Hur man planerar din tid i tanken med hjälp av GTD

Vad är GTD

Layfhaker upprepade gånger publicerat artiklar om metodiken GTD - få saker gjorda. Hon kom upp och beskrivs i detalj i sitt bok affärscoach David Allen. I korthet kan de grundläggande reglerna för detta system beskrivas på följande sätt:

1. Fånga all information. Skriv ner alla idéer, mål och åtgärder. Om du har något du inte kan göra just nu, göra en markering, i stället för att förlita sig på minnet. Allt du skriver, som samlats i den så kallade "mappen Inbox".
2. Upprätthålla ordningen. När du fyller mappen med "inkommande uppgifter" dess innehåll behöver organisera, sortera saker i kategorier och skapa förklaringar och anteckningar som bara inte glömmer något.
3. fastställa prioriteringar. Varje uppgift ska ha en genomförandeperiod och graden av vikt för dig att veta vad man ska göra först och vad som kan vänta.
4. Håll allt till hands. GTD är ingen plats för principen om "skriva ned det efteråt." Din att göra-listor och anteckningar bör alltid vara på dig: din dator, smartphone, surfplatta, och andra enheter. Således om huvudet kommer en intressant idé eller om du tänker på några riktigt olåst, kan du bara skriva ned det. När en lämplig period för utförandet av vissa uppgifter, har du en påminnelse, tack ubiquitous anmälan.
   instagram viewer

Mer att läsa om GDT kan du i vår guide.

Tekniken är bra för sin mångsidighet. Dess skapare, David Allen, några gammaldags: under "Inbox, uppgifter" menar han en riktig pappersmapp. Han även skrivas ut e-post och arrangerade på arket set.

Men med samma GTD kan med framgång användas för datafiler och mappar med hjälp av detta system i kombination med någon tjänst. Till exempel med hjälp av denna teknik kan du sortera e-postmeddelanden i Gmail, för att skriva uppgiften i "Google Spreadsheets"Eller att helt kontrollera sina liv genom Evernote. Slutligen, under GTD filosofi förtrollade många uppgift chefer som samma Wunderlist.

Och naturligtvis kan du använda tekniken i en sådan underbar och mångsidigt program, som begreppet.

Det är en hybrid av «Google Docs», Evernote, Trello och även ett dussin olika applikationer. Begreppet kan i stort sett allt du behöver för jobbet. Anteckningar, tabeller, kunskapsbas, att göra-listor, Kanban styrelser, dokument - Programmet har allt. Synd att inte använda den för att organisera dina affärer i en GTD stil.

Och Mary Aldrich, affärskonsult som hjälper företag chefer att organisera sitt arbete, skapa ett eget system för begreppet, baserat på GTD. Dessa drifttid hon delade i sin blog.

Hur man använder GTD i Notion

Jag är inte mycket väl organiserad. Så när jag lärt mig om GTD David Allen, mitt liv bokstavligen förändrats. Nu är det för mig ett slags religion. Jag successivt byggt sitt system, vilket gör att jag fortfarande har tid, som arbetar i den vanliga takt mig.

Jag styrs av praxis som kallas "veckoplanering." Varje söndag (eller måndag) fördela en timme för att planera den kommande veckan. Denna vana hjälper mig att lösa komplexa problem genom att bryta dem i mindre och mer hanterbara. Därför har jag inte längre har tid, mindre tröttande och lättare att koncentrera sig på arbetet.

Begreppet för mig - något som spel. I själva verket, för att ställa in systemet tar tid. Men när den är klar, uppgifterna blir intressant, enkelt och snabbt.

Varje vecka jag trycker på knappen på begreppet, och framför mig verkar redo att rengöra bordet. Det finns en tom mallSom du kan plocka upp dig och använda.

Här är en stegvis process som jag använder för schemaläggning dina uppgifter med hjälp av begrepp.

1. Samla dina idéer

Ta 10 minuter att räkna och registrera i denna kolumn alla dina idéer. De kommer att vända sig till de uppgifter som du måste utföra under den kommande veckan.

1. Lista alla dina projekt som ännu inte slutförts.
2. Kolla in dina uppgifter i de föregående tre månaderna, att hitta bland dem utestående.
3. Ta en titt på din kalender: kanske finns det också något planerat.
4. Kontrollera dina papper anteckningsbok, om det finns en. Kanske finns det också har några idéer som du vill flytta i begreppet.
5. Kom ihåg att om det fortfarande finns vissa uppgifter som du behöver göra, eller personer som du behöver för att arbeta.

Samla alla dessa idéer tillsammans och lista dem i den första kolumnen. Detta är din plan för de kommande sju dagarna.

2. Tilldela lämpliga åtgärder

Idén - det är inte dåligt, men inga aktiva verksamhet kommer det att förbli en idé. Fråga dig själv: "Vad ska jag göra för att främja denna uppgift till ett slut?"

Till exempel:

• Fortsätt att fylla webbplatsens innehåll → Skriv ett utkast till avsnittet "Om mig".
• Skapa en kalender publicera innehåll → Rita minneskortet för stolparna och tilldela ett datum.
• För att göra en videoblogg → Skriv ett manus roll.
• Möt Chris → Skicka honom ett mail med datum och plats för mötet.

Kom ihåg att om du behöver utföra en uppgift att utföra mer än en åtgärd, måste du bestämma vad du ska göra i första hand.

3. installera brådskande

Därefter måste du bestämma hur brådskande varje uppgift. Det är nödvändigt att fokusera på de verkligt viktiga saker, istället för att bara göra en hel del arbete.

För att förstå vad som är viktigt att i första hand engagera, jag slags idéer i fyra kategorier:

• viktigtuppgifter - saker som ger oss närmare att uppnå målen.
• brådskande uppgifter - åtgärder som kräver omedelbar uppmärksamhet.
• Det skulle inte hindra - i den kategorin sänds fall som kanske inte är brådskande och inte viktigt, men genomförandet skulle göra ditt liv enklare i de kommande sju dagarna.
• kan vänta - det är de uppgifter som du kan flytta till en annan vecka.

4. Bestämma koncentrationsnivån

Alla av oss, eftersom det är tråkigt att erkänna ett begränsat antal uppmärksamhet, Tid och energi. Varje uppgift tar en viss procent av dessa viktiga resurser. Därför omröstningen schemalagd aktivitet och tilldela motsvarande nummer i den fjärde kolumnen.

Till exempel skriva ett utkast till ett blogginlägg jag har tagit bort ca 20% av uppmärksamheten. Ett brev till Chris i tre rader i längd - endast 2%.

5. Tilldela en prioritet

Denna fästing markerade uppgifter som har taggen "viktiga" och "brådskande". Det vill säga, de måste göra, oavsett vad. Det här är din prioriteringslista.

När du är klar väljer dessa uppgifter, lägga upp de procentsatser från föregående kolumn för att se hur många resurser som du kommer att spendera på dem. Om det visade mer än 90%, så har du överskattat sin styrka och bitit av mer än du kan tugga. Överföring av nästa vecka, eller överarbetad och har inte tid.

Förresten, en bra tips: Notion kan du filtrera innehållet i raderna i tabellen - så att du kan välja prioriteringar.

6. Plan uppgift

En bock i nästa kolumn anger om uppgiften är planerad i kalendern. Bestäm när du följer den, och skapa en händelse.

Förresten, om du inte använder «Google Kalender ", eller något liknande, ta dig denna mall Begrepp. Där kan göra schemalagda uppgifter för veckan.

7. Delegera uppgiften

Ja, du har samma antal timmar på en dag, hur mycket och Beyonce, men hon har en enorm team av assistenter som gör det smutsiga jobbet åt henne, så hon har tid längre. Men om du också ha någon på vars axlar kan du flytta vissa uppgifter, gör det och kontrollera den delegerade uppgiften bock i lämplig kolumn.

8. komplett uppgift

Tja, allt är enkelt. När du är klar ditt projekt eller utföra en uppgift, markerar du en bock i hennes sista kolumnen.

bonus

Några steg som hjälper dig att bli ännu mer organiserat:

1. Visa dina utgifter under den senaste veckan och planerar en budget för nästa.
2. Tänk på din meny för veckan, lägga till produkter i din inköpslista.
3. Tid behandlingen av mappen "Inkorgen" och sortera ut allt som hade samlats där under de senaste sju dagarna.
4. Plan minst en dag i veckan för motion.

---

Kom ihåg att GTD - är ganska flexibel och kan anpassas för att passa dina behov. Känn dig fri att anpassa begreppet mallar. Till exempel, min spalt "Attention" Maria verkar som overkill. Nog för mig märka, angelägen uppgift eller inte. Du kan enkelt ta bort den och lägga till sina egna kolumner. Så skapade jag en kolumn märkt "Arbete", "Home", "kreativitet" och den andra för att sortera uppgifter genom kategorier. Du kan göra på egen hand.

Försök Notion →