Hur man hjälper en ny medarbetare att anpassa sig snabbare

När börjar anpassningen egentligen?

Viktig, men inte självklar information för alla: anpassningen av en nykomling börjar inte den första arbetsdagen, utan den dag han accepterar erbjudandet. Det är från detta ögonblick som hans interaktion med företaget börjar: HR-avdelningen, säkerhetstjänsten och så vidare.

Och i det här skedet börjar nybörjaren redan bilda sig en uppfattning om klarheten i interna processer, den verkliga tonen i rösten. Det innebär att alla medarbetare som han ska kommunicera med ska vara så öppna som möjligt och redo att svara på alla frågor.

Arbetserbjudandets utseende och informativitet spelar förresten också roll. Ju mer omfattande information den innehåller, desto lättare blir det för en person att förbereda sig för sina första arbetsdagar.

Till exempel har vi ett fullfjädrat varumärkesdokument som speglar våra värderingar, fördelar och positionering. Alla anställningsvillkor och ytterligare individuella "bullar" beskrivs också i detalj: lön, schema, frivillig sjukförsäkring, utbildningsmöjligheter på företagets bekostnad, företagsevenemang och så vidare.

Hur man förbereder sig för en nykomling i förväg

Tänk igenom medarbetarens första dagar till minsta detalj. Skriv ner en tidslinje för introduktionsmöten och schemalägg dem omedelbart kalender. Till exempel:

• välkomstpresentation från HR;
• registreringsprocessen i HR-avdelningen;
• lära känna laget;
• fastställa nyckeltal för en provanställning;
• mellanliggande möten med HR och en-mot-en med chefen;
• summerar provanställningens resultat.

Utöver dessa basaktiviteter kan och bör naturligtvis andra läggas till. Vi håller till exempel månadsvis möten på toppnivå – i ordets bokstavliga mening – möten för nykomlingar med företagsgrundare, där de lär känna varandra vid ett rundabordssamtal och utbyter frågor.

Vanligtvis delar alla där med sig av sina tidigare erfarenheter, pratar om sina hobbyer och intressen, utbildning och i allmänhet allt annat. Vi pratar också om bildandet av byrån från det ögonblick då den grundades och diskuterar utvecklingsplaner och mycket mer.

Dessutom förklarar vi under dessa möten att dörrarna för varje anställd, inklusive högsta chefer, nykomlingar är öppna och de kan kontakta oss direkt när som helst med frågor, förslag, kommentarer, förfrågningar.

Varför är nära kommunikation mellan nykomlingen och HR viktig?

Vår medarbetare tilldelas sin personliga HR-chef under hela provanställningen, som svarar på alla frågor som rör regler, arbets- och evenemangsscheman och pappersarbete. Du kan också komma till honom med alla icke-standardiserade förfrågningar.

Vet du inte vem du ska kontakta? Kom till HR-avdelningen.

De kommer definitivt att antingen svara dig eller hänvisa dig till rätt specialist. Dessutom kommer medarbetaren att kunna dela feedback med HR-chefen om hur han har det på den nya platsen.

Som ett resultat stänger vi på detta sätt två uppgifter samtidigt. För det första tar vi bort grundläggande och administrativa frågor från den närmaste chefen. Och för det andra förser vi nykomlingen med två relativt oberoende kuratorer - hans chef och HR.

Vad mer bör du vara uppmärksam på när du förbereder dig för en nybörjars release?

Vad man än säger så möts de av sina kläder, så en nykomling noterar omedelbart kontorets komfort och funktionalitet och specifikt hans arbetsplats, kraften och moderniteten hos den tillhandahållna utrustningen, tillgången på platser för lunch och kaffe rast.

Så se till att ta hand om att förbereda allt du behöver i förväg - från en dator till ett brevpappersset. Vi är till exempel alltid intresserade av vilken utrustning en anställd är van att arbeta med. Vi förbereder också ett välkomstpaket (dagbok och brevpapper) och funderar på var arbetsplatsen ligger.

Dessutom ger vi detaljerade visningar av kontor och prata om användbara platser runtomkring redan vid de avslutande intervjuerna.

Hur man smidigt fördjupar en nybörjare i processer och uppgifter

Det är mycket viktigt att inte kasta en nykomling "i öppet vatten" och följa med honom under hela anpassningsprocessen.

De första veckorna är det viktigt för chefen eller mentorn att prata om alla system och processer som finns i företaget. I vårt fall finns det för varje position eller block av positioner en separat manual, som återspeglar all denna information.

Den innehåller också en beskrivning av hur och var uppgifter registreras, standardtider för projektleverans och indata om dokumentflödesprocessen.

Separat ges varje nykomling utbildning i att arbeta med vårt CRM-system, där projekt genomförs.

Alla dessa aktiviteter utförs så att han vid utgången av prövotiden inte har några administrativa frågor kvar, och hans handlingar är så organiserade som möjligt och inte duplicerade.

När en nykomling perfekt förstår hela det interna köket, kommer han i framtiden inte längre att distraheras av procedurmässiga och byråkratiska frågor när han genomför sina huvuduppgifter. Det betyder att det fungerar snabbare och mer effektivt.

Vilka mål ska du sätta upp?

Även på anställningsstadiet är det viktigt att bestämma ansvarsområdet och uppgifterna för en viss anställd. Ett stort misstag är att börja göra detta först efter att det släppts. Förberedda och transparenta nyckeltal för testperioden kommer att påskynda anpassningsprocessen så mycket som möjligt.

Ta dig tid att göra detta och skriv ner vilka resultat och inom vilken tidsram du förväntar dig av den nya medarbetaren. Våra chefer tänker till exempel igenom roll och ansvarsnivå för varje befattning i förväg vid anställningsskedet och allt detta registreras i Miro. På så sätt undviker vi kaotisk fördjupning i uppgifter, vilket gör att vi avsevärt förenklar arbetet för en nybörjare.

