Hur man skriver bokstäver: 6 komponenter i en övertygande brev

Elektronisk korrespondens har alltid varit och är fortfarande den viktigaste sätt att kommunicera i näringslivet. En väl utformad brev är redan halva slaget. Men sådana brev inte kan göra det. Ibland läser brevet med ett affärsförslag, är det inte klart exakt vad du vill erbjuda, vilken typ av nytta man får av det, och varför har du spenderat din tid på att läsa och förstå av detta bokstäver.

Förmågan att skriva korrekt, övertygande brev levereras med praktik. Och väl, när erfarenheterna delas, vilket därmed andra människor inte trampa på samma rake. Jeffrey James, författare till boken «Business to Business Selling: Kraft Ord och strategier från världens topp Försäljnings Experter », erbjudanden ett enkelt system att utarbeta övertygande bokstäver, som består av sex steg.

Copyright Shutterstock

1. Alltid tydligt föreställa sig vad ska skriva

Det huvudsakliga syftet med brevet - att se till att mottagaren har tagit ett definitivt beslut. Så, innan du börjar skriva brevet, fråga dig själv en gång om vad det är du vill från mottagaren? Vilket beslut han skulle ta efter att ha läst dina brev?

I det här fallet, osäkerheten - är din svurna fiende. Ju tydligare ditt mål, desto mer övertygande att få ditt brev.

2. Börja ditt brev med slutsatsen

Din slutsats är ett uttalande som beslut som ska fattas av mottagaren baserat på innehållet i Er skrivelse.

I skolan fick vi lära sig att alltid börja med en introduktion. När det gäller att utarbeta övertygande budskap är detta uttalande fel. I affärsvärlden är alla för upptagen för att bedöma dina skriftliga färdigheter. Därför bör du gå rakt på sak.

Till exempel vill du få från sina överordnade om tillstånd att installera ett gym i en av lokalerna i ditt företag.

fel:

"Jim,
Som ni vet är frånvaron av de anställda just nu ett stort problem, som har en ganska stark finansiell påverkan på både vårt företag och andra företag i vår bransch... bla bla bla... Så vi måste ta hänsyn till fördelningen av pengar för vidarebosättning av gymmet på huvudkontoret i vår företag. "

korrekt:

"Jim,
Jag vill att du har godkänt installation av ett gym på vårt kontor. "

3. Dela dina argument till några lättsmälta stycken

Till argument till stöd för dina idéer lätt läst och förstått, dela in dem i ett par stycken.

fel

"Enligt en färsk rapport från regeringens gruppen fysisk aktivitet är oerhört viktigt även trots att endast ett fåtal företag visa sitt engagemang för en sådan Promotion anställda. Många företag definierar sådana grupper som de underskattade tillgångar, men de har inga planer på att införa liknande grupper i branschen, även trots att konditionen är nära anknytning till företags- och privat framgångar. Jag tror att om vi inte inför en liknande fysisk lag i vårt företag, är vi långt efter tävlingen. "

korrekt

"Fitness på kontoret kommer:
- att minska frånvaron
- att öka den totala produktiviteten "

4. Förstärk varje argument bevis

Om du skriver ett brev, som består av fasta argument kan det uppfattas som en kontinuerlig personlig åsikt och inget mer. För varje argumentbehov bevis. Hur ska man annars förstå vad det verkligen fungera?

fel

"Fitness på kontoret skulle vara den bästa lösningen, eftersom människor föredrar att gå till jobbet i stället stanna hemma. Det kommer också att bidra till att minska den totala förekomsten på kontoret. "

korrekt

"Att minska mängden frånvaro. Enligt en undersökning utförd av National Institutes of Health bland 1.000 företag som har gym i kontor, personal frånvaro med 20% lägre i dessa bolag än i bolag som inte har en sådan utrustning. "

5. Upprepa din slutsats som en uppmaning till handling

I slutet av brevet igen upprepar sin slutsats, konstaterar inledningsvis. Först nu som en uppmaning till handling. Så du inte mottagaren till en viss slutsats att han skulle göra efter att ha läst ditt brev. Denna uppmaning ska vara enkelt och specifik.

fel

"Vi kommer att vara mycket tacksamma om du stödja detta projekt."

korrekt

"Om du svarar ja på detta brev, jag omedelbart inleda processen."

6. Ange förmånen i ämnesraden

Ämnesraden i brevet är nästan den viktigaste delen. Eftersom det måste förutse den grundläggande ämnesraden, och konfigurera en mottagare till önskad stämning. Och det är därför du måste fylla i den sista när du har skrivit alla argument och bevis som stöder din grundläggande slutsats.

Helst ska ämnesraden lösa två viktiga problem: så det borde vara intresserad av mottagaren att han öppnade och läste brevet; och det bör omfatta slutsatsen att du vill förmedla till mottagaren.

I de flesta fall det bästa sättet att utföra båda uppgifterna på en gång - är att skriva om de fördelar som kan erhållas som ett resultat av de önskade lösningarna för dig.

fel

"Effekterna på hälsan hos de anställda på utrustningen program gym på kontor"

korrekt

"Hur kan vi minska mängden frånvaro anställda"

Jag intresserad av din åsikt. Hur skulle du reagera på båda alternativen och vilka regler du styrs under framställningen av sådana bokstäver?