Hur man inte att skrämma bort kunder och partners: dåliga vanor när du skriver e-post

På jobbet är det många människor bokstavligen attackerad av ett stort antal e-meddelande, som med nödvändighet måste besvaras. Naturligtvis är det mycket svårt att klara uppdragsvolymen och göra det på rätt sätt. Det finns dock allvarliga fel, som egentligen bör undvikas.

Lär dig de grundläggande reglerna för etikett skriva e-post behöver inte göra dina brev förvandlats till litterära mästerverk. Det är helt meningslöst. Men om du kan bli av med vanor som visar brist på professionalism, kommer ditt företag att gå mycket mer framgångsrikt.

Vad allvarliga fel när du skriver e-meddelande är vanligast?

1. Missbruka märkt "brådskande"

Om du beter sig som en pojke i liknelsen, som ropade "Wolf! Wolves! "Och sätta alla bokstäver i rad märkt" brådskande", mycket snart upphöra att mottagarna ta dig på allvar. När du verkligen behöver ett omedelbart svar, ingen kommer att uppmärksamma detta märke.

2. överdriven informa

Val av kommunikations sätt beror på kvaliteten på relationen mellan dig och en annan person. Överdriven informality visar en brist på professionalism.

Var noga med att inte använda utropstecken, smiley, färgval på text, snygga typsnitt, Internet slang och förkortningar. De bara inte kommer att hjälpa dig att skapa bilden av en erfaren anställd.

Också uppmärksamma det faktum att vissa människor förstår inte förkortningar. Speciellt noggrant välja tonen i kommunikationen med utlänningar och medlemmar av andra generationer.

Kom ihåg: affärsbrev Det ska vara lätt att läsa. För att göra detta, använd Arial typsnitt, Calibri eller Times New Roman, ange storleken till 10 eller 12 enheter. När det gäller färg, är det bäst att stanna i den svarta.

3. För kallt tonen i kommunikationen

Samtidigt bör mottagaren inte känner att han kommunicerar med roboten. Några av bokstäverna ser ut som riktiga människor som om det i själva verket är en telefonsvarare meddelande.

Om ditt brev har sett din personlighet, din entusiasm kommer att hjälpa forma mottagaren en positiv syn på dig som en affärspartner. Det viktigaste - överdriv inte.

4. Missbruk av funktionen "Svara alla"

E-postmeddelanden är inte avsedda att förvandla dem till en mysig chatik. Om du svarar på ett meddelande som vidarebefordras till en grupp människor innan du tryckte "skicka all", se till att ditt svar är riktigt intressant och nödvändig för att var och en av gruppen.

5. Överför inlägget utan godkännande av avsändaren

Detta är minst irriterande. Och kan avsevärt undergräva din trovärdighet.

Oavsett vad du skickar. Du kanske vill skicka ett meddelande till klienten din chef, som hänvisar till kunden. Eller så kan du inte motstå frestelsen att vända i kedjan av mottagarna av brevet innehåller viss personlig information, hans kollega. I varje fall bör du inte göra utan avsändarens tillstånd.

6. Skicka dolda kopior av brev

När du skickar någon en dold kopia av brevet i samtals en tanke: "Och vem annars en kopia" Det orsakar misstro och frambringar en känsla av att du gömmer något.

Om du vill skicka ett brev till någon som inte bör förekomma i kedjan av humle, bara kopiera och klistra in text i en separat nytt meddelande.

7. Korrekt formulering av temat

Om fältet "Subject" du skriver något i stil med "Det är jag", "Hello" eller "För din information," det inte ger mottagaren en ledtråd om innehållet i brevet. Som ett resultat, är det troligt att ditt meddelande inte ens kommer att läsas.

Om du genomför affärskorrespondens, Ämnet för ditt brev bör vara kort, rymlig och korrekt. Om mottagaren genast förstår vad du skriver det, är det troligt att han kommer att läsa ditt meddelande och svara på det snabbare.

8. Missbruk av personliga meddelanden

Skämt, rörande historier och motiverande citat kommer ibland mycket på sin plats. Men i stora mängder, de snabbt tröttnar på mottagaren. Inte bombarderar inkorgar meningslös meddelande till en kollega, även om du gör det med de bästa avsikter. Förr eller senare kommer mottagarna helt enkelt ta bort sådana meddelanden utan att läsa dem.

9. sätta ner

Inte frestas att uttrycka i ett brev till de rättfärdiga vrede mot destinationen, även om han förtjänade en sådan reaktion. Även om du väntar på ditt paket för ett par månader. Bara gör det inte. Människor kommer alltid att minnas att vara oförskämd, och det är dåligt för din affär avbildar.

Istället skriva ett meddelande som du kommer att skicka dig arg mottagare, och låt den stå ett par dagar i "Utkast" mappen. Då redigera den och ta bort alla stötande språk. Så du kommer att kunna visa sin professionalism.

10. förtrogenhet

Om du vet mycket väl mottagaren av meddelandet, och ibland du har råd med några trevliga komplimanger. Men om detta är din affärspartner eller kund, spara artigt återhållsam tonen i kommunikationen. Slutförande av bokstäver som "ses snart!" I detta fall skulle vara olämpligt.

11. Användningen av absurd e-postadressen

Frilly kommer vulgära eller öppet löjliga adresser locka negativ uppmärksamhet till mottagare. Om du bara kan inte en del med sin box [email protected], sedan rullas för affärskorrespondens separat konto.

12. Ett stort antal stavfel

Skicka meddelanden från telefonen inte befria dig från din skyldighet att kontrollera din e-post på fel. Om du gör mer än en stavfel i brevet, behöver du inte visa dig från den bästa sidan. Om du behöver skicka ett meddelande på språng, är det viktigt att noga granska det innan du skickar.

13. Skicka meddelanden tidigt på morgonen

Ibland när du stiger upp tidigt och känna sig helt produktiva, Du är frestad att snabbt ta itu med affärskorrespondens. Men de flesta av mottagarna uppmärksammade tiden för att skicka brevet. Om du skickar ett meddelande till tre på morgonen, då i bästa fall du kommer att överväga en arbetsnarkoman, och i värsta fall - inte exakt friska.

Om natten finner inspiration för dig, bara spara som ett utkast till brev och skicka den till arbetstiden.

14. Upprättande alltför långa brev

De flesta människor helt enkelt visa meddelanden som inte får ett grepp i texten. Ha detta i åtanke när du skriver ett brev. Stora block av text gör det svårt att läsa, så dela budskapet i små stycken.

Använd listor. De kommer att göra ditt budskap ännu mer lättläst. Dessutom kan du välja den viktigaste delen av meddelandet i kursiv stil eller fetstil.

---

Undvik beskrivna fel och då kan du skapa ett gott intryck om sig själv, som säkerligen kommer att bidra till din karriär.