Hur man hanterar e-post: 10 tips från TED personal
Produktivitet / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters en blogg, delade 10 tips som han håller ordning i posten.
Vem men redaktörer och förvaltare av TED, för att prata om kampmetoder med den överbelastade post. Enligt dem, företaget får hundratals e-postmeddelanden varje dag, och motverka inkommande e-post, har några anställda länge överstigit tusen.
Michael Makvoters, UX-arkitekt TED, erbjuder 10 lösningar på problemet.
I framtiden kommer du att ha mer tid än det är nu
Michael märkt att många skjuta arbete med e-post för senare, eftersom de tror att någon gång i framtiden kommer de att ha mer tid att göra det. Var inte. Din sysselsättningsgrad sannolikt kommer att kvarstå i nästa vecka, månad, år. Du kan även vara glad om detta. Men samma tid kommer att vara för tjänsten. Så börja arbeta med det just nu.
Försök att börja med ett oskrivet blad
Här finns två sätt att göra detta:
- Ta dig tid och vara engagerad i att rengöra mail i flera steg. Beroende på hur många meddelanden du har, måste du tio samtal till deras sanering. Om det ges hårt bryta arbete i flera 15-minuters segment.
- Gå för pank. Markera tre eller fyra timmar och göra av mappen "Inkorgen" ideal av renlighet och ordning.
Avsätt lite tid varje dag
Enligt Michael, detta är den svåraste delen av planen. Man måste arbeta med e-post flera gånger varje dag. Han råder att ägna 15 minuter var fjärde timme och arbetar endast med inkorgen.
Om brevet är inte särskilt viktigt - remove
Det är frestande att skicka varje liten bit viktigt brev till en mapp för att ta itu med det senare. Men om brevet inte förtjänar din uppmärksamhet just nu, ta bort den.
Avsluta från utskick varje onödig
Jag lider ofta av det faktum att bara bort meddelandet från ointressant för mig utskick. Michael fick också mer kategoriskt:
Om sändning inte är intresserad av dig, inte bara för att ta bort brevet utan avbeställa den.
Längst ner på varje bokstav finns en knapp "Avsluta" eller Avsluta. Använd den för dess avsedda ändamål. Och ju mer, desto bättre. Du kan också använda tjänsten Unroll.me, som vi beskrivit här. Han otpishet dig från oönskade e-postlistor automatiskt.
Om meddelandet är fortfarande i "Inkorgen" -mappen, läs den
Om brevet har testats, och du behöver inte säga upp prenumerationen och ta bort den omedelbart, sedan läsa den. Om det är kort, läs omedelbart. Om lång, skicka ett brev till pre-skapade mappen "Read" och komma tillbaka till det, när det kommer att bli mer fritid. Michael säger att om du är ärliga mot oss själva, kommer den minsta andel av alla bokstäver hör till denna mapp.
Svara på korta brev är bättre att
Om du skickar ett e-postmeddelande kräver ett snabbt svar, Svara... omedelbart. Vänta inte. Efter att ha sänt svaret bort brevet. Om brevet är en kopia skickas till en annan mottagare, och att han inte behöver veta ditt svar, ta bort den från mottagarna.
Omdirigerings meddelanden till kollegor, om de har möjlighet att reagera på lämpligt sätt
Omdirigera meddelanden med liten förklaring och ta bort den från din inkorg.
engagera sortering
Varje e-posttjänst tillåter användare att skapa mappar. Det är det bästa verktyget för att hantera överbelastad post. Jag skapade en mapp för arbete, fotografier, studier och annat. Michael erbjuder sig att göra mappen "Projekt", "andra", "svara senare." Huvudsaken är att du känner dig bekväm.
Välj rätt program
För mig har detta program blivit brevlåda. Michael valde också det. Men en hel del alternativ. Du kan skriva i sökandet efter Layfhakeru ordet "mail" och namnet på operativsystemet som du letar efter en klient. Jag lovar att du kommer att hitta något som passar.
resultera
Om du inte kan läsa artikeln (berätta varför), här är en kort lista över alla steg:
- isär "Inbox" mapp för ett antal tillvägagångssätt.
- Bestämma vad du ska göra med bokstaven, så snart den kommer.
- Från tid till annan ägnar sig åt att rengöra post.
- Avbeställa oönskade utskick.