Secrets of produktivitet från författaren av den populära ärendehantering tjänsten Todoist

De flesta människor inte försöka effektivisera arbetsflödet, låta saker ha sin gång och hoppas på det bästa. Men om det finns ett system som kan manövreras mellan ett flertal uppgifter, prioritera och inte känner sig överväldigad.

Hans produktivitet system som jag heter Systemist. Jag kom upp med det - och på dess grund och Todoist - 2007. På den tiden bodde jag i ett vandrarhem i Århus (Danmark) och studerade datavetenskap. Jag hade två deltidsarbete och en hel del personliga projekt. Jag känner till stressade och oorganiserade. Allt förändrades när idén kom till Systemist.

Vad hjälpte mig att uppnå detta system?

1. Baserade företaget Doist Ltd. och utveckla en produkt som gör det möjligt för människor att uppnå fantastiska resultat.
2. Framgångsrikt kombinera uppgifter grundare och VD. Jag har fortfarande tid och inte känner stammen. 50 personer arbetar i företaget, och knappast någon av dem såg mig utmattad.
3. Varje dag att prioritera aspekter av arbetsprocessen och alltid komma ihåg de viktiga brev, möten och projekt.
instagram viewer
4. Att njuta av livet utanför arbetet: Spendera tid med min fru, resor, självstudier och sport, se upp för hälsan.

Balansen mellan arbete och privatliv - nyckeln till personlig effektivitet.

Systemist fungerar bäst när den kombineras tillsammans med Todoist. Men du kan använda någon annan program och ärendehantering tjänster. Grundläggande principer för systemet är mycket viktigare än de specifika verktyg.

6 principer Systemist

1. tillämpas överallt

System och systemet för att använda det överallt och överallt. Du måste ha tillgång till planeraren från alla enheter, var som helst.

Vi tillbringade en stor insats för att Todoist fanns tillgängliga över hela världen. Jag rekommenderar att installera den (eller annan liknande program) omedelbart på alla enheter och plattformar som du har: din telefon, surfplatta, laptop, webbläsare och så vidare.

2. applicera hela

Systemet fungerar om den täcker alla aspekter av personliga och professionella liv. Detta kommer att ge dig frihet. Du kommer att styra alla viktiga och kommer inte längre att glömma sådana saker som möte med en kund eller köpa en present en älskad.

Nästan alla av mitt arbete är beställt. Framför allt jag systematiserade:

1. Kommande evenemang (möten inom och utanför företaget).
2. Komplexa projekt, oenighet i många små steg.
3. Repetitiva uppgifter att kontrollera långsiktiga projekt.
4. E-post (om jag inte kan svara på brev på en gång, jag översätta det till uppgiften med hjälp av Todoist för Gmail).
5. Rapporter fel, om deras avlägsnande är knuten till mig.
6. Lista av utsläpp (delad med kollegor).
7. Inköpslista (delade med sin hustru).
8. Webbsidor, de åtgärder som jag inte kan göra rätt. Till exempel kan en sida av vissa varor från Amazon.com (ännu inte beslutat om att köpa eller inte), sidan av filmen i IMDb, som vill se och artikel som jag vill läsa senare. För allt detta, jag använder Todoist för Chrome.
9. Uppgifter i samband med hälsa (veckovis användning av gym och jogging träning).

3. Break stora uppgifter på små uppnåeliga

Liten uppgift lättare att utföra. Därför alltid bryta isär stora projekt i mindre under uppgifter som kan göras inom en timme (eller mindre). För det första hjälper det att förstå hur mycket tid du spenderat på ett särskilt fall. Och för det andra, kommer du att se framsteg.

Det är viktigt att uppgiften var genomförbar. Du bör kunna inse att göra att göra-lista.

4. prioritera

Varje dag jag bär från 15 till 25 uppgifter. De är de viktigaste vid den aktuella tiden.

I Todoist prioritera lätt. Här är hur jag gör:

1. Var noga med att fastställa ett datum då målet är att slutföras. Viktiga uppgifter läggs på dag eller i morgon, prenumerera oviktigt för framtiden.
2. Utse nivåer av prioriteringar. I Todoist fyra av dem. Tjänsten sorterar automatiskt Tasca beroende på vikt.
3. För att ytterligare betona vikten av uppgiften, med etiketter som @high_impact. De håller lämpligen reda på hur mycket viktiga uppgifter Det har gjort för dagen.

5. Daily ödelägga listan

Innan jag började använda regeln "0 medlemmar"Enligt min e-post kaos. Jag kände hemskt varje gång när du var tvungen att analysera skräp.

Ärendehantering, jag använder en liknande regel - "0 uppgifter på att göra-listan."

Om du inte har tid att göra dagen allt kartlagt, inte sätta de återstående uppgifterna för nästa dag. Det är bättre att återställa listan och göra en ny plan. Detta gör att du kan ta delresultat, för att förstå vid vilken tidpunkt du är och omprioritera.

6. Alltid få återkoppling

Mest tid ledningssystem fokuserar på vad som behöver göras i stället för vad som redan gjorts. Men vad är poängen om du inte kan se dina framsteg och vet inte hur produktiva?

Därför har vi skapat Todoist Karma. Det gör att du kan övervaka, visualisera och förbättra personlig produktivitet.

Todoist Karma som en mini-spel: att utföra uppgifter, samla poäng och se hur de växer färggrafik. Det är väldigt spännande, särskilt för de nya till time management. För att göra det ännu mer intressant, kan du ställa in inte bara dagligen, men vecko mål och dela resultaten på sociala nätverk, vilket ökar graden av ansvar.

ytterligare tips

Att arbeta med e-post

1. kontrollera e-post två gånger om dagen. Till exempel på morgonen och eftermiddagen.
2. Sikta för en tom "Inbox" mappen.
3. Om du kan, svara på brevet på en gång. Om inte, ställ in den på uppgiften, se till att inkludera handläggningstid och prioritet.
4. Stäng av aviseringar på alla dina enheter. Detta kommer inte att bli distraherad.

Arbeta med budbärarna

Messengers - killer prestanda, de rycka och störande. Studier visar att den genomsnittliga kontorist tillbringar i genomsnitt distraktioner och avbrott i mer än två timmar per dag. Detta innebär att arbetsveckan ökade med mer än 10 timmar, eftersom mängden arbete inte minskas.

1. Kombinera motsvarighet till budbärarna med att surfa på internet. När du behöver bara arbete (skriva en rapport, teckning layout, och så vidare), blockera chatt program.
2. Process ett parti av meddelanden: budbärare öppnas läser allt, alla svarade och stängas igen.
3. Stäng av aviseringar på din mobila budbärare.

Enligt Salihefendika hjälper systemet honom att vara fokuserade, Sane och friska.

Skriv i kommentarerna vad du tycker om Systemist samt dela din produktivitet hemligheter.