Alla vet att nyckeltal ska vara mätbara och uppnåbara. Det vill säga om du ställer in en omöjlig eller alltför ambitiös mål en ny anställd redan i början är det stor sannolikhet att han i jakten på henne kommer att ignorera alla grundläggande kunskaper, regler och processer som finns i företaget.

Och på grund av detta kommer han i framtiden att möta många svårigheter och kritik, vilket innebär att han snabbt kommer att bli demotiverad och bränna ut.

Vi tror att huvudmålet för en nybörjare under provanställningen är att fördjupa sig i affärsprocesser, helst förstå företagets positionering, konkurrensfördelar, nyckel fall och så vidare. Och det är just detta vi förlitar oss på när vi sätter upp mål för den här perioden.

Vilken roll spelar en mentor?

Mentorn spelar en av nyckelrollerna i anpassningsprocessen. Detta är en senior erfaren medarbetare som kommer att följa med nykomlingen under de första månaderna. Eller kanske senare. Förklara alla nyanser av uppgifter, hjälp med råd, lyft fram rätt sätt att lösa problem och var helt enkelt ett exempel på hur man agerar och reagerar i olika situationer.

I vårt praktikprogram är mentorn huvudpersonen. Sedan för killarna utan erfarenhet vi är den första arbetsgivaren i livet, mentor = mentor = förebild.

Dessutom är det mycket viktigt att mentorn är ”laddad” och tar beskydd över den nyanlände frivilligt, så ålägg inte befintliga medarbetare en sådan funktion. Detta borde vara ett incitament för hyperlojalitet och framgång.

Vi väljer inledningsvis medarbetare som delar byråns värderingar som mentorer.

De flesta av dem kom själva en gång till oss som praktikanter, så det finns ingen anledning att förklara för dem vikten och värdet av denna roll.

Dessutom har företaget betyg, och en av förutsättningarna för att gå till en ny nivå är en väluppfostrad trainee eller nykomling. Jo, självklart har vi också en liten materialbonus för den mest framgångsrika mentorn. Men detta är långt ifrån den viktigaste motivationen.

Hur man introducerar en anställd för teamet

Detta är ett mycket viktigt stadium. Och det finns inget enskilt recept för framgångsrik integration, för allt beror väldigt mycket på teamet. Så ett individuellt förhållningssätt kommer att krävas.

Om ditt team består av aktiva, extroverta säljare, organisera ett litet lär-känna-spel och be dem att kreativt presentera sig för nykomlingen. Om laget består av introvertaIT-specialister, ibland kan du helt enkelt organisera ett allmänt officiellt möte, där killarna kommer att diskutera ansvarsområden och diskutera sina hårda färdigheter. Och detta kommer att vara tillräckligt för att de ska ha en bekväm arbetsinteraktion.

Dessutom ber vi till exempel nykomlingen i förväg att berätta lite intressanta fakta om sig själv. Och vi använder denna information för att förbereda ett separat inlägg för den interna Telegram-kanalen, där vi alltid tillkännager släppandet av nya killar.

De mest kreativa cheferna kommer också gärna att använda denna information i framtiden.

Till exempel, om en person sa att han älskar att sjunga, varför inte alla gå på karaoke tillsammans den första fredagen?!

I vilket fall som helst är det väldigt viktigt att varna hela laget om ankomsten av en nykomling i förväg och berätta vad du planerar att delegera till honom. Ta med det till alla interna evenemang – från att gå ut och fika på morgonen till att gå ut tillsammans. På så sätt kommer han omedelbart att känna stämningen i ditt företag, och detta kommer att påskynda etableringen av kontakter med kollegor.

Varför är det viktigt att ge feedback?

Alla vet detta, men inte alla gör det fortfarande. Anpassningsperioden för en nybörjare är stressig. Därför är det mycket viktigt att mentorn handledare och HR "mätte temperaturen" regelbundet, intresserade sig för läget och delade med sig av sina observationer och kommentarer i tid.

Kanske på ett tidigare ställe var den anställde helt enkelt van vid att utföra vissa uppgifter på ett visst sätt och där fick han beröm för detta tillvägagångssätt, men på ditt är detta en grov kränkning. Du bör inte samla på dig negativitet och skriva ner "jambs" innan nästa planerade möte. Bygg en öppen och konstruktiv dialog från dag ett.

Vad du ska göra om du fortfarande inte kan upprätta en anslutning

Detta händer också. Även om alla ovanstående punkter implementerades effektivt, finns det en risk att nykomlingen fortfarande lämnar dig efter provperioden.

Det kan finnas många anledningar: både objektiva (orkar inte med takten, är inte involverad i den utsträckning som krävs, är inte lojal mot företaget och kollegor) och subjektiva (passar fortfarande inte in i atmosfären, vill fortfarande ha fullt distansarbete, vill fortfarande inte vara det sekreterare).

Kanske passade ni inte varandra i just detta skede av er utveckling och kommer att träffas igen. Eller så kanske du bara ska dra slutsatser och gå vidare.

I detta skede är det viktigaste att inte förstöra en redan uppbyggd relation och, som vid varje avsked, diskutera alla möjliga tillväxtpunkter för ömsesidigt arbete på misstag. Både från företagets sida och från den som lämnar myndigheten på prov.

Vi har en så kallad exit bot, som vi skickar till alla vid uppsägning. Den innehåller ganska tydliga, enkla frågor, till exempel: "Vilka svårigheter har du stött på?", "Vad kan vi förbättra?", "Hur var din relation med din chef?" och andra. Vi analyserar och bearbetar varje enkät. Detta ersätter dock inte personlig kommunikation.