom till HR. Alla får en bit! 😊»
Vi måste se öppna, livliga, demokratiska ut och därför använder vi stilen "Kollega». Och emojis passar perfekt här.
2. Vi vänder oss till ledningen med ett seriöst förslag:
"God eftermiddag, Ivan Yurievich! 😊 Vi erbjuder att diskutera möjligheten att använda vår utrustning för att öka produktionskapaciteten i ditt företag. 🔥»
Och här är bilderna malplacerade. Det är viktigt för oss att se seriösa, professionella ut, stilen "Anställd" krävs - och emojis passar inte med den.
Du bör vara särskilt försiktig i situationer relaterade till negativitet. Vi använder ofta emoji för att visa att vi är upprörda. Men effekten kan vändas.
Låt oss säga att du skrev detta: "God eftermiddag, Margarita! Vi har precis fått reda på att fabriken inte kan skicka din beställning i tid. 🤷♀️ Vi är väldigt ledsna! 😢»
Kommer Margarita att tro på vår sorg? Är inte ett faktum. För många är emoji fortfarande något oseriöst, "leksak". Och Margarita kanske tänker: ”Här är bedragarna! De skriver att de är ledsna, men de ritar ansikten själva. De ångrar inget!"
Hur meningsstrukturen påverkar stilen
För att "passa" in i den valda stilen bör du också vara uppmärksam på hur meningar är uppbyggda i vår text.
Det finns alltid en "hjälte" i konstruktionen - den om vem eller vad vi pratar om. Vanligtvis gör han något: bygger, tänker, skriver, läser... Och vi kan berätta för läsaren om det på olika sätt.
Låt oss överväga hur det fungerar, med exemplet på en rad från Agnia Bartos dikt.
Den mest lämpliga designen för affärskorrespondens: "Tjuren går, gungar". I den är "hjälten" i ämnet (vi underströk det), och hans handlingar indikeras verb (markerat med fet stil).
Denna design är lämplig för "vän", och för "kollega" och för "anställd". Till exempel: "Lederare diskuterar ett projekt i ett mötesrum" eller "Redovisning har beräknat löner."
Om vi behöver betona vår tyngd och soliditet kan vi lägga till 1-2 meningar med en annan design: "Sturen utför gång och svängning."
Här är fortfarande "hjälte" ämnet, men dess handling betecknas nu med ett substantiv. "Promenader" har blivit "gå", "gunga" har blivit "gunga". Exempel på sådana förslag: ”Ledarna diskuterar projektet i mötesrummet”, ”Redovisningen har räknat löner».
Observera: i det här fallet betalar vi för ytterligare "vikt" och soliditet med tydlighet. Med sådana meningar blir vårt brev svårare att läsa, så det är bättre att inte missbruka dem.
Detta är dock inte gränsen. Det finns en mer formell konstruktion: "Gå och gungning utförs av en tjur." I den indikeras handlingen inte av ett verb, utan av ett substantiv, och "hjälte" är inte ett ämne. Exempel på meningar med denna konstruktion: "Projektet diskuteras av chefer i mötesrummet" och "Lönen gjordes av ekonomiavdelningen."
Sådana meningar är mycket svåra att läsa. De förknippas med läsaren med byråkraternas språk - kontoristen. Därför bör de endast användas om vi behöver göra brevet extremt formellt. Till exempel i ett formidabelt krav, ett krav - så att adressaten känner: så är det, skämten är över, sedan domstolen och fängelset.
Genom att välja den eller den stilen sänder vi ett extra meddelande till adressaten. Därför är det bättre att använda detta verktyg medvetet, då kommer det att bli ett effektivt sätt att påverka.
Läs också🧐
- 13 saker i affärskorrespondens som bara gör mig förbannad
- Så här säkrar du e-postkommunikation: 6 tips
- Fjärrarbetaretikett: hur man förbereder sig för ett onlinemöte