Hur man stoppar flödet av inkommande uppgifter och skapa ordning i angelägenheterna

För några dagar sedan, med en bekant, ett föredrag på temat lednings arbetsbelastning. Han ställde frågan - "Varje dag fick jag uppgifter mer än jag kan åstadkomma. Antalet väntande uppgifter för alla ökar och ökar och kaos ökar. Hur man kan stoppa det? "Frågan är relevant för många. Många är bekanta med känslan av hjälplöshet upplevs av personer under angrepp av inkommande uppgifter och ständigt ökar, att-göra-lista. Här är 5 steg för att få ut ur kaos.

Rådet №1 - Just stop ...

1. eller rättare sagt... Stoppa den inkommande strömmen. För att förstå arbetsmekanismen, är det nödvändigt att börja stopp. Du kommer inte att kunna åtgärda problemet så länge de fortsätter att komma till dig en torrent. Så stoppa flödet. Acceptera inte nya uppgifter och ta en paus. Detta stopp kommer inte bara tillåter dig att enkelt demontera den aktuella listan, men också för att bara fokusera på detta. I allmänhet Board Room 1 - samla alla uppgifter i en lista, och inte ta de nya ännu inte lägga saker på listan. Obs - göra-lista är "rätt" när du vet allt du behöver göra är att känna en viss kontroll och nöjda med sig själva. Den sista punkten är den viktigaste. Detta är inget skämt. Du måste återfå en känsla av tillfredsställelse.

Och förstå - världen kommer inte att kollapsa och företaget kommer inte att kollapsa om du drog för ett par dagar.

2. Rate engångskostnader. Nästa sak att göra är att uppskatta hur lång tid det tar för varje uppgift. behövs inte hög noggrannhet i bedömningen. Röst "med ögat". Det viktigaste som du kunde förstå - hur mycket tid bör användas för att fylla i alla uppgifter i listan. Det kan hända att enligt preliminära beräkningar, hela listan, behöver du 2 månaders netto arbetstid. Om dessa uppgifter inte distribueras i tid, så att du verkligen kan uppfylla dem, då listan är absurd och kräver optimering.

3. Optimera listan. Inte en enkel sak. För en anledning - för att optimera det behövs en seriös och kritisk utvärdering av deras fall.

• Ge till andra allt som de kan göra utan dig. Det finns tvivel? Tror du att du kan göra det bättre? Fortfarande ger och sätta en påminnelse om kontroll.
• Grupp dina uppgifter. Ta dig tid att bearbeta e-post och telefonsamtal. Gör liknande saker i rad. Detta sparar tid.
• Sätt allt som kan göras senare. Även saker förknippade med kunder kan överföras. Helt enkelt ordna det. Tilldela kontakter med kunder jämnare. Ändra datum när detta kan göras. Gratis själv manöverutrymme.
• Ta bort allt som förlorat sin relevans. Hänsynslöst döda uppgifter är lämpligheten som tveksamt.

4. Utföra uppgifter i syfte. Sortera listan över uppgifter från minsta till största. Detta innebär att först gå kortast möjliga tid verksamhet. Gör alla saker som kräver mindre än 30 - 40 minuter. Gör dem i följd fram till slutet. Glöm allt annat. När kortsiktiga problem, okinte listvy. Visst har han blivit mer verklig och kan arbeta med det. Kanske kan du även återuppta flödet av uppgifter. I vilket fall som helst planerar alla återstående uppgifter så att du är nästan 100% sannolikhet för dem kunde fungera som planerat. Och även skapa dig en reserv av tid till 15-20% av den tid som krävs för att lösa problemet. Vem kan bättre oavslutade än remake.

5. Säg "nej" hård planering. I varje fall inte strikt begränsa den tid och deadline för uppgiften. Nu styv planering är din fiende. Strikt planering effektivt i en situation med relativt stabil kontroll. Nu är allt är mycket skakig. Så ge dig själv tid och andelen friheter. Kör inte din hjärna i ramverket. Annars kommer du tillbaka till där du startade. Du behöver lugn, mätas för att utföra uppgiften från listan i sinom tid. Än en gång - i ordning. Inte hantera uppgiften tills du har avslutat den tidigare. En uppgift i taget.

Viktigast av allt - att förstå och acceptera det faktum att du inte har råd att stanna och få mina affärer i ordning.

Fem av de ovanstående åtgärder har visat sig vara effektiva i praktiken. De är effektiva för att "släcka bränder" och "håva skräp", men arbetet behöver byggas så att sådana situationer inte uppstår. Tror du att du behöver göra för att inte leda till det yttersta?