6 tips för effektivt arbete med e-post

E-post är en av de bästa kommunikationsmedel och kanske den enda som används av alla användare, utan undantag. Du kan gillar eller ogillar budbärarna, använda Skype eller chat Facebook, men den e-postadress du har säkert.

Varje dag får vi till din brevlåda, inte bara meddelanden från vänner och kollegor, men också massor av e-postmeddelanden, meddelanden, helt enkelt spam. För att inte drunkna i det stora antalet inkommande meddelanden, är det viktigt att utveckla och tillämpa färdigheter effektivt arbete med e-post.

Copyright Shutterstock

Tidsplan kontrollera e-post

Om du känner att du spenderar för mycket tid på bearbetning av post och antalet e-postmeddelanden i inkorgen ändå inte minska, sedan prova en tuffare plan medan kontrollera din e-post rutan. Vanligtvis börjar vi kontrollera e-post, hitta en intressant länk i brevet, gå till webbplatsen, och därifrån till den andra... och efter en halvtimme återkallande och återgår till analys av breven. Som ett resultat har tiden gått och fallet rörde sig inte.

Så försök att isolera sig under en viss begränsad tid för att arbeta med e-post. Frekvens och varaktighet var och en av dessa intervall kan ställas in för sig på egen hand, beroende på volymen av sin korrespondens. Kanske blir det en timme på morgonen och en timme i slutet av dagen, kanske du föredrar att gå till ditt e-postkonto varje timme under fem minuter. Det viktigaste - Försök att strikt följa den etablerade schemat för dig själv och inte bli distraherad på något ovidkommande. Vetskapen om att Din tid är begränsad, Kommer oundvikligen att leda till en ökning i effektivitet för bearbetning post intäkter.

Varje bokstav innebär åtgärder

Huvudregeln är att du ska gälla när tolkning post - varje öppet brev kräver att du någon åtgärd. Om du öppnade brevet, då i alla fall är det omöjligt att lämna det igen i inkommande. Du har antingen omedelbart svara på brevet eller skicka den till någon som är bättre hantera denna fråga, eller plan för sig själva Google Task uppgift eller kalender - i alla fall som ett resultat av din åtgärd brev ska tas bort eller flyttas till arkivet, det är lämna mappen inkorg. Med förbehåll för denna enkla regel inkorgen rensas så småningom.

Copyright Shutterstock

Filter och etiketter

Om du får på en daglig basis ett stort antal brev kräver deras analys du en hel del tid och ansträngning. Varför inte använda resurserna posten, särskilt eftersom de flesta tjänster, är denna funktion närvarande och väl genomfört?

Vi talar om att inrätta filter för automatisk posthantering. Istället för att manuellt behöva klicka på varje meddelande, och alla dina klick - det är också den tid och ansträngning, bara en gång konfigurera de nödvändiga filter. Till exempel är alla meddelanden med adressen till din släkt automatiskt placeras i mappen Familj och markeras som viktig markör. Alla pressmeddelanden går till en separat mapp utan att gå via mappen inkorgOch meddelanden från sociala nätverk på en gång flyga in kundvagn.

Således kan du sprida budskapet om de viktigaste frågorna och förbereda ett adekvat sätt för deras behandling. Du kommer inte längre att vara en situation där din hjärna är att analysera adress växlar från inrikes frågor kontor i frågorna och sedan omedelbart på distributions underhållning, och sedan tillbaka igen.

Alternativ för en rad olika filter finns det en enorm mängd och jag är säker på att när bygga ett automatiskt filtreringssystem, kommer du att spara dagar och månader av din tid. Dessutom, genom att tilldela etiketter eller mappar distributions kan du lätt hitta bokstäverna i arkivet (du kommer ihåg att mappen inkorg vi helt tom?).

användning ökning

Många användare, särskilt nybörjare, hålla all din e-post i inkorgen, eftersom de känner att de aldrig kommer att hitta dem utan mer på arkivering. Om du ställer in ett system av filter och etiketter som beskrivs i föregående stycke, är arkivet redan beställt och det är mycket lättare att navigera. Men glöm inte också om sökfältet. Till exempel i Gmail sökmotor är så perfekt (som skulle tvivla!) För att hitta en bokstav kommer att ha några svårigheter.

använda varumärket

Många posttjänster har en funktion märkning meddelanden med speciella markörer (i Gmail är en stjärna). Med deras hjälp är det lätt att ge de nödvändiga meddelanden som kräver din uppmärksamhet och lägg dem i en separat mapp. I Gmail kan du välja en uppsättning av stämplar och ganska flexibel för att använda dem. Således kommer en enda blick på innehållet i din postlåda vara tillräckligt för att välja bokstäver enligt deras betydelse.

Använd kortkommandon

Med hjälp av snabbtangenter kan påskynda posthantering så att det är värt att spendera några timmar för att studera dem. Men innan dess, ta en titt på inställningarna (i Gmail är Inställningar - Allmänt - Genvägar) Och se till att de ingår. Efter det klickar du bara på tangentbordet framför ett frågetecken och du kommer att bli tillfrågad med alla snabbtangenter Gmail.

E-post är ett utmärkt verktyg för kommunikation, men det betyder inte att du ska ge denna process hälften av sitt liv. Maximal automatisering av alla processer, snabba svar eller vidarebefordra meddelanden, schemaläggning sin tid tillsammans med andra kommuner den här artikeln kan du tillräckligt snabbt för att klara av ett antal brev och spara mer tid för roligare aktiviteter.