Hur att spendera mindre tid på e-post

Kontroll av e-post är mycket lik missbruk. Det finns ett par anledningar.

• Precis som vid tiden för sex, spel eller ta emot droger samtidigt kontrollera e-post i hjärnan att frigöra hormonet dopamin nöje.
• Vi ser ständigt i inkorgen, eftersom vi vill hålla jämna steg med utvecklingen och är rädda för att missa något.
• Vi parse e-post för att vila och inte delta i svårare fall.

Men den här gången är det möjligt att utföra mycket bättre. Kevin Cruz, författare till boken "15 Time Management Secrets: Hur framgångsrik människor hantera allt" Erbjuder fem tips för att minska tar till e-post tid i hälften.

1. Gör analys av e-post i din kalender

Kontrollera inte e-post, och behandlar den. Behandla pars meddelanden på samma sätt som alla andra jobb. Planera det, fyll i din kalender, och sedan gå vidare med utförandet. Cruz rekommenderas att demontera post tre gånger om dagen: morgon, eftermiddag och kväll.

Det är viktigt att inte mängden spenderas på jobbet med efter tiden. Någon måste tolka meddelanden kommer att gå tre timmar om dagen, och någon 30 minuter. Det viktigaste - att närma sig detta fall medvetet, som vanligt operation.

instagram viewer

Kevin Cruise

2. Inte skicka en kopia av alla bokstäver

Ju färre bokstäver du skickar, desto mer kommer att få mindre i gengäld. Så försök inte att sätta så många människor i kopia av brevet. Inklusive inte kryssa i "Svara alla".

Några lyckats minska flödet elektronisk post 50% när de vant sig att tänka två gånger innan du skickar ett nytt meddelande.

3. filter~~POS=TRUNC inlägg

Justera filtren för att lägga ut de olika typer av meddelanden i olika mappar. Så du kan spendera tid arbetar endast på de verkligt viktiga budskap och inte slösas bort på resten.

4. Sluta använda din brevlåda som en att göra-lista

Många skickar sig meddelanden med olika saker för senare, svarvning i en annan brevlåda Att göra-lista. Men det bara ont produktiviteten.

Cruz erbjuder ett sådant tillvägagångssätt. Att öppna en ny bokstav, först fråga dig själv om du kan ta bort den. Om inte, överväga om det kan delegeras till någon. Om detta inte är möjligt, tror om du kan ta itu med det på mindre än fem minuter. Om så är fallet, bra. Om inte, lägger brevet senare. Men inte lämna den i inkorgen, och dra mappen till din kalender och välj ett visst datum och klockslag när du kan göra det.

5. Meddelat sin avsikt att andra

Diskutera det med kollegor, så att det blir lättare att hålla sig till planen. Tala om för din chef att förbättra dess prestanda du inaktivera anmälan om ny e-post och kommer att ta isär e-post endast vid vissa tider.

Också överens om hur du kan kontaktas vid brådskande ärenden.

---

Att försöka minska den tid det tar att arbeta med e-post, måste du ändra sina vanor, och det alltid visar sig inte på en gång. Ha tålamod och vara beredd att inse att spendera så mycket tid på e-post finns det ingen anledning.