Hur man skickar anställda på affärsresor utan pappersarbete: en personlig upplevelse

Problem № 1. Klumpiga matchningssystem

Varje resa - det är en massa motsvarigheter där jag fungerat som en mellanhand. På vidarebefordran av meddelanden tar lång tid, dessutom finns det en chans att bli förvirrad och gör misstag, speciellt när flera personer flyger.

När jag missförstått officer och enades om biljetten är inte på flygningen. Han var återbetalas, så hade företaget att investera i en andra biljett med ett giltigt datum, och förlorar omkring 10 tusen rubel.

Hur man ska lösa problemet

Sammanfattning: att automatisera processen.

Denna uppgift handtag tjänster för online-bokning - Jag testade OneTwoTrip för Business. Det kan hjälpa dig att planera resor, köpa luft och tågbiljetter, boka hotell. För anslutning och användning av tjänsten inte behöver betala.

Försök OneTwoTrip för Business

Tjänsten kan användas inte bara regissör och kontorschef, men alla anställda i företaget. Ingen begränsning på antal användare, så jag genast laddas i profilen Layfhakera på OneTwoTrip för affärsdata alla killar som går på affärsresor. Du kan manuellt lägga till eller XLS och CSV-fil. För att göra detta i avsnittet "anställda" är en knapp "Import".

När du lägger till en användare kan du omedelbart in data i den ryska och utländska pass, så att de inte täppa dem varje gång på nytt.

För varje anställd, kan du ställa in resor gräns och begränsa åtkomsträttigheter. Till exempel att sätta en gräns för en ordning och val av hotell till tre stjärnor. När en anställd går i pension, är hans profil blockerad. Han kan inte gå till medlemmar området, men hela historien och rapportering om det kommer att förbli.

Detta har i hög grad förenklat mitt arbete: anställd kan gå till medlemmar området med ditt lösenord, väljer flyg och hotell och boka dem utan att betala. För att matcha biljetter behöver inte skicka in skärm Telegram: Direktör för administratören ser rustning och några av anställda i "Order".

Problem № 2. tunga kostnader

Vi försöker att planera resor i förväg för att köpa biljetter på nätet. Men det visar sig detta är inte alltid fallet.

Hur man ska lösa problemet

Sammanfattning: spara på biljetter och hotell, köpa dem via en online-serviceorganisation.

OneTwoTrip för affärs säkerställer att biljetter till företrädare för företagen kostar samma eller mindre än för individer.

Besparingar uppnås på grund av den stora omsättningen och direkt upphandlande med flygbolag och hotell.

Sajten erbjuder ca 2 miljoner av boendealternativ som passar olika budgetar: hotell, lägenheter och vandrarhem. Mer än 1000 mest populära av dem har sin egen relation med OneTwoTrip for Business. Om kunden behöver ett objekt inte i systemet, kan tjänsten värva honom på begäran av kontraktet.

Om planerna bekräftas och resan är godkänd, kan biljetter köpas i två klick. Om inte - bara avbeställa reservationen. Alla flygbolag som lojalitetskort, så att du kan fortsätta att tjäna miles. Service ordnar åtgärden med bankerna, till exempel, kan återvända keshbek bonus för inköp av företagskort.

Problem № 3. Lång ticketing och fakturering

När biljetterna och hotellet överenskommits med huvudet, jag kontakta flygbolaget och hotellet för att få fakturan för betalning. Varje organisation sina betalningsreglerna för juridiska personer: någonstans måste du skriva ett e-postmeddelande, någonstans att fylla i Excel-fil med information om företaget, någonstans - formulär på hemsidan. Ibland var jag tvungen att upprepade gånger ringa hotline för att få dokumenten. Det tar mycket tid och utfärdande av biljetter är ibland försenad i flera dagar. Vissa företag och tar inte ut en avgift för att den juridiska personen. I sådana fall är det nödvändigt att vägra från inköp och leta efter en annan flygning eller hotell.

Hur man ska lösa problemet

Sammanfattning: att betala för biljetter och hotellet en poäng på servicestället för att organisera affärsresor.

På OneTwoTrip för företag Jag och andra arbetstagare som har rätt åtkomst kan boka och betala för biljetter och hotellet är så enkelt som fysiska personer. Hela processen tar 2-3 minuter: du anger din personliga skåp, slaktdatum och destination och välj önskad flygningen. Passuppgifter och bonus kortnumret, behöver du inte, de måste laddas automatiskt när du väljer en anställd från listan.

Dessutom kan du skapa en svår väg eller göra researrangemang mer flexibla. Till exempel, en dag flyga olika flygbolag morgon från Uljanovsk till Moskva "Aeroflot", och på kvällen tillbaka till "Victory". Detta är tillåtet eftersom onlinetjänsten kan "lim" i en beställa biljetter från olika flygbolag. Med självorganisering av en resa i vilket fall det skulle ta längre tid: korrespondens med de två flygbolagen, de två konton för betalning, två gånger stänga dokument.

Betala för biljetter och hotell finns två sätt att sätta in och använda företagets kreditkort. Jag använder insättning - den behöver för att fylla i förväg för något belopp faktureras i avsnittet "Account". Att köpa sker omedelbart, inte bara i bank timmar.

Om något problem kan du kontakta support. Det fungerar dygnet runt och ge stöd även om force majeure har uppstått på kvällen eller på helgerna.

Problem № 4. avslutande dokument

Resan slutar inte med köp av biljetter och hotell reservation. Mycket mer insats krävs för att förbereda de avslutande dokumenten. De måste be om separat från flygbolaget och hotellet, som skickar dem enbart i pappersform. ursprung ofta inte når post och gå vilse. Detta ses i rapportperioden, så vi måste snarast leta efter en kontakt som kan duplicera stängnings dokument.

Hur man ska lösa problemet

Sammanfattning: att anförtro bildandet av stängning dokument OneTwoTrip for Business.

I OneTwoTrip för Business med fakturor och sveper allt är mycket enklare. Varje månad får vi ett certifikat för alla tjänster och fakturor moms för hotell, varje kvartal - en handling av försoning. Alla fakturor och rapporter lagras under "Dokument". Du kan ställa in vilka anställda har tillgång till dem - sekreteraren, revisor, chef. Dokument inte har gränser för lagringsperioden på ditt konto och är tillgängliga när som helst.

Med resultatet att

resor organisationen genom OneTwoTrip för Business Det sparar tid och pengar. Tjänsten gör det möjligt att:

• överge många överensstämmelser med flygbolag och hotell;
• förhandla direkt med huvudet av en resa;
• bokade de mest fördelaktiga alternativ för flyg och boende;
• utfärda biljetter och hotell för 2-3 minuter på ett ställe;
• att betala biljetter utan att vänta på fakturan;
• förenkla beredning och lagring av de avslutande dokumenten.