Hur man skapar den perfekta uppgift ledningssystem

Tillägnad alla som brinner för livet, har en ambitiös plan, och omfattande intressen i ett stort antal dagliga uppgifter.

Vid ett tillfälle ärendehantering ämne fascinerade mig med huvudet. Jag började samla tekniker och tips. Varje Jag tog något som fungerar exklusivt för mig. Jag försökte att sätta i praktiken all överskottet skärs bort. Resultatet blev ett system som jag vill nu närvarande för din recension. Men kom ihåg - det enda ideala systemet, kan det bara vara en som är bekvämt för dig.

• Det ska vara enkelt.
• Det bör inte ta lång tid att arbeta med det.
• Inte störa, och bättre hjälpa till med planeringen, både på dagen och året. Planering och löpande administrativa uppgifter måste förenas.
• Skulle hjälpa påminnelser, alltid till hands och låter dig göra anteckningar.
• Det bör omfatta alla områden i mitt liv.
• Det bör bidra till "look around" alla nuvarande och framtida utmaningar. I denna struktur ska jag ställa mig.
• På grund av systemet, måste jag veta exakt vad och när jag gör, bör systemet vara flexibelt nog.

uppgift ledningssystem består av 3 huvuddelar: struktur arbetsgrupper (mappar, mappträd, kontext), ärendehantering regler och verktyg att allt detta hjälper.

Jag kan lugnt säga - jag har provat allt på ämnet för programmet. I Windows precis allt från Leader Task och Essential PIM, till föga kända, såsom Chronos. På Mac alla har förmågan att synkronisera mellan enheterna. Den torra återstoden - ett program. det kallas My Life organiserad. Utvecklare fellows och umnichki. Det är ett program för en lång tid, och varje ny version behagar mer. För mig en stor fördel i detta program är möjligheten att konfigurera systemet för att passa dina behov helt. I detta fall inget komplicerat om det. Med andra ord, gör denna plattform du skapa några problem med strukturen och att följa regler i ledning. Jo, naturligtvis synk med alla dina enheter och plattformsoberoende. Den enda synd är ingen version för Mac (iOS är). En mer detaljerad introduktion till My Life organiserad Jag lämnar med dig. Från mig bara rekommendera.

Dessutom använder jag Evernote för lagring av sedlar och bulkmaterial. sinne manager för planering. Kalender - född i Mac. Microsoft Project - för planering och hantering av stora projekt, främst för arbete.

I många tekniker, såsom GTD och Agile Resultat, erbjudande att dela uppgifter i mappar enligt livsområden. Jag gillade idén, men för mig själv bestämt att jag inte kommer att ha mer än 5 toppnivå mappar åt gången mapp för anteckningar + + Inbox. Förut var jag bara två mapp - arbete och privatliv.

Min nuvarande toppnivå struktur:

• Inbox.
• arbete
• utveckling
• hus
• Ironman
• webbplats

Enligt min mening har den mest geniala införandet av GTD blivit mappen och regeln Inbox - inte hålla uppgiften i åtanke. Jag började följa denna regel strikt. Uppgifter, även små, idéer, anteckningar, bara en tanke som kan komma väl till pass - allt registreras. Inledningsvis alla komma i inkorgen. Vid slutet av dagen kan jag urskilja blockeringen och distribuerar alla mappar.

Folder "Work" är "utveckling" och "House" finns i strukturen av tiden. Dessutom högst 2, reserverad för de områden eller projekt som upptar större delen av tiden eller har ett högt värde för tillfället. Hittills är detta mappen i samband med förberedelserna inför Ironman och projektet mapp på min hemsida. Inbox Jag tror inte på topp fem.

I själva verket finns det en annan mapp. Det kallas «Regelbunden stuff». Denna mapp innehåller alla de vanliga uppgifter. Det finns allt som behöver göras dagligen, veckovis och månadsvis. Sådana fall inkluderar: analys av mappar inkorgen, Someday mappvyn, definitionen av målen för perioden och etc. Vid den tiden, organisation av vanliga uppgifter i en separat mapp hjälpte mig vänja sig vid nya ordning. Detta är ett bra verktyg för att organisera sig och att utveckla vanor arbete med systemet. Bara Glöm inte att sätta påminnelser för uppgifter. Som ett alternativ - att göra ett problem av detta slag i kalendern.

Alla andra projekt och uppgifter finns i rotkatalogen.

Det är enkelt och tydligt utan förklaring.

I hela strukturen av det viktigaste - enkelhet. Det bör finnas ett stort antal mappar och undermappar. Inte mer än 3 nivåer. Annars blir systemet onödigt besvärligt, och därför upphör att utföra sin huvudsakliga funktion - att hjälpa till i arbetet. Dessutom skrymmande struktur extremt lätt att arbeta med mobila enheter.

Sammanhang är en mycket bekväm sak. I huvudsak visar sammanhanget en särskild uppgift eller tillstånd där uppgiften utförs. En uppgift kan ha flera sammanhang. Samt mappstrukturen, är det viktigt att här är enkelhet. Undvik kapslade sammanhang. Använd dessa sammanhang används verkligen ofta och har ett stort antal uppgifter.

1. Alla uppgifter matas in i systemet vid tidpunkten för händelsen. Hans huvud inte behålla. Mata in uppgifter endast till mappen Inbox.
2. Formuleringen av problemet, vid tidpunkten för posten måste vara entydig. Om namnet är inte tillräckligt, måste du förklara - vad jag menade. Detta är nödvändigt, så att du inte kommer ihåg vad jag behöver göra problemet, till exempel "Igor, rapporten".
3. Inkorgen analyseras en gång om dagen. Jag gör sent på kvällen.
4. Till utmaning har flyttats från inkorgen, bör det vara:

Var noga med att:

• tydlig titel
• Bestäms den ungefärliga ledtid.
• Starttiden för uppgiften - när uppgiften visas i min att göra-lista.

Om det är nödvändigt:

• Anteckningar och förklaringar.
• Deluppgifter att utföra proceduren.
• Deadline.
• Sammanhang.
• Om problemet är målet - att utse ett mål.
• Datum och tid för mötet.
• Beroendet av andra uppgifter.

1. Jag använder inte en matris Eisenhower "Det är viktigt -. Snarast" Om uppgiften är skrivet jag menar att det är viktigt. Om det är en nödsituation - I eller omedelbart vidare till dess genomförande och tilldelar en viss tid.
2. Som regel, jag är inte begränsade till tidpunkten för problemet. Jag påpeka hur lång tid det kommer att ta, bara för att uppskatta hur lång tid för planering. Men inte strikt. Om tiden är klart definierat, det är bara om jag vill påminna dig om styvheten av problemet med gränser eller varaktigheten av uppgifter i samband med andra källor - till exempel är ett möte med begränsad varaktighet.
3. Problem med en viss tid och tiden placeras i kalendern.
4. Regel 3. En av de mest värdefulla regler agila resultat tekniker. 3 huvudmål väljs varje månad. För varje vecka samma 3 mål. Vecko mål bör leda till genomförandet av de månatliga mål. Varje dag finns det 3 huvudmål. Dessa mål är förenliga med vecko mål och leder till deras genomförande. Alla andra uppgifter som dag - är sekundär.
5. Igen. Varje dag 3 primära mål.
6. Först utför små uppgifter. Detta är helt i strid med principerna för projektledning, men det fungerar perfekt för mig. I detta fall är huvudet fritt från liten uppgift när major.
7. Uppgifter för dagen bestäms av kvällen, nästa dag.
8. Uppgifter definieras i en vecka på söndag.
9. Utmaningar för månaden bestäms av det andra numret.
10. Genomgång och analys av prestanda och utförs inte en gång i veckan på fredagar.
11. Someday mapp visas på söndagar.
12. Utmaningar i samband med "Control" ses varje dag.
13. Om det mottagna meddelandet kräver ett svar eller åtgärder från mig, men senare jag var sin post som ett problem i MLO.
14. Om brev av mig kräver ett svar från mottagaren, ställde jag en kopia av MLO adressen. Således brevet får också in i systemet och tar emot sammanhang "Control".
15. På morgonen den kommande översynen av dagen.

Det är nog alla. Ett enkelt system. Enkla regler. Hur kan du organisera dina uppgifter?

Visa: Shutterstock