Leo Babauta: min 10 vanor att arbeta med e-post

© foto

E-post kan vara ett utmärkt arbetsredskap, och kan förvandlas till en irriterande källa till förhalning, och det är bara hur man använder den. Det fanns en tid då jag meddelade fullständig bankrutt e-post, och nu har jag kolla upp det varje dag 2-3 gånger om dagen, men det går snabbt och effektivt.
Jag har utvecklat några vanor som hjälper mig att arbeta med e-post är mycket effektiv och bättre fokusera på andra viktiga arbete. Och jag ska berätta ärligt slutligen är min inkorg tom, och det är en underbar känsla. Jag kommer i denna artikel 10 i sina vanor. Betyder inte att du måste blint följa dem, jag vill bara visa min väg, och baserat på det, kan du lägga din. Så här är de vanor som fungerar för mig:

Mindre ofta titta i posten

Jag inte hålla fönstret öppet hela dagen post. Och utseendet i hennes sällan. Jag kom till slutsatsen att om min inkorg ackumuleras 20-30 bokstäver, då kommer världen att inte kollapsa, samtidigt, är detta nummer jag kommer att vara lätt att snabbt process. Varning! Jag säger "process" snarare än "läsa". Jag öppnar mappen "Inkorgen" till scatter på andra meddelanden i mappar, inte läsa dem och lämna omedelbart.

scatter mappar

Jag öppnar posten och börja fatta beslut snabbt: ta bort eller arkivera, läsa och svara omedelbart (om det tar mindre än 2 minuter) eller arkiv, skicka ett snabbt svar, och sedan tillbaka upp, lägga till min att göra-lista, att göra detta senare (märket med en asterisk, och sedan arkiv). I varje fall i inkorgen ingenting bör förbli.

Omedelbart lägga alla att Kalender

Om brevet kommer till mig några uppgifter om vilka jag måste komma ihåg, jag när jag ta med den till kalendern. Personligt möte eller talar om Skype, utbildning eller något, vad ska jag bara komma ihåg en vecka - allt omedelbart skickas till kalendern. Nu är det min bästa vana förs till automatik, och tack vare henne, jag sällan om något att minnas.

Använd "genvägar"

Jag använder Gmail, vilket ger möjlighet att använda flera kortkommandon för e-post. Faktiskt, jag tog bara några minuter att lära sig dem, och sedan muskelminne kommer ihåg nycklarna.

Dessa är de "genvägar" som jag använder:

«Gi» - för att återgå till inkorgen;
«E» - arkiv;
"#" - delete;
"C" - att skapa ett nytt meddelande;
«R» - svar;
«F» - framåt;
«A» - svar till alla;
«Gs» - gå till den markerade;
«Tab + Return» - när jag skapar ett meddelande, så att du bara skicka honom tillbaka upp.
Jag använder också inställningen när, efter bort eller arkivering av e-post, jag automatiskt gå vidare till nästa utan att återvända till inkorgen, och hjälper dig att snabbt flytta upp rapporterna.

Skriv korta brev

Mitt svar på brevet är vanligtvis 1-3 meningar. Jag skriver sällan brev längre än 5 meningar. Och för att vara en bra anledning. Om jag måste verkligen skriva en hel del, skulle jag hellre göra det i Google Dokument och dela rätt person. Kort brev innebär ett snabbt svar från mottagaren, eftersom personen inte kommer att behöva vada genom djungeln av din vältalighet, att förstå och förstå viktig information.

Snabbt lägga uppgifter till todo-lista

Vissa använder inkorgen som en att göra-lista, men det är dåligt anpassad för detta, och här är varför:

1. De arbeten som ska utföras, blandas med andra bokstäver, och då de är svåra att fånga från mängden.
2. Berättelsen i brevet inte alltid innehåller en viss vägledning till handling, men på grundval av de bokstäver du kan sätta uppgiften själv. När du är redo att köra den, måste du åter läsa brevet igen, komma ihåg vad den specifika uppgiften du har ställt sig efter att ha läst den.
3. Varje gång du tittar på posten för att fånga ett annat fall, kommer du över ett nytt meddelande, som lockar din uppmärksamhet och distrahera från huvud fall knackar rytmen i arbetet.

Enkelt och lätt todo-lista - är ett vanligt textdokument, där du kan lägga uppgifter från e-postmeddelanden bara några musklick. Och under en sådan lista skulle vara ett mer effektivt verktyg, eftersom du inte har all tid att titta in i inkorgen.

Hålla sig borta från inkorgen endast olästa meddelanden

Denna funktion är för avancerade användare. Jag hackade min Gmail-box så att den inte längre kan lagras olästa meddelanden. Detta innebär att om jag öppnade brevet och kastade den i någon annan mapp, kommer det helt enkelt försvinna. Det motiverar mig att fatta ett beslut om hur man ska gå vidare med detta brev omedelbart, eller jag bara förlora det. Tack vare denna speciella konfiguration är min inkorg inte öppna meddelanden hopar sig, som så småningom blir skräp.

Skjut upp för att läsa

Ofta skicka mig länkar till artiklar. Dem jag omedelbart skickas till Instapaper, att läsa senare. Det är därför jag försöker att spendera mindre tid på e-post, eftersom jag har så många intressanta saker att läsa, men henne.

mercilessly filter

När du är i mitt brev öppnas, som jag inte skulle vilja se, rätar jag genast det. Jag är inte lat för att avsluta prenumerationen eller att installera ett filter på avsändaren. Och det minskar flödet av inkommande post betydligt. Jag är hänsynslös mot e-postmeddelanden som täpper min inkorg och regeln tillämpas även i attityden hos människor som också stör mig.

Close-postmeddelanden i slutet av behandlingen

Demonterad meddelande - nära posten och inte öppen för flera timmar tills det återigen samlat ett tillräckligt antal bokstäver.

Börja med att upptäcka några vanor för ett effektivt arbete med e-post - det är mycket korrekt. Du kommer omedelbart att märka hur mycket lugnare du blir en allt viktigare fråga, att bli av med påträngande kontroller post var 10 minuter. Huvudet är tillgänglig för nya idéer, så snart din inkorg fri från onödiga e-postmeddelanden. Lycka till!