Hur man rengör upp affärer och allt för att hålla jämna steg: Full styr GTD-systemet
Produktivitet / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Författare till projektet "produktivitet mästare».
Vad bra GTD system?
produktivitetstjänster Problemet är att alla positionerar sig som en plats där man kan lösa alla problem, lagra information, att kommunicera. De flesta av de tjänster du erbjuder att göra prioriteringar och agera i enlighet med dem.
Men få kan koncentrera sig på att utföra viktiga uppgifter och inte uppmärksamma medan de små sakerna: angelägen uppgift, önskan kollegor, vänner eller bekanta. När uppgiften blir många, är det svårt att förstå. Därför är det i praktiken nödvändigt att använda flera tjänster för ärendehantering. När får en hel del fall börjar vi bli förvirrad i dessa tjänster, och listor och så småningom upphöra att använda dem.
Metoder för att få saker gjorda (GTD) ger en universell plan för att bygga ett enda system, där du kan lösa alla problem. Du kan slappna av och inte oroa sig, vilket kommer att vara säker på att inte glömma något. Vid rätt tidpunkt, kommer systemet att föreslå vad man ska göra och vad man ska fokusera på.
Så varför så många improduktiva arbete?
Folk börjar arbeta improduktiva när projekt och uppgifter blir mycket. De tycker att det är svårt att hålla allt i huvudet, än mindre fastställa prioriteringar. Så antingen göra ingenting, eller att göra vad som är lättast och saker att göra till procrastinate. Det finns ett annat problem: när brådskande uppgifter som ska lösas i går.
Dessutom börjar personen att tröttna snabbt blir irriterad. Han var ständigt kör som en ekorre i ett hjul rutin, och verkligen viktigt, monetära och strategiska projekt kvar på åskådarplats.
Med denna situation kommer att hantera systemet Getting Things Done, David Allen som beskrivs i bok, Som släpptes 2001 och blev en internationell bestseller.
Berätta om de grundläggande begreppen GTD, som behöver veta
rutin - det är dessa saker, tankarna och oro som stör, distrahera och avfall energi. Även rutin inte överförs till problem, är det omöjligt att kontrollera. Funderar du på samma problem ett par gånger - det är en ineffektiv användning av kreativa energi som ger upphov till frustration och stress.
Syftet med GTD - att befria huvudet från rutin och ta bort den inre spänningen.
Operativa mänskliga minnet - område i hjärnan där det finns en korttidsminne. Det är där vi brukar lägga upp den nuvarande ouppklarade affärer, med tanke på andras löften och andra tankar som oroar oss. Tyvärr finns det begränsa mängden rutin, kan du hålla hjärnan att fungera korrekt. Om minnet är fullt, du distraherad av små saker och glömma sina mål, vilket leder till stress.
Verktyg för datainsamling - att där informationen går och var du fastställa vad som behöver göras. Till exempel:
- organisatörer;
- anteckningsböcker;
- e-post;
- kalender;
- brännaren.
Varukorgen "Inbox" - en enda databas för rutin som du slår på frågor och uppgifter. En av de viktigaste reglerna med en korg av "Inbox" - är hennes regelbunden rengöring.
enkla åtgärder - ett steg åtgärder som behöver utföra mindre än två minuter. I praktiken är det mer praktiskt att ta dessa saker i fem minuter.
projekt - en uppgift som utförande kräver mer än ett steg. Du måste lämna en påminnelse om projektet och beskriva de första stegen för dess genomförande. Som ett resultat av projektet förvandlas till en enkel åtgärd som kan utföras under de kommande fem minuter och få det slutliga resultatet.
Projektet ska vara en länk till kortet eller fil, som beskriver detaljerna: ansvariga, deadlines, kategori (till exempel "Marketing", "Legal del", "utveckling"), hänvisningar till de mindre korten uppgifter. En sådan struktur är bekvämt att organisera sig i Trello.
Context listan - en lista över saker bekvämt att utföra under vissa förutsättningar. Till exempel genvägslistan "shopping" är en lista med objekt och produkter som du behöver för att köpa i butiken. I "samtal" kan vara en lista över samtal som du behöver göra när du är fri.
Bekväma enskilda sammanhang listor för de människor som du arbetar och kommunicerar. Vid möte med en viss person kan du snabbt öppna listan och bestämma nödvändiga frågorna.
Hur använder jag kalendern?
den kalender är det nödvändigt att ange:
- De åtgärder som skall utföra vid en viss tidpunkt (möten, affärsmöten, seminarier);
- åtgärder som måste göras på en viss dag (för att slutföra projektet ett visst datum, att delta i konferensen);
- information om specifika datum (årsdagar, födelsedagar, helgdagar).
Jag använder «Google Kalender", som jag tar alla dessa saker. Denna tjänst är användbar eftersom:
- Det finns som en telefon och en dator;
- på en skärm, kan du visa flera kalendrar;
- Det finns påminnelser på din smartphone.
Om du har något inför din kalender, eller gör du följer eller kommer att överföras till ett annat datum., Behöver inte skräpar ned kalendern för att göra-lista som regelbundet transporteras varje dag. För sådana listor finns det några lösningar.
Om du regelbundet behöver en viss tid för att ringa kunder, leverantörer eller entreprenörer, är det bättre att använda ett CRM-system.
Vad listor ska börja?
Listor över prioriterade åtgärder
Skapa en rapport för veckan, studera tävlingsområdet, rensa "Inbox" mapp i brevlådan, skapa mandat för designers - alla dessa åtgärder ta mer än två minuter, men de kan inte vara någon delegera. Sådana fall skall tas upp i listan över prioriterade åtgärder och utför hela dagen.
Regler för att hantera sådana listor:
- Listor bör inte vara mycket, bara två eller tre. Till exempel "Personal", "Arbete", "Family". Om du har en uppgift för dagen, sätta en påminnelse i kalendern.
- I uppgifterna i den här listan kan göras enkelt märka sammanhanget: "On the road", "vid datorn", "läsa", "köp", "Promises". Uppgifter kan ha en eller flera etiketter. Till exempel problemet med "gå hunden" kommer att hänvisa till projektet "Privat" och etiketten "löften."
- Innan du lägger till i listan över uppgifter, fundera på om du behöver göra det alls. Om svaret är 'ja', besluta om du personligen utföra denna verksamhet. När allt kommer omkring kan du skicka ett röstmeddelande ordnad och delegera till honom. För uppgifter som tilldelats dig, kommer att markera "begåtts." Det kommer att vara business as från listan över "arbete" och från "Personal".
- Bläddra listor regelbundet. Gör detta när det fanns en ledig minut. Flytta upp saker som måste göras först.
- Rengör listor vid minst en gång i månaden.
Lista "Someday"
I den här listan finns saker som inte kräver åtgärder. Det kan vara:
- böcker, skivor, video utbildning, som vill köpa;
- hjälp färdigheterVem vill lära sig;
- placerar jag vill besöka;
- saker som jag vill köpa.
I denna lista bör du regelbundet titta tar register och förvandla dem till mål, där arbetet kommer att ske.
Hur man lagrar referensinformation, vilket är användbart i framtiden?
Den här informationen inte kräver åtgärder. De viktigaste kriterierna för lagring av dessa uppgifter:
- Enkelt söka efter titlar, taggar och en kort beskrivning.
- Enkel att placera informationen i förvaret.
- Intuitiv lagringsstrukturinformation. När nya data måste du snabbt välja en kategori och underkategori, var att sätta dem.
- lagring tillgängliga från alla enheter.
Finns det en obligatorisk ritualer GTD?
Ja, flera.
Samla all information till i kundvagnen "Inbox"
Verktyg för att samla in en hel del information. Men allt detta bör flockas till en plats som du och kommer att fortsätta att arbeta.
Töm papperskorgen "Inbox"
En eller två gånger i veckan kommer att behöva revidera listan över "Inkorgen" och sortera ackumuleras av mappar eller etiketter. Denna ritual måste bli en vana, som är utformad av intuitiv algoritm av åtgärder och den systematiska upprepning.
Du bör vara en enkel steg för steg plan för hur du tillbringar veckostädning i angelägenheter systemet. Få kalendrar, vilket kommer att markera de dagar då att veta det. Tilldela själv ett pris om till exempel, minst 20, kommer du att inom 30 dagar att rensa mappen "Inkorgen" och strukits dagar i kalendern.
Översyn av förteckningen över prioriterade åtgärder och en förteckning över "Someday", prioritering
Översynen av listorna är viktigt att prioritera och realistiskt beräkna krafter. Detta är nödvändigt för att inte ladda själv omöjligt höga mål och inte lider av att förverkliga dess ineffektivitet.
Förstörelse av extra korgar
Ofta under kommunikation med kollegor och partners, nya brevlådor, dokument, listor.
Din uppgift - så mycket som möjligt att automatisera alla dessa data strömmade till "Inkorgen" mapp.
Detta kan vara en brevlåda och elektronisk planerare. Att automatisera och remiss informationstjänster passar IFTTT och Zapier. Korgar för insamling av information bör vara liten.
Hur man arbetar med en korg av "Inbox" och sortera samlats i hennes fall?
Först ta bort problemet, affär, eller information från mappen "Inkorgen" och svara på frågan: "Vad är detta? Måste jag verkligen behöver göra något? "
Om du inte behöver något annat, har du två alternativ. Om det är skräp, det är inte längre användbar för dig sin kalv. Om detta är användbar information, lägga den i arkivet. Det bör struktureras i kategorier och taggar gör det lätt att hitta den nödvändiga.
Om den information du behöver något att göra, finns det tre alternativ:
1. Kör krävs. Om åtgärden är viktig och bör inte ta mer än 2-5 minuter.
2. Delegera till någon. Om åtgärden tar mer än två minuter, fundera på om det är möjligt att ta ut någon.
När delegiruesh någon ska registreras:
- slutresultatet;
- arbetsplan (vägen till målet);
- tidsfrist för att slutföra uppgifter,
- kontroll datum och resultat för att vara redo för det (mellanliggande eller slutligt).
3. Skjuta för framtiden. I det här fallet anger:
- önskade resultatet;
- strax efter den åtgärd som du vill utföra. Kom ihåg: det är omöjligt att genomföra projektet i sin helhet, kan endast vidta konkreta enkla steg som tar dig närmare det slutliga resultatet;
- tidsfrist. Om det inte finns någon datumet förvara åtgärden i listan över "Someday".
Du kan skicka meddelanden till dig själv för att få dem på utsatt dag. För detta lämpar sig som en «Google Kalender ", en påminnelse till önskat datum, och en ansökan om ett inlägg BoomerangSom kommer att skicka ett e-postmeddelande vid en viss tidpunkt.
Hur man planerar ditt arbete?
Allt arbete kan delas in i tre steg:
- Utföra förväg planerat. Det kan vara så strategiskt viktiga saker som du närmare målet, och rutinen som helt enkelt behöver göras.
- Gå till jobbet som hennes oväntade utseende. Det är när under dagen kommer uppgifter från kollegor, arbetsledare, brev från kunder.
- Planering för framtida arbete: utarbetande och översyn av förteckningarna över prioriteringar. Denna post bör inte ta för mycket tid, så att du inte delta i planeringen för planering.
Bruket interiör planering och mål (jubileums bok) beskrivs i boken av David Allen.
David Allen
Consultant på personlig effektivitet och time management, produktivitet metodik GTD författare
För minnes bok behöver 43 mappar: 31, märkta med nummer från 1 till 31, ytterligare 12 månader med namnet. Dagliga mappar sätta i fronten, med början i morgon datum. För en mapp med nummer 31 är den mapp för nästa månad, följt av mappen med resten av månaderna.
Innehållet i mappen för nästa dag varje dag överförs till korgen, sedan mappen sätts i den sista av de dagliga mappar (som det överförs till nästa månad). När du släpper mappen 31 för innevarande månad, kommer det att vara en mapp med namnet på månaden, följt av mappen med dagarna i den nya månaden. På samma sätt är en mapp med den aktuella månaden överförs till följande år, när han passerade.
I en viss mapp är det nödvändigt att lagra dokument som kräver särskilda åtgärder (formulär som ska fyllas till ett brev ska skickas).
För att systemet ska fungera, måste det uppdateras dagligen. Om du glömmer att uppdatera läget för dagen i morgon, kan du inte lita på systemet. De kommer att saknas viktig information, vilket är nödvändigt för att förstå på andra sätt.
Om du går bort för ett par dagar före avgång måste du kontrollera mappen för de dagar då du kommer att vara frånvarande.
Hur man organiserar det i praktiken med tanke på moderna planeringssystem:
- I stället för en minnes bok att använda arrangör med listor av fall varje dag och sätta dem i sina uppgifter för dagen. Möten och överläggningar med anknytning till den tid som behövs för att skriva i första hand och satte påminnelser till systemet om dem i förväg.
- Skapa en fil med en lista över fall i månaden. Detta är en lista över vad du vill få gjort under den tiden. Du lägger till det så för hela månaden. Revidering av uppgifter bör ske en gång i veckan. Under planering, de viktigaste sakerna att strö i veckor förstå deras prioriteringar. Deras du kommer att utföra i första hand, annars hela tiden kommer att gå till små och brådskande ärenden.
- Skapa en fil med planerna för året. Det bör ses över en gång i månaden. Fall av den här filen överförs till planerna för månaden.
- Planer för året, baserat på de långsiktiga mål för 3-5 år. Dessa fall är bättre att registrera antingen i slutet av året eller under semestertiden, när huvudet är laddad dagliga uppgifter.
Dessa fyra punkter, kallar David Allen den naturliga planeringssystemet. Detta system gör det möjligt att röra sig mot viktiga mål för dig och inte slösa tid på rutin.
Finns det en universell plan genom vilken du kan planera ett projekt?
Ja, naturligtvis. David Allen kallar det en modell av den naturliga planering. Den består av flera steg.
Steg 1. Syftet och bild perfekt resultat
Bestäm mål eller den perfekta slutresultatet, tänk dig att du har nått det.
Beskriva det med alla framgångskriterier (pengar, människor, erkännande). Ju mer du skriver ut det slutliga resultatet, desto starkare motivation, särskilt i tider när du behöver för att utföra specifika åtgärder, så länge det inte är.
Steg 2. principer
Beskriv de principer som du kommer att hålla med att uppnå målen. Till exempel: "Jag kommer att ge fria tyglar till folk om de... (för att hålla sig inom budget, för att uppfylla en specifik term projekt)." Fråga dig själv: "Vilka åtgärder kan hindra min verksamhet? Hur kan jag hindra dem? "
Principerna har klarhet och är en pålitlig guide i förvaltningsprocessen.
Steg 3. brainstorming
Brainstorm, då registrera alla typer av idéer som kommer att tänka på.
Viktiga principer för brainstorming:
- inte döma;
- ifrågasätts inte;
- inte uppskatta;
- inte kritisera;
- Tänk på kvantitet, snarare än kvalitet;
- flytta analys och organisation av den andra plan.
Steg 4. Projektplanen som en lista
Ordna brainstorming resulterar i en lista av fallen. Börja planera från slutet och gå igenom steg bakåt. Så kan du enkelt göra en plan och bestämmer det första steget mot målet. Ett exempel på planering från änden:
Målet (idealiskt utfall)Jag kan tala spanska och förstå människor.
varför: Jag vill kommunicera utan tolk under affärsmöten med spanska partners och att kommunicera fritt med andra på semester i Spanien.
Skeden av mål:
- Ett steg för att uppnå målet: Jag har funnit stöd i det spanska språket och prata med honom två gånger i veckan.
- Ett steg bort från detta, passerade jag testet på B1 nivån språkkunskaper.
- Ett steg bort från detta, passerade jag testet för nivå A1 språkkunskaper.
- Ett steg bort från detta: I åtta gånger under den senaste månaden träning spanska och uppfyllde alla läxor.
- Ett steg bort från detta, jag inskriven i spanska kurser och betalat för en månads träning.
- Ett steg bort från detta, samlade jag information om kurserna spanska och gjorde en jämförelsetabell.
- Första steget: I schemalagda tiden i kalendern när jag kommer att samla information om spanska kurser.
När teamet arbetar på en uppgift och måste organisera hela planen på ett ställe, bekvämt att använda Gantt-schema. Den första kolumnen i det - det är steg på vägen till målet, den andra kolumnen - ansvarig. Kommer att fortsätta att kolonner med en tid. Cellerna kommer att vara status för en viss fas, såsom "planerat", "I processen", "Done", "Väntar".
GTD-systemet och naturlig planering kan verka svårt. Men när du konfigurerar det för sig själva, och börja använda regelbundet, kommer du att känna att allt är mycket enklare än det verkade vid första anblicken